Quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp với 5 bước đơn giản
14 Phút đọc
Quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp với 5 bước đơn giản
-
Người viết Phạm Thu Hà
Chuyên gia kinh tế
Quy trình kiểm soát tồn kho là gì?
Quy trình kiểm soát tồn kho là gì ?
Hàng tồn kho là một loại gia tài của doanh nghiệp, có vai trò rất quan trọng trong sản xuất, kinh doanh thương mại. Quy trình kiểm soát tồn kho là việc làm mà nhà quản trị cần thực thi để nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, từ đó dựa vào tình hình sản xuất, kinh doanh thương mại, thực trạng tồn kho để ra quyết định hành động bổ trợ, tiêu thụ sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu .
Quy trình kiểm soát tồn kho có vai trò như thế nào?
Nếu nhà quản trị triển khai tốt quy trình kiểm soát tồn kho, doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều quyền lợi như :
- Giảm rất nhiều ngân sách, thời hạn luân chuyển, xuất, nhập, … .
- Đảm bảo không gián đoạn sản xuất, không thiếu sản phẩm & hàng hóa cho đơn hàng nhưng đồng thời cũng không được tồn dư quá nhiều, gây ra tốn kém
- Tăng mức độ ngặt nghèo trong quy trình quản trị kho hàng nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung
5 bước trong quy trình kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp
Để quản lý kho hàng có bài bản, có khoa học, nhà quản trị cần có quy trình quản lý tồn kho cho phù hợp. Để thiết lập được quy trình, doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kho, tình hình nguồn lực sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần bám sát 5 bước sau để xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh.
1. Lên kế hoạch và chuẩn bị
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát tồn kho là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp. Nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cho phù hợp.
2. Kiểm kê lại kho hàng
Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, thực trạng sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho tương thích. Kiểm kê sản phẩm & hàng hóa còn giúp doanh nghiệp nắm được thực trạng loại sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định hành động tiêu thụ hay bổ trợ cho kịp thời .
Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp. Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng kể thống quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn.
3. Quản lý xuất, nhập kho
Quản lý nhập kho gồm có những việc làm : quản trị mua sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu, quản trị sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho, … ..
Quản lý xuất kho gồm có những việc làm : xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho, … ..
Trước đây, việc quản lý xuất nhập thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho hoặc dùng máy quét mã vạch để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.
4. Quản lý tồn kho
Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ công hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,….
5. Kết chuyển và tổng kết
Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng sản phẩm & hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán triển khai kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán đảm nhiệm tàng trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in những báo cáo giải trình tồn kho, báo cáo giải trình trong kỳ để nộp cho nhà quản trị .
ứng dụng phần mềm vào quy trình kiểm soát tồn kho
Hiện nay, có khá nhiều ứng dụng hoàn toàn có thể giúp bạn kiểm soát được sản phẩm & hàng hóa tồn kho. Sau đây là một vài đơn vị chức năng phân phối ứng dụng đang phổ cập lúc bấy giờ :
1. Phần mềm Cloudify
Là ứng dụng nhận được sự tin cậy của nhiều người mua. Mang đến hiệu suất cao cao cho doanh nghiệp trong quy trình quản trị. Giúp việc quản trị kho trở nên thuận tiện hơn. Giảm thiểu được sự chênh lệch tồn kho. Hàng hóa được quản trị theo nhiều đơn vị chức năng khác nhau. Với một quy trình khép kín sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành giữa những bộ phận được thông suốt .
Chức năng chính của ứng dụng quản trị kho :
Đồng bộ tài liệu giữa những module mua hàng, bán hàng, sản xuất. Hạn chế việc nhập liệu quá nhiều dẫn đến thực trạng bị trùng lặp tài liệu .
Báo cáo hàng tồn kho theo vị trí giúp việc quản trị sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu được chi tiết cụ thể hơn .
Phân chia và sắp xếp sản phẩm & hàng hóa theo từng layout, vị trí để theo dõi và kiểm soát một cách thuận tiện .
Với 50 biểu mẫu báo cáo giải trình khác nhau cho bạn lựa chọn. Các báo cáo giải trình cập theo thời hạn thực và hoàn toàn có thể setup để gửi báo cáo giải trình tự động hóa về email theo thời hạn bạn mong ước .
Có thể thiết lập nguyên tắc xuất kho sản phẩm & hàng hóa theo FIFO, FEFO giúp bạn duy trì được nguồn hàng hạn chế sử dụng mới nhất trong kho. Giảm thực trạng hàng hết hạn, hư hỏng .
Cảnh báo tồn kho tối thiểu trên điện thoại thông minh khi sản phẩm & hàng hóa vượt mức tối thiểu đề ra để doanh nghiệp dữ thế chủ động nhập thêm hàng mới .
Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay
2. Phần mềm SAP
Là một trong những mạng lưới hệ thống ứng dụng quản trị được tăng trưởng tại Đức. Đã có hàng chục ngàn doanh nghiệp sử dụng ứng dụng của SAP trải dài trên khắp quốc tế. Hệ thống quản trị kho SAP sinh ra để giúp doanh nghiệp bạn tối ưu những hoạt động giải trí trong kho. Từ việc luân chuyển và xuất – nhập sản phẩm & hàng hóa đến việc kiểm soát số lượng sản phẩm & hàng hóa trong kho theo từng loại sản phẩm khác nhau .
Chức năng chính của ứng dụng quản trị kho SAP :
Một doanh nghiệp hoàn toàn có thể có nhiều kho được phân loại để tương thích với từng mẫu sản phẩm khác nhau. Phần mềm sẽ quản trị tổng thể những hạng mục kho giúp cho việc tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa được thuận tiện hơn .
Phân bổ ngân sách mua hàng tự động hóa theo giá trị và số lượng của đơn hàng .
Theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho theo từng loại loại sản phẩm, từng số seri và từng thời gian .
Báo cáo kiểm kê kho và theo dõi định mức của từng kho .
3. Phần mềm Oracle
Đây là một trong những tính năng được chú trọng tăng trưởng nhiều nhất trong mạng lưới hệ thống ứng dụng của Oracle. Phần mềm phân phối những giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị số lượng, chủng loại và trạng thái của hàng tồn kho. Từ đó, giúp cho những hoạt động giải trí mua và bán sản phẩm & hàng hóa, nhập – xuất kho được hài hòa và hợp lý hơn .
Chức năng chính của ứng dụng quản trị kho Oracle :
Hàng hóa được tàng trữ theo những thông tin như số lượng, kích cỡ, khối lượng, thời hạn nhập hàng, thời hạn sản xuất …
Cho phép khai báo những bộ mã vật tư, sản phẩm & hàng hóa theo nhiều kiểu tài liệu và phân đoạn khác nhau tùy nhu yếu của doanh nghiệp .
Quản lý kho hàng được tích hợp ngặt nghèo với kế toán. Vì vậy, bạn chỉ cần chọn đúng thanh toán giao dịch cần ghi nhận mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa phát sinh định khoản tương ứng .
4. Phần mềm Odoo
Odoo là ứng dụng dành cho những doanh nghiệp quản lý và vận hành sản phẩm & hàng hóa, logistics. Giúp bạn kiểm soát, theo dõi những hoạt động giải trí xuất nhập sản phẩm & hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho và được tích hợp nhiều ứng dụng quản trị khác nhau .
Chức năng chính của ứng dụng quản trị Odoo :
Truy xuất nhanh gọn những thông tin từ người mua đến nhà cung ứng. Những thông tin đó đều được tàng trữ và update tiếp tục trên mạng lưới hệ thống .
Tạo sự thống nhất và đồng điệu từng tài liệu, thiết lập những quy tắc chung giúp việc quản lý và vận hành sản phẩm & hàng hóa diễn ra thuận tiện .
Kiểm kê những mẫu sản phẩm dựa trên tài liệu được tàng trữ trên đám mây .
Quy trình kiểm soát tồn kho với 5 bước dễ dàng chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý kho của mình. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm phần mềm quản lý kho, xin liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.
Xem thêm
App quản lý kho cho doanh nghiệp có đặc điểm gì nổi bật?
Phần mềm kiểm kho trong doanh nghiệp có những tính năng gì?
Hệ thống quản lý kho trong doanh nghiệp có thực sự phức tạp?
( 0 Reviews )
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Mua Bán
