Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel có còn hiệu quả?
Quản lý xuất nhập tồn là gì?
Quản lý xuất nhập tồn là quản lý lượng hàng hóa tồn trong kho chính xác. Người quản lý kho phải thực hiện khâu kiểm kho hàng, đối chiếu dữ liệu hàng hóa đã bán ra so với lượng hàng hóa được nhập về ban đầu và lượng tồn trong kho.
Để hiểu hơn về công việc này, ta cần hiểu hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…
Bạn đang đọc: Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel có còn hiệu quả?
Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng tác động đến quy trình sản xuất kinh doanh thương mại. Do đó, việc trấn áp tốt lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất, phân phối sản phẩm & hàng hóa trong kho hài hòa và hợp lý .
Quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Để quản trị xuất nhập tồn bằng excel, doanh nghiệp cần tạo những file thông tin gồm : Bảng kê hạng mục sản phẩm & hàng hóa, bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất kho, báo cáo giải trình tồn kho .
Danh mục hàng hóa khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Bao gồm những thông tin sau :
- Số thứ tự
- Mã mẫu sản phẩm
- Tên mẫu sản phẩm
- Đơn vị tính
- Ghi chú ( nếu cần )
Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê cụ thể những loại sản phẩm mình có từ đó trấn áp, nhập xuất và tổng hợp báo cáo giải trình theo từng khoảng chừng thời hạn .
Bảng kê nhập hàng khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Bảng này dùng để điền tổng thể những phiếu nhập kho giúp bạn quản trị và biết được số lượng mẫu sản phẩm đã nhập vào theo từng ngày / tháng / quý / năm. Bao gồm những thông tin :
- Số thứ tự
- Ngày / tháng / năm nhập
- Số phiếu
- Mã hàng
Tên mẫu sản phẩm
Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú ( nếu cần )
Bảng kê xuất hàng khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Tương tự như bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho cần những thông tin :
Số thứ tự
- Ngày / tháng / năm xuất kho
Số phiếu
Mã hàng
Tên mẫu sản phẩm
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú ( nếu cần )
Báo cáo tồn kho khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Đây là báo cáo giải trình được cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập / xuất trong kỳ chi tiết cụ thể từng mã hàng. Các thông tin cần có gồm có :
Mã hàng
Tên loại sản phẩm
Đơn vị tính
- Tồn đầu kỳ
- Nhập trong kỳ
- Xuất trong kỳ
Tải các mẫu quản lý xuất nhập tồn bằng Excel tại đây.
Quản lý xuất nhập tồn bằng excel có thực sự hiệu quả?
Ưu điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel
So với phương pháp quản trị qua sách vở, excel nổi trội hơn hẳn. Bởi công cụ này hoàn toàn có thể đồng điệu hóa, giám sát, tàng trữ khối lượng tài liệu lớn hơn. Số liệu được update nhanh gọn, phân quyền người xem thuận tiện .
Nhược điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Tuy nhiên, excel cũng gây không ít không dễ chịu cho người dùng khi :
- Bảo mật kém, tài liệu dễ bị chỉnh sửa và xóa. Trường hợp mất tài liệu rất khó hoặc không hề Phục hồi lại được
- Lưu trữ trên nhiều file excel, khó quản trị đồng nhất
- Đòi hỏi người dùng phải thành thạo excel nâng cao nếu muốn quản trị phức tạp hơn .
Nhìn chung, khi quản trị tài liệu bằng excel, doanh nghiệp mới đang ở mức số hóa tài liệu, tức là chuyển từ tàng trữ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số. Còn việc nhập liệu, đo lường và thống kê, nghiên cứu và phân tích vẫn là bằng tay thủ công. Điều này khiến khối lượng việc làm của người quản trị kho rất lớn, tốn nhiều thời hạn thực thi. Chưa kể, tài liệu được lưu trên nhiều file dễ xảy ra thực trạng xô lệch. Vậy nên việc quản trị bằng excel chỉ tương thích khi quản trị số lượng sản phẩm & hàng hóa và quy mô kho nhỏ .
Mặt khác, việc làm quản trị kho không chỉ là ghi chú số lượng nguyên vật liệu nhập vào, số lượng thành phẩm tồn kho. Công việc quản trị kho nhiều hơn thế, gồm có :
1. Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho
- Sắp xếp những loại sản phẩm & hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học .
- Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng .
2. Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho
- Sắp xếp hàng loạt sản phẩm & hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của đơn vị sản xuất .
- Các loại sản phẩm & hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản trị theo nguyên tắc nhập trước xuất trước .
3. Thực hiện các thủ tục nhập – xuất
- Xây dựng tiến trình đảm nhiệm, kiểm tra sách vở cũng như hồ sơ, chứng từ nhu yếu nhập, xuất hàng và lưu chuyển sản phẩm & hàng hóa .
- Ghi và tàng trữ hàng loạt hóa đơn xuất – nhập kho .
- Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.
4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Theo dõi lượng sản phẩm & hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, bảo vệ những loại sản phẩm & hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu .
- Đánh giá và kiểm soát và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên dịch chuyển của từng loại sản phẩm & hàng hóa .
5. Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho
- Đảm bảo tuyệt đối những quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho .
- Luôn bảo vệ kiểm tra định kỳ hạ tầng kho để tránh thực trạng khí ẩm, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng tác động đến chất lượng loại sản phẩm .
Để triển khai xong khối lượng việc làm “ khổng lồ ” này, excel chưa đủ tính năng để giải quyết và xử lý. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần nhiều nhân công và thời hạn thực thi hơn. Vậy thì quản trị xuất nhập tồn bằng excel chưa hẳn đã tiết kiệm ngân sách và chi phí .
Quản lý xuất nhập tồn thế nào mới thực sự hiệu quả?
Để khắc phục những hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho. Ví dụ như phần mềm 3S iWAREHOUSE do ITG phát triển. Phần mềm này sẽ giúp cải tiến các quy trình trong kho, hỗ trợ quản lý hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho, bao gồm nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát. Cụ thể phần mềm giúp:
Quản lý xuất – nhập tồn bằng QR Code/Barcode theo thời gian thực
Với các kho hàng có nhiều mã sản phẩm, việc quản lý gặp khó khăn do phải kiểm soát nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi ứng dụng quản lý kho bằng QR Code/Barcode, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều nguồn lực trong kho, cải tiến tính chính xác, và đặc biệt, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất – nhập – kiểm kê kho..
Khi nhập kho hoặc xuất kho, nhân viên cấp dưới chỉ cần quét mã QR Code / Barcode trên mẫu sản phẩm bằng máy Handy Terminal ( đã được setup, liên kết với ứng dụng 3S iWAREHOUSE ). Phần mềm sẽ ghi nhận số lượng nhập xuất và tự động hóa tạo phiếu xuất / nhập kho theo thời hạn thực. Đây là chiêu thức giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn tạo phiếu nhập kho và giảm trọn vẹn sự nhầm lẫn trong quy trình nhập liệu .
Quản lý xuất nhập tồn trên phần mềm và tích hợp trong các thiết bị quét cầm tay
Quản lý xuất – nhập tồn theo hạn sử dụng, nguyên tắc FIFO, FEFO, tuổi hàng tồn kho
Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng, ứng dụng nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước), FEFO (hàng gần hết hạn sử dụng ưu tiên xuất trước) giúp việc xuất – nhập nhịp nhàng và tiện theo dõi hơn.
Quản lý điều chuyển kho nội bộ, đảm bảo xuất – nhập tồn chính xác
Hệ thống được cho phép quản trị nhiều kho với nhiều Trụ sở, cơ sở khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp trấn áp thuận tiện sản phẩm & hàng hóa luân chuyển trong những kho khác nhau trải qua những lệnh điều chuyển kho, phiếu xuất – nhập điều chuyển kho .
Kiểm kê hàng hóa tự động – Đối chiếu xuất nhập tồn
Hoạt động kiểm kê loại sản phẩm được triển khai tương tự như xuất – nhập kho. Nhân viên chỉ cần scan mã QR code / Barcode trên những lô mẫu sản phẩm, ứng dụng sẽ tự động hóa ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho trên ứng dụng. Đồng thời ứng dụng cũng tự động hóa so sánh số lượng trong thực tiễn ghi nhận được khi quét mã QR code và so sánh với số lượng tồn kho trên ứng dụng, từ đó phát hiện chênh lệch và những điểm không bình thường .
Báo cáo đa chiều, trực quan bằng bảng, biểu, biểu đồ
Mỗi đầu việc đều được cập nhật cụ thể vào các bảng kê. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không phải tổng hợp thủ công các bảng kê này, thay vào đó, phần mềm quản lý kho sẽ giúp tổng hợp thành các báo cáo nhập kho, xuất kho, tồn kho… Thậm chí, còn cụ thể hơn nữa như xuất nhập tồn theo lô, xuất nhập tồn theo vị trí… giúp người quản lý dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng hóa.
Các tính năng đặc biệt khác
Trực quan hóa năng lực kho
3S iWAREHOUSE thiết lập sơ đồ layout kho theo vị trí của từng mẫu sản phẩm một cách trực quan, giúp doanh nghiệp trấn áp được khối lượng hàng tồn kho, vị trí trống trong kho .
Minh họa tính năng trực quan hóa năng lực kho trên phần mềm 3S iWAREHOUSE
Tích hợp các công nghệ 4.0 (Pick to light, RFID) hỗ trợ tăng tốc lấy hàng, soạn hàng trong kho
Nhân viên kho chỉ cần di chuyển đến những nơi các module đang sáng theo chỉ dẫn của Pick to light và lấy đúng số lượng hàng hóa đang hiển thị. Điều này giúp tối giản quy trình nhặt hàng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên vận hành có thể thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.
Quản lý kho thông minh bằng Pick to Light
Như vậy, thay vì excel, sử dụng ứng dụng quản trị kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm ngân sách tồn kho, bảo vệ mức tồn kho bảo đảm an toàn thấp nhưng vẫn phân phối đủ nhu yếu sản xuất và kinh doanh thương mại. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm chi phí 70 % thời hạn nhập, xuất, kiểm kê kho, giảm áp lực đè nén lên đội ngũ nhân sự, hạn chế tối đa những sai sót trong quy trình tiến độ quản trị .
Giải pháp quản trị kho mưu trí 3S iFACTORY đã được ứng dụng thành công xuất sắc cho nhiều doanh nghiệp lớn trong nước cũng như những FDI Nhật Bản, Nước Hàn, trong đó có nhiều doanh nghiệp là vendor Samsung, vendor Honda, phải kể đến như : GTA ( Vendor Honda ), HTMP ( Vendor Honda ), Italisa, Traphaco, Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh …
Kết
Có thể nói, so với doanh nghiệp sản xuất, việc quản trị kho ảnh hưởng tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Hoạt động này không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách mà trải qua theo dõi hàng tồn kho, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chớp lấy được nhu yếu của người mua, Dự kiến được lượng hàng thiết yếu để đáp ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động giải trí sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro đáng tiếc thiếu vắng hàng vào những thời gian quan trọng trong năm hay khi có sự những đổi khác trong nhu yếu và hành vi người tiêu dùng. Tất cả góp thêm phần thôi thúc hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, ngày càng tăng doanh thu cho doanh nghiệp .
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản trị xuất nhập tồn kho tương thích với doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline để được đội ngũ chuyên viên dày dặn kinh nghiệm tay nghề tư vấn : 092.6886.855
2.7 / 5 – ( 3 bầu chọn )
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Mua Bán
