Hướng dẫn quản lý kho bằng Excel đơn giản, hiệu quả nhất
Trong đó, Excel là phần mềm thông dụng, dễ sử dụng và đặc biệt vô cùng đắc lực mà mỗi doanh nghiệp nên biết. Bài viết dưới đây của Atosa sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về viện quản lý kho bằng Excel, hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel
Excel nhưng một ứng dụng văn phòng “ vạn năng ” có hữu dụng rất lớn giúp doanh nghiệp thống kế và tổng hợp tài liệu hiệu suất cao. Đặc biệt, so với việc ứng dụng trong quản lý kho, phần mềm excel sẽ mang đến những quyền lợi
Bạn đang đọc: Hướng dẫn quản lý kho bằng Excel đơn giản, hiệu quả nhất
Đơn giản, dễ sử dụng khi quản lý kho bằng Excel
Excel là một ứng dụng không còn quá xa lại so với mỗi tất cả chúng ta. Đây là một phần mềm giải quyết và xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Excel được phong cách thiết kế thân thiện, dễ sử dụng và được ứng dụng trong nhiều việc làm, nghành nghề dịch vụ khác nhau của đời sống. Đặc biệt, Excel là phần mềm được sử dụng nhiều để quản lý kho vì những tính năng ưu việt của nó .
Thống kê dữ liệu chi tiết
Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng Excel trong quản lý kho là giúp người dùng thống kê những số liệu, hoạt động giải trí quản lý kho hàng vô cùng cụ thể. Bạn hoàn toàn có thể đưa bất kể thông tin gì về kho hàng lên phần mềm như : thông tin mẫu sản phẩm, số lượng, thời gian xuất / nhập kho, lượng hàng tồn, sắc tố …
Chỉ với giao diện đơn thuần, Excel cung ứng cho doanh nghiệp một lượng lớn “ đồ sộ ” những bảng tính với những hàm số giúp quy trình tích lũy, theo dõi, nghiên cứu và phân tích và tìm kiếm thông tin số liệu trở nên thuận tiện hơn .Báo cáo, thống kê
Excel là một phần mềm dùng để báo cáo giải trình và thống kê tình hình quản lý kho hàng thuận tiện, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng những dạng biểu, sơ đồ có sẵn trên Excel. Tùy thuộc vào mục tiêu thống kê mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng những định dạng biểu đồ đơn cử để báo cáo giải trình cụ thể .
Không mất chi phí sử dụng
Điểm cộng vô cùng lớn và cũng là quyền lợi không kém phần quan trọng khi quản lý kho hàng bằng Excel là việc này trọn vẹn không lấy phí. Không giống một số ít phần mềm quản lý kho khác mất phí khi sử dụng, so với Excel, bạn sẽ không phải trả bất kỳ một khoản phí nào khi sử dụng .
Cần chuẩn bị những gì trước khi quản lý kho bằng Excel
Để chuẩn bị sẵn sàng cho việc quản lý kho bằng Excel, bản cần sẵn sàng chuẩn bị cho mình một vài thứ dưới đây :
Chuẩn bị kiến thức để sử dụng Excel
Ngoài việc tìm hiểu và khám phá giao diện chung của Excel hay một vài công cụ cơ bản. Bạn cần khám phá và cách sử dụng một số ít hàm trong Excel như :
- Hàm tổng (SUM)
- Hàm điều kiện (If)
- Hàm tìm kiếm (Lookup)
- Hàm giá trị (Vlookup)…
Đây là những hàm rất thường gặp khi quản lý kho bằng Excel, những kiến thức và kỹ năng này hoàn toàn có thể bạn đã tiếp thu ở trường học. Nếu chưa nắm rõ bạn hoàn toàn có thể trau dồi bằng cách tham gia thêm một số ít khóa học cơ bản hoặc tự tìm hiểu và khám phá trải qua những thông tin trên Internet .
Chuẩn bị ứng dụng Office Microsoft, máy tính
Để thuận tiện trong việc sử dụng Excel để quản lý kho, bạn nên có cho mình một chiếc máy tính và bộ Office Microsoft phiên bản phù hợp nhất ( lúc bấy giờ bạn hoàn toàn có thể chọn phiên bản từ 2010 trở lên để update những tính năng mới nhất của Excel nhé )
Hướng dẫn các bước quản lý kho bằng Excel
Để quản lý kho bằng Excel một cách hiệu suất cao, hãy triển khai theo 2 bước sau :
Bước 1: Tạo file excel để quản lý dữ liệu
Trước tiên, để sử dụng Excel trong việc quản lý kho, doanh nghiệp cần tạo một file mới với khá đầy đủ thông tin thiết yếu về tài liệu của kho như : bảng số liệu, list sản phẩm & hàng hóa, mã phiếu nhập kho, xuất kho …
Bạn cần điền khá đầy đủ thông tin trên file, với sản phẩm & hàng hóa cần có số liệu đơn cử về sản phẩm & hàng hóa như : mã số, chủng loại, số lượng, thương hiệu …
Với thông tin về nhập – xuất kho thì cần phải có không thiếu số thứ tự, tên, sản phẩm & hàng hóa, thương hiệu, đơn vị chức năng tính, số lượng, giá và thành tiền .Bước 2: Tính toán số lượng và giá trị hàng tồn kho
Sau khi bạn đã có bảng số liệu và thông tin xuất – nhập kho, hãy sử dụng những hàm tính trong Excel để đo lường và thống kê số lượng sản phẩm & hàng hóa, trích xuất thông tin hay xem thực trạng tồn kho .
Đến đây, rất nhiều bạn cho rằng cần phải biết rất nhiều công thức, hàm tính đặc biệt quan trọng trong Excel mới hoàn toàn có thể làm được. Tuy nhiên, tất cả chúng ta chỉ cần tìm hiểu và khám phá kỹ 3 hàm số cơ bản là Vlookup, Sumif và Iferror đã hoàn toàn có thể tính được số lượng sản phẩm & hàng hóa cũng như thông tin hàng tồn .
Hàm VLOOKUP là một hàm đặc biệt hữu dụng trong Excel giúp bạn dò hạng mục sản phẩm & hàng hóa và trả về tài liệu tương ứng một cách đơn thuần. Hàm Sumifs tương hỗ trong việc tính số lượng sản phẩm & hàng hóa và ngân sách nhập xuất theo từng mã hàng. Sau cùng là hàm iferror, hàm này giúp cho bạn sử dụng Vlookup một cách thuận tiện cũng như chuyện nghiệp hơn .
Việc sử dụng hàm số trong Excel được những chuyên viên cho rằng chỉ tương thích với những doanh nghiệp có số lượng sản phẩm & hàng hóa nhỉ. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn hoàn toàn có thể sử dụng những phần mềm quản lý kho hàng để đạt hiệu suất cao cao hơn .Ưu điểm và nhược điểm của quản lý kho bằng Excel
Ưu điểm
Miễn phí : Có lẽ ưu điểm lớn nhất khi quản lý kho hàng bằng Excel là nó trọn vẹn không tính tiền. Tất cả những gì bạn cần là một chiếc Laptop đã cài sẵn phiên bản Microsoft Office và tạo một file mới trên Excel để mở màn quản lý kho hàng .
Linh hoạt : Bạn hoàn toàn có thể dữ thế chủ động và linh động update, chỉnh sửa trực tiếp tài liệu, những thông tin về thanh toán giao dịch nhập xuất, thông tin sản phẩm & hàng hóa, thông tin người mua, … Đồng thời, được cho phép tạo báo cáo giải trình tương thích tùy theo lựa chọn của bạn .Nhược điểm
Mặc cũng tính hiệu suất cao của việc sử dụng Excel để quản lý là khá cao, nhưng phần mềm nào cũng không hề tránh khỏi những hạn chế. Một số điểm yếu kém của Excel :
Việc Excel không được đồng bộ, một người chỉ có thể làm việc trên một tập tin khiến việc truyền dữ liệu không được tối ưu, thêm nhân lực để quản lý hiệu quả và không thể cập nhật số liệu liên tục giữa các phòng ban.
Hiện nay, để khắc phục được yếu tố này thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng điện toán đám mây “ Google sheet ” để nhiều người hoàn toàn có thể chỉnh sửa và thao tác được trên một File. Tuy nhiên, bạn cũng cần có những kiến thức và kỹ năng cơ bản để hoàn toàn có thể sử dụng hiệu suất cao trong việc quản lý kho hàng .
Tham khảo các mẫu File quản lý kho bằng Excel miễn phí
Mẫu quản lý kho bằng excel
Mẫu quản lý xuất nhập kho
Mẫu báo cáo giải trình tình hình bán hàng bằng excel
Mẫu báo cáo giải trình vật tư xuất nhập tồn
Mẫu báo cáo giải trình quản lý bán hàng trực tuyến
Kết luận
Với những thông tin trên, việc quản lý kho hàng bằng Excel sẽ tương thích với những shop, doanh nghiệp quy mô nhỏ. Điều này giúp cho việc trấn áp thông tin một cách ngăn nắp và tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách hơn. Còn nếu bạn là những shop, doanh nghiệp có quy mô lớn thì nên sử dụng những phần mềm quản lý kho khác để tối ưu tài liệu .
Xem thêm
5/5 – ( 1 bầu chọn )
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Mua Bán
