KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

I. YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

Trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng bảo vệ hiệu suất, chất lượng của công tác làm việc văn phòng, đồng thời cũng là một trong những yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành xong tốt trách nhiệm của mình .

 

Trong điều kiện kèm theo khoa học kỹ thuật tăng trưởng như lúc bấy giờ, những tân tiến đó đã được ứng dụng thoáng rộng trong công tác làm việc văn phòng, đặc biệt quan trọng là việc ứng dụng văn minh công nghệ thông tin vào quy trình hiện đại hóa công tác làm việc văn phòng .
Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng ( bàn thao tác, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm … ) và những trang thiết bị thao tác sử dụng chung trong đơn vị chức năng ( máy photocopy, máy điện thoại thông minh dùng chung, máy fax … )

1. Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng

a ) Yêu cầu về quản lý

– Phải tương thích với kế hoạch tăng trưởng của cơ quan, đơn vị chức năng ;
– Phải được xác lập đơn cử, cụ thể từ chủ thể đến đối tượng người dùng quản lý ;
– Phải gắn với nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể quản lý ;

Thủ trưởng đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm :

Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị chức năng ; sắp xếp, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi những trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ những hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi hàng loạt trang thiết bị văn phòng của đơn vị chức năng ; thông tin và ý kiến đề nghị Văn phòng ( Phòng Hành chính – Quản trị ) điều chuyển những trang thiết bị văn phòng không còn nhu yếu sử dụng hoặc thanh lý những trang thiết bị không còn sử dụng được ; chỉ huy công tác làm việc chuyển giao gia tài công và hồ sơ quản lý, sử dụng gia tài công thuộc khoanh vùng phạm vi đơn vị chức năng mình quản lý khi có sự biến hóa tổ chức triển khai hoặc đổi khác Thủ trưởng đơn vị chức năng .

– Phải cung ứng nhu yếu công khai minh bạch .

b ) Yêu cầu khi sử dụng

Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục tiêu. Không tự ý đổi, trao đổi, cho, Tặng Ngay, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan ; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa những đơn vị chức năng, cá thể khi chưa được phép của người có thẩm quyền .

2. Yêu cầu đối với người sử dụng

Người sử dụng có nghĩa vụ và trách nhiệm :

– Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm ngân sách và chi phí, hiệu suất cao ;
– Thông báo kịp thời về thực trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề xuất Văn phòng ( Phòng Hành chính – Quản trị ) sửa chữa thay thế ;
– Báo cáo Thủ trưởng đơn vị chức năng khi xảy ra mất mát hoặc những dịch chuyển, biến hóa tương quan đến trang thiết bị được giao ;
– Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quy trình sử dụng và chuyển giao bằng biên bản những trang thiết bị được giao khi chuyển công tác làm việc, nghỉ hưu .

II. CÁC LOẠI TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

1. Thiết bị truyền thông

a ) Máy ghi âm văn phòng

– Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phòng được sử dụng thoáng đãng ở nhiều cơ quan xí nghiệp sản xuất nhằm mục đích mục tiêu sau đây :
– Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo giải trình, bài giảng, những quyết định hành động đã trải qua mà không cần phải ghi tốc ký .
– Ghi lại những thông tin tiếp xúc qua điện thoại cảm ứng để phục vụ việc soạn thảo văn bản …
– Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 – 45 %, mức thời hạn tiết kiệm chi phí của người đọc lên tới 20 %. Thời gian thảo văn bản giảm 3 – 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm ngân sách và chi phí được 5 – 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo .

b ) Điện thoại

Dùng để liên hệ thanh toán giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại điện thoại cảm ứng khác nhau như : điện thoại thông minh để bàn, điện thoại thông minh cầm tay ( điện thoại di động ). Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giải trí tiếp xúc được thuận tiện, thiết bị này được dùng phổ cập trong những văn phòng, văn phòng. Vì vậy, yên cầu những người làm công tác làm việc văn phòng nói riêng và những cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kiến thức và kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại cảm ứng .

c ) Máy fax

– Là thiết bị có năng lực nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự ( hay những khoảng trống ) và nó sẽ vẽ lại y hệt như bản gốc ( từ máy gửi fax sang máy nhận fax ) .
– Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng hoàn toàn có thể Fax từ máy tính sang máy Fax ( hệ điều hành quản lý Windows XP có tương hỗ tính năng này ) .

d ) Máy tính nối mạng

Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên liên kết với nhau để san sẻ tài nguyên : máy in, máy fax, tệp tin, tài liệu … Tùy thuộc vào nhu yếu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng nghành, từng địa phương, cơ quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng ( WAN ) hoặc mạng nội bộ ( LAN ) để ship hàng nhu yếu san sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin .

e ) Máy chụp ảnh

Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác làm việc văn phòng để ghi và lưu lại những hình ảnh trong những hội nghị, cuộc họp, hội thảo chiến lược hoặc những sự kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị chức năng. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động hóa là thiết bị văn phòng thông dụng, cạnh bên đó còn có những loại máy cơ, máy bán tự động hóa …

2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu

Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng những nhóm :

– Các phương tiện đi lại sao chụp và nhân bản : Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó ( dấu, chữ ký, sơ đồ … ) đi xa hoàn toàn có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng .
– Các phương tiện đi lại in ấn : Theo cách làm ra văn bản hoàn toàn có thể chia ra những loại máy in như : in laze, in phun, offset, in kim … Máy in dùng trong văn phòng gồm có nhiều thể loại và công nghệ tiên tiến khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm đa số nhất lúc bấy giờ trên quốc tế là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ tiên tiến laze .

Đa phần những máy in sử dụng cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một sever dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với những thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn loại sản phẩm, in nhãn mác trên những vật liệu riêng .

Máy in sử dụng công nghệ tiên tiến laze ( Tiếng Anh : laser ) là những máy in dùng in ra giấy, hoạt động giải trí dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực ( có đặc thù từ ) để mực hút vào trống, giấy hoạt động qua trống và mực được bám vào giấy, quy trình ở đầu cuối là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra ngoài .

Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối thấp.Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.

– Máy hủy tài liệu : Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành những dải nhỏ đến mức không hề Phục hồi lại nội dung nhằm mục đích mục tiêu bảo mật thông tin .

3. Các trang thiết bị văn phòng khác

Ngoài những nhóm thiết bị tiếp thị quảng cáo, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có những thiết bị và vật dụng văn phòng khác như :

– Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan ( scanner )

Đây là thiết bị có năng lực số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc giải quyết và xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá thể thường thì. Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính : thấu kính nhạy quang, cơ cấu tổ chức đẩy giấy và mạch logic điện tử .

– Máy chiếu đa năng ( projector )

Dùng phối hợp với máy vi tính, sử dụng những ứng dụng trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức lôi cuốn của những buổi họp, hội nghị, hội thảo chiến lược, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình hiển thị vi tính nhỏ qua mạng lưới hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình hiển thị bên ngoài. Nói một cách đơn thuần nó đóng vai trò như một màn hình hiển thị vi tính nhưng to hơn để mọi người hoàn toàn có thể xem từ xa .

– Các vật phẩm dùng cho việc làm hàng ngày của những người làm công tác làm việc văn phòng rất phong phú, đa dạng và phong phú và ngày càng được nâng cấp cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút …

 III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

1. Tổ chức quản lý trang thiết bị

Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức triển khai quản lý theo những khâu :

a ) Quản lý quy trình hình thành trang thiết bị

Khi cơ quan, đơn vị chức năng được xây dựng, có công dụng, trách nhiệm, tổ chức triển khai cỗ máy sẽ được cấp một số ít gia tài khởi đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị ship hàng cho công tác làm việc văn phòng như : máy tính, máy in, máy photocopy, …
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy định do cơ quan kiến thiết xây dựng trên cơ sở chính sách của Nhà nước và đặc trưng hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được shopping bổ trợ xuất phát từ nhu yếu sử dụng trong thực tiễn và triển khai trải qua kế hoạch hàng năm

b ) Quản lý quy trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị

– Giao những trang thiết bị cho những đơn vị chức năng và cá thể chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và dữ gìn và bảo vệ
– Xây dựng và phát hành nội quy, quy định sử dụng gia tài công
– Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ so với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó nhìn nhận số lượng, chất lượng những trang thiết bị
– Thường xuyên kiểm tra quy trình sử dụng, dữ gìn và bảo vệ những trang thiết bị
– Xử lý những trường hợp rủi ro đáng tiếc xảy ra có tương quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức triển khai .

c ) Kết thúc quy trình sử dụng trang thiết bị

Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc thay đổi kỹ thuật được thực thi thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ lao lý của pháp lý :
– Thành lập ban thanh lý

– Căn cứ vào đặc thù kỹ thuật, giá trị của những trang thiết bị để lựa chọn phương pháp thanh lý tương thích ( bán đấu giá, quy định giá ). Dù hình thức nào thì cũng phải được công bố và thực thi công khai minh bạch. Đồng thời phải tuân thủ khắt khe chính sách quản lý tài chính .

 2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “ cách mạng ” trong công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị lúc bấy giờ ngày càng được nâng cấp cải tiến, sáng tạo với nhiều chủng loại rất là phong phú, đa dạng chủng loại và giá tiền rẻ .

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những năng lực, những thuận tiện rất to lớn trong những khâu soạn thảo văn bản, tàng trữ, hệ thống hóa và tra tìm những tài liệu .

Các phương tiện đi lại thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet … cùng những thiết bị viễn thông được sử dụng thoáng rộng giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn vương quốc và toàn thế giới được thuận tiện, thuận tiện. Các đồ vật thường thì trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến những giá kệ hồ sơ … ngày càng tiện lợi với hình thức mẫu mã đẹp, Chi tiêu thích hợp .

Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như thiên nhiên và môi trường văn phòng được cải tổ hầu hết nhờ con người đưa vào ứng dụng thoáng đãng trong hoạt động giải trí văn phòng. Do đó khâu tổ chức triển khai sử dụng trang thiết bị cũng cần được chăm sóc, đơn cử :

– Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng tân tiến đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, tổng lực về nhiệm vụ, kỹ thuật. Theo hướng giảng dạy đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực thi thành thạo trách nhiệm công tác làm việc được giao .

– Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc shopping và tình hình dữ gìn và bảo vệ, sử dụng trang thiết bị

– Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do những đơn vị chức năng, cá thể được giao quản lý và sử dụng .

– Thực hiện chính sách khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, giải quyết và xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để bảo vệ việc sử dụng có hiệu suất cao .

– Tổ chức sử dụng phân phối nhu yếu của cơ quan, đơn vị chức năng :

+ Sử dụng đúng mục tiêu ;
+ Bảo quản theo nhu yếu ;
+ Bảo dưỡng theo định kỳ ;
+ Thay thế, thay thế sửa chữa khi thiết yếu .

Tóm lại, với sự tăng trưởng của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được tăng trưởng theo hướng tân tiến yên cầu những người làm công tác làm việc văn phòng ngoài kiến thức và kỹ năng nhiệm vụ trình độ phải liên tục được huấn luyện và đào tạo lại những kỹ năng và kiến thức, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo những trang thiết bị hiện đại để nghiên cứu và phân tích, giải quyết và xử lý thông tin một cách khoa học .

Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Nguồn: daotaomof.vn/bvct/chi-tiet

Sưu Tầm: Anh Duy – Ban kiểm soát

Dịch vụ liên quan

99+ mẫu tiểu cảnh hòn non bộ thác nước mini đẹp ấn tượng 2021 | SGL – SaiGon Landscape

Hòn non bộ hay tiểu cảnh non bộ đang là xu thế phong cách thiết...

Báo Giá Bộ Phụ Kiện Cabin Tắm HIWIN Chính Hãng, Lắp Đặt Uy Tín

Việc tính giá phụ kiện cabin tắm HIWIN thông thường sẽ được theo nguyên bộ,...

Phụ Kiện Giường Ngủ Thông Minh Chính Hãng – Lương Sơn

Bên cạnh việc chọn lọc mẫu mã, màu sắc cho giường ngủ thì các loại...

Bộ phụ kiện giường gấp cơ chế piston

Chi tiết mẫu sản phẩmBỘ PHỤ KIỆN GIƯỜNG GẤP CƠ CHẾ PITTONG Giường gấp cơ...

Địa chỉ bán phụ kiện tủ bàn ghế tại Hà Nội chính hãng – Sửa Ghế Văn Phòng Giá Rẻ

Bạn đang có nhu cầu tìm địa chỉ bán phụ kiện tủ văn phòng, nhưng...

Phụ kiện tầm trung chính hãng – Phụ kiện Flytech Việt Nam

Phụ kiện flycam tầm trung Phụ kiện flycam tầm trung Flycam tầm trung có mức...
Alternate Text Gọi ngay