Có bắt buộc phải có đề mục trong danh mục hồ sơ không?

Tại Điều 28 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP có lao lý về việc lập hạng mục hồ sơ như sau :

“Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ

… Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này.”

Dẫn chiếu đến pháp luật tại Mục I Phụ lục V phát hành kèm theo Nghị định 30/2020 / NĐ-CP về việc kiến thiết xây dựng hạng mục hồ sơ như sau :

“I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.

1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.

2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

3. Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.”

Căn cứ vào lao lý trên, hoàn toàn có thể thấy đề mục của hồ sơ là một trong những thành phần bắt buộc của hạng mục hồ sơ. Việc lập đề mục hồ sơ nói riêng và hạng mục hồ sơ nói chung được thực thi đơn cử theo pháp luật trên .

Bạn đang đọc: Có bắt buộc phải có đề mục trong danh mục hồ sơ không? Sau khi đã có danh mục hồ sơ, việc lập và nộp lưu hồ sơ được quy định như thế nào?

Có bắt buộc phải có đề mục trong hạng mục hồ sơ không ?

Danh mục hồ sơ do ai phê duyệt?

Tại Điều 28 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP có pháp luật “

“Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. …”

Như vậy, hạng mục hồ sơ sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phê duyệt và được phát hành vào đầu năm, gửi đến những đơn vị chức năng, cá thể tương quan để làm địa thế căn cứ lập hồ sơ .

Sau khi đã có danh mục hồ sơ, việc lập và nộp lưu hồ sơ được quy định như thế nào?

Quá trình lập và nộp lưu hồ sơ được pháp luật đơn cử về trình tự thực thi tại Điều 29 và Điều 30 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP như sau :

* Lập hồ sơ:

( 1 ) Yêu cầua ) Phản ánh đúng công dụng, trách nhiệm của đơn vị chức năng, cơ quan, tổ chức triển khai .b ) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm .( 2 ) Mở hồ sơa ) Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm có nghĩa vụ và trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác làm việc .b ) Cập nhật những thông tin bắt đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã phát hành .c ) Trường hợp những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá thể được giao trách nhiệm xử lý việc làm tự xác lập những thông tin : Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn mở màn .( 3 ) Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Xem thêm: 5 bộ phim hoạt hình phát triển kỹ năng sống cho trẻ mầm non

( 4 ) Kết thúc hồ sơa ) Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý xong .b ) Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm : Rà soát lại hàng loạt văn bản, tài liệu có trong hồ sơ ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp ; xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho tương thích ; hoàn thành xong, kết thúc hồ sơ .c ) Đối với hồ sơ giấy : Người lập hồ sơ thực thi đánh số tờ so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ; viết chứng từ kết thúc so với toàn bộ hồ sơ .d ) Đối với hồ sơ điện tử : Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm update vào Hệ thống những thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được triển khai bằng tính năng của Hệ thống .

* Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

( 1 ) Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực thi theo trình tự, thủ tục pháp luật .( 2 ) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quana ) Đối với hồ sơ, tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản : Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày khu công trình được quyết toán .b ) Đối với hồ sơ, tài liệu khác : Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày việc làm kết thúc .( 3 ) Thủ tục nộp lưua ) Đối với hồ sơ giấyKhi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” và 02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá thể nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản .

b) Đối với hồ sơ điện tử

Xem thêm: Cách sale phone hiệu quả trong bán hàng

Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ thực thi nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống .Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục ; link đúng mực tài liệu đặc tả với hồ sơ ; tiếp đón và đưa hồ sơ về chính sách quản trị hồ sơ tàng trữ điện tử trên Hệ thống .

Như vậy, đối với công tác lập và nộp lưu hồ sơ vào cơ quan, pháp luật hiện hành đã có những quy định tương đối chi tiết về quá trình, cách thức thực hiện để đảm bảo hoạt động này được diễn ra một cách thống nhất và đạt hiệu quả tối ưu.

Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Đào Tạo