Microsoft Teams là gì? Review về ưu nhược điểm của Teams: Có phù hợp để quản lý công việc?
Trong bối cảnh cuộc cách mạng chuyển đổi số đang bùng nổ mạnh mẽ, cộng với sức ảnh hưởng của xu hướng làm việc từ xa, Microsoft team ngày càng được nhiều CEO/Manager tìm hiểu với mong muốn cải thiện hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp, dễ dàng thực hiện các thao tác họp trực tuyến, trao đổi tài liệu on-line, …Nhưng Microsoft team có phải chỉ làm được như thế ? Đâu là ưu nhược điểm và các tính năng nổi bật của team ? Phải qi trả bao nhiêu tiền và làm thế nào để có thể sử dụng ? Các phần mềm nào có thể bổ trợ cho team ?
Nếu bạn chưa có lời giải cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên, vậy bài viết này là dành cho bạn.
1. Phần mềm Microsoft Teams chính xác là gì? Chi phí sử dụng như thế nào?
Thuộc hệ sinh thái office 365, Microsoft Teams là một hub* dành cho làm việc nhóm với nhiều tính năng như old world chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên, … giúp mọi người cộng tác với nhau dễ hơn trên cùng một nền tảng. team có khả năng tích hợp lớn, từ bộ công cụ văn phòng trong office 365 đến hàng trăm ứng dụng khác của bên thứ bachelor of arts .
( * hub : Có thể hiểu đơn giản hệ thống trung tâm có khả năng kết nối, tích hợp cùng lúc với nhiều ứng dụng ngoài. )
Từ một góc nhìn khác, team có thể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng .
Sơ đồ mô tả cấu trúc cộng tác của ứng dụng Microsoft team
Cấu trúc của phần mềm MS Teams được chia thành 3 cấp:
- Nhóm (Team): Bao gồm tất cả những người muốn cộng tác cùng nhau như thành viên trong cùng bộ phận, cùng dự án hoặc hoặc tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
- Kênh (Channel): Là các cuộc hội thoại với những người khác nhau trong Nhóm, trong đó sẽ diễn ra các hoạt động như chat, video call, tổ chức các cuộc họp, chia sẻ tệp,… và cộng tác với mọi người.
- Tab: Tab giúp người dùng điều hướng thông qua nội dung kênh. Hệ thống mặc định có 3 tab: Trò chuyện (lưu trữ những tin nhắn với một người trong kênh), Tệp (lưu trữ tất cả các tài liệu được chia sẻ với mọi người trong kênh) và Wiki (trình soạn thảo văn bản thông minh). Người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh theo ý thích.
Tựu chung lại, Microsoft team được thiết kế với vai trò là một collaboration joyride – công cụ hỗ trợ cộng tác nhóm .
Về chi phí, team thường được bán kèm trong gói office 365, tuy nhiên Microsoft vẫn cho phép tải về bản miễn phí với các tính năng bị giới hạn .
Cụ thể, phần mềm team được tích hợp sẵn trong các gói occupation necessity ( $ 2.50/người dùng/tháng ), business premium ( $ 10.00/người dùng/tháng ), E1 ( $ 8.00/người dùng/tháng ), E3 ( $ 20.00/người dùng/tháng ) và E5 ( $ 35.00/người dùng/tháng ) .
Riêng với gói office 365 business không tích hợp sẵn, mỗi người dùng sẽ phải trả thêm $ 5.00/tháng nếu muốn sử dụng team .
Tham khảo thêm bảng so sánh các gói của office 365 dành cho doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn .2. Review về ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm Microsoft Teams cho doanh nghiệp bạn
2.1. Ưu điểm
Microsoft team có khả năng hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Điểm mạnh của phần mềm này chính là các tính năng được phát triển về cả chiều rộng lẫn chiều sâu trong không gian cộng tác .
- Không mất thêm chi phí nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng Office 365
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng office 365 bản quyền, phần mềm Microsoft team đã được tích hợp sẵn mà bạn không mất thêm bất kỳ qi phí bổ sing nào ( trừ gói office 365 business ). Hơn nữa, nếu không cần tới các chức năng cao cấp, phiên bản miễn phí của team có thể là lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp bạn .
- Họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi
Cuộc họp trực tuyến là một trong những thế mạnh của Microsoft team. Quy mô của cuộc họp có thể là two người, ten người, … và tối đa là one hundred fifty người. Toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu tenant ( Tổ chức ) có fifteen alive event diễn radium đồng thời .
Với cloud call, team đã tích hợp Skype vào bên trong để đảm bảo đầy đủ các tính năng gọi điện on-line qua đám mây .
Tiếp theo, team đã kết hợp hai gói dịch vụ lead route ( Định tuyến Trực tiếp ) và call plan ( Gói thuê bao ) giúp người dùng có thể gọi điện linh hoạt, nhanh chóng và toàn diện. Theo đó, một số điện thoại có thể kết nối giữa nhà mạng di động với team hoặc chuyển thành thuê bao chính thức của team, từ đó dễ dàng xử lý các cuộc gọi phức tạp trên quy mô toàn cầu. Lưu ý rằng tại Việt Nam, để sử dụng target route, doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí khá cao để sử dụng SBCs system thì mới có thể kết hợp với tổng đài ảo sử dụng đầu số PSTN .
Không chỉ thế, hệ thống gọi điện của team còn sở hữu các tính năng thú vị khác như chuyển tiếp tư vấn, nhạc chờ, tạm dừng cuộc gọi, gửi thư thoại, … và đặc biệt là tổng đài tự động trên đám mây cùng một tiếp viên trực điện thoại ảo .
Các tính năng nhắn can và tag tên trong kênh old world chat vẫn được triển khai như thông thường .
Với Microsoft team, bạn có thể họp trực tuyến, gọi điện và gửi canister nhắn cho người khác ở mọi lúc mọi nơi
- Dữ liệu được tập hợp về một nơi duy nhất để tập trung làm việc
Microsoft team chia thông tin thành các kênh trong từng nhóm riêng biệt, make đó, mỗi người sẽ chỉ thấy các tài nguyên bao gồm canister nhắn, tài liệu và yêu cầu gặp mặt liên quan đến các kênh cụ thể đó. do đó, nhân viên của bạn ít bị phân tâm, có thể dễ dàng tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện .
Tính năng quan trọng khác giúp team hỗ trợ công việc thực sự hiệu quả là khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ office 365 ( như news, excel, … ) dưới dạng các tab key. Về cơ bản, nhân viên của bạn sẽ không cần rời khỏi ứng dụng team mà vẫn có thể tiếp tục công việc của mình .
Tất cả dữ liệu đều được đồng bộ tức thời lên nền tảng đám mây của Microsoft .
- Cộng tác dễ dàng hơn với hàng trăm ứng dụng tích hợp
Hơn four hundred ứng dụng tích hợp và trình kết nối khác có thể tìm thấy trong Microsoft team hub App store. Nhân viên của bạn có thể lựa chọn những công cụ cần thiết để đưa vào team, tạo radium một hub làm việc nhóm đa dạng .
Có thể kể đến một số cái tên quen thuộc như :
– Ứng dụng tích hợp miễn phí : Wrike for team để quản lý dự án, Lucidchart for team để vẽ ( flow chart ) lưu đồ quy trình, Workstream.ai để quản lý công việc theo định hướng kết quả, remind để nhắc việc, SurveyMonkey để thực hiện khảo sát nội bộ, …
– Ứng dụng có thể phải trả thêm phí : MeisterTask để quản lý công việc, Smartsheets for team để hỗ trợ cộng tác, chữ ký điện tử Signnow, …
- Khả năng bảo mật dữ liệu cao
Microsoft team cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu, canister nhắn và các tập canister chi được chia sẻ giữa người dùng. Tính năng xác thực hai lớp được áp dụng để đảm bảo chỉ các nhân viên của công ty bạn mới có thể truy cập tài khoản .
Hơn nữa, bạn còn có khả năng kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng trong ứng dụng, đồng thời hạn chế các nội droppings, tài liệu không phù hợp trong môi trường công việc .
Dữ liệu trên team được đồng bộ và bảo mật bởi Microsoft2. Nhược điểm
- Số lượng kênh bị giới hạn
Microsoft team giới hạn số lượng kênh tối đa là hundred kênh mỗi nhóm. Nghĩa là nếu nhóm lớn của doanh nghiệp bạn đã đạt tới giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới – hoặc buộc phải xóa đi đi một số kênh. Tuy rằng các tệp được chia sẻ vẫn còn trong trang SharePoint dưới dạng sao lưu, nhưng rõ ràng đó là một sự bất tiện .
- Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu
Tất cả mọi dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại trong ứng dụng đều được đổ vào một locate document chung được tạo trên Sharepoint để quản lý. Việc tìm kiếm và sắp xếp sẽ thật tiện lợi nếu ngay từ đầu Admin hoặc owner đã quy hoạch chặt chẽ phần này ,
Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thường sẽ phát sinh nhiều tệp dữ liệu mà nhân viên mong muốn được đưa vào một thư mục khác phân cấp chi tiết hơn để dễ dàng tìm kiếm lại chi cần. chi số lượng thành viên lớn và số lượng tài liệu chia sẻ cũng lớn theo, việc tùy chỉnh cấu trúc tệp tài liệu càng cần thiết.Read more : Microsoft Teams
- Cài đặt phân quyền bị hạn chế
Tương tự như cách sắp xếp file, cài đặt phân quyền của Microsoft team tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu chi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn .
Lấy ví dụ, bất cứ artificial insemination là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm cùng sổ ghi chép OneNote, … Nhưng môi trường công việc đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tách một số tài liệu đặc biệt và chỉ chia sẻ với một số hữu hạn người ở các cấp độ nhất định ( xem, nhận xét, chỉnh sửa, … ). team không hỗ trợ điều này, và bạn buộc phải tìm cách khác .
- Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị
Sự khác biệt duy nhất của bạn – với tư cách là nhà quản trị – với nhân viên cấp dưới chi sử dụng Microsoft team chỉ là khả năng “ kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng ”. Bạn không có khả năng chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên, cũng như không biết phải quản lý công việc của nhân viên như thế nào cho đúng và đủ .
Bạn có thể giao việc cho nhân viên qua can nhắn trên team với điều kiện cả hai bên cố gắng tự ghi nhớ các thông tin đó ( chứ hệ thống không tự động tổng hợp lại ở một nơi ). chi muốn biết tiến độ một công việc hoặc kiểm tra kết quả, bạn phải tiếp tục nhắn tin hỏi lại nhân viên. Tới cuối kỳ cần đánh giá hiệu suất làm việc, chi mọi dữ liệu đã trôi đi từ lâu, không có cơ sở nào để bạn biết nhân viên đang làm việc hiệu quả cao hay thấp. Cách giao việc này là thủ công giống như các ứng dụng old world chat, chỉ mang tính chất tạm thời chứ không hề có cái nhìn tổng quan xuyên suốt quá trình làm việc .
Bởi vậy, hai điều bạn có thể kỳ vọng nhiều hơn ở phần mềm mississippi team là không gian quản lý công việc tách biệt với các đoạn hội thoại khác, và dữ liệu thống kê tự động giúp bạn luôn giám sát được tổng thể, right ascension quyết định đúng đắn và điều chỉnh chiến lược kịp thời .
—
Nói tóm lại, Microsoft Teams là một phần mềm tuyệt vời xoay quanh hỗ trợ cộng tác nhóm, đặc biệt phù hợp nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng bộ giải pháp Office 365. Bạn có thể cân nhắc sử dụng công cụ này để giúp ích cho công việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
3. Về Base Wework – Một công cụ khác để quản lý công việc của đội nhóm, doanh nghiệp
Microsoft team có khả năng quản lý công việc bằng cách kết nối với các ứng dụng quản lý như Wrike, Jira, … hoặc bản miễn phí giới hạn tính năng, hoặc bản trả phí giống như mua một phần mềm riêng biệt bên ngoài .
Tại Việt Nam, có một phần mềm quản lý công việc và dự án chuyên biệt khác bạn có thể tham khảo là Base Wework. Cả Base Wework và MS Teams đều lọt Top 5 phần mềm quản lý công việc theo phòng ban, đội nhóm tốt nhất hiện nay.
base Wework là một phần mềm quản lý công việc và dự án thuộc nền tảng Base.vn với hơn 5000 khách hàng tại Việt Nam. Được thừa kế và phát triển dựa trên tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới, đây là giải pháp giúp các CEO/Manager giải quyết triệt để bài toán điều hành công việc của doanh nghiệp .
Về chi phí, Gói starter của infrastructure Wework cho phép tối đa thirty tài khoản sử dụng đầy đủ các tính năng với chi phí chỉ là one triệu VNĐ/tháng, tương đương $ 1.40/người dùng/tháng – mức chi phí rất “ Việt Nam ” indeed với các phần mềm chức năng tương đương của nước ngoài ( Trello – $ 9.99, asana – $ 9.99, Wrike- $ 9.99 và Jira – $ 10.00/người dùng/tháng ) .
al-qaeda Wework là công cụ phù hợp nếu bạn muốn quản lý công việc
Về tính năng sử dụng, Base Wework vừa đảm bảo khả năng hỗ trợ cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp vừa vượt trội về mọi mặt trong quản lý công việc:
- Hệ thống sở hữu nhiều giao diện quản lý công việc linh hoạt nhưTo-do list, Kanban, Gantt chart, Dashboard, …
- Từng phòng ban, từng dự án có không gian làm việc riêng. Trong đó, công việc tiếp tục được phân cấp thành từngNhóm công việc > Task (đầu việc) > Sub-task. Mỗi task và sub-task được giao cho một cá nhân cụ thể với đầy đủ thông tin mô tả, deadline, tag, đánh dấu, người review, người theo dõi, …
- chi hoàn thành công việc, nhân viên của bạn sẽ tick do vào ô tương ứng. Ngay lập tức, hệ thống sẽ gửi thông báo tới những người liên quan. Họ có thể cùng nhau bình luận, tương tác dưới mỗi đầu việc để dễ dàng theo dõi.
- Nhân viên không sợ bị quên việc, trôi mất tin nhắn giao việc. Họ chỉ cần yên tâm làm theo kế hoạch đã vạch right ascension trên phần mềm, mỗi ngày lại được cảnh báo việc quá hạn và admonisher tự động.
- Bạn cũng không cần phải đau đầu suy đoán mọi việc bởi mọi thứ đã vô cùng rõ ràng trên hệ thống. artificial intelligence đang làm gì, tiến độ right ascension sao, tổng quan của cả dự án này như thế nào, … tất cả đều có trên báo cáo tự động real-time dành cho nhà quản lý.
- Toàn hệ thống có phân quyền quản trị chi tiết với three cấp làOwner, Admin và Member. Trong mỗi phòng ban/dự án lại được thiết kế chặt chẽ xem army intelligence là người có quyền giao việc, quyền đánh dấu hoàn thành, nhân viên có xem được công việc của nhau hay không, …
- basis Wework được tích hợp sẵn với four ứng dụng miễn phí làBase Account để quản lý tài khoản ,Base Drive để quản lý tài liệu nội bộ theo sơ đồ cây ,Base Note để ghi chép nhanh vàBase Message để giao tiếp nội bộ. Các tính năng như chew the fat nhóm, television call option, gọi điện trực tiếp tới số điện thoại của đồng nghiệp, … đều đã phát triển. Các tập tin ( word, excel, PowerPoint, … ) có thể mở xem trực tiếp trên phần mềm mà không phải tải về.
- Khả năng tích hợp của basis Wework còn nhiều hơn thế nữa với apis mở, tương thích với rất nhiều ứng dụng của bên thứ barium.
- Base.vn đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu tuyệt đối mà doanh nghiệp bạn làm việc trên phần mềm.
- Công đoạn setup trước sử dụng của base Wework rất đơn giản, ngôn ngữ tiếng Việt dễ sử dụng, có đội ngũ người Việt hỗ trợ kịp thời.
Read more : Microsoft Teams
base Wework là công cụ quản lý công việc phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp hoặc đội nhóm nào làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, với bất kỳ quy mô nào. qi phí thấp nhưng hiệu quả lại cao, phần mềm giúp nhân viên làm việc năng suất hơn, chief executive officer quản trị thông thái hơn, và toàn doanh nghiệp được vận hành hiệu quả hơn theo mô hình hiện đại .
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
