Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
2021 – 09-08 T16 : 13 : 30 + 07 : 00
Bạn đang đọc: Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
https://dichvusuachua24h.com/vi/news/cong-tac-thanh-tra/nhom-giai-phap-nang-cao-nhan-thuc-ve-y-nghia-tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-cong-viec-va-giao-nop-ho-so-vao-luu-tru-64.html/ themes / egov / images / no_image. gif
https://dichvusuachua24h.com/assets/images/logo.png
Công tác văn thư là công tác làm việc bảo vệ thông tin bằng văn bản cho hoạt động giải trí quản trị, chỉ huy, điều hành quản lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai. Hiệu quả hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai cao hay thấp phụ thuộc vào vào công tác làm việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào tàng trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác làm việc văn thư cũng như trong công tác làm việc tàng trữ, là sự kết thúc của công tác làm việc văn thư và là tiền đề của công tác làm việc tàng trữ .Công tác văn thư là công tác làm việc bảo vệ thông tin bằng văn bản cho hoạt động giải trí quản trị, chỉ huy, quản lý và điều hành việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai. Hiệu quả hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai cao hay thấp nhờ vào vào công tác làm việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào tàng trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác làm việc văn thư cũng như trong công tác làm việc tàng trữ, là sự kết thúc của công tác làm việc văn thư và là tiền đề của công tác làm việc tàng trữ. Chất lượng lập hồ sơ có tác động ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu tàng trữ giao nộp vào tàng trữ cơ quan cũng như giao nộp vào tàng trữ lịch sử dân tộc tỉnh, là một trong những nội dung hoạt động giải trí quản trị nhà nước. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao và chất lượng công tác làm việc của cơ quan, tổ chức triển khai và tạo điều kiện kèm theo cho việc tàng trữ, tra cứu được thuận tiện, thuận tiện, nhanh gọn, đúng chuẩn ; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai .
Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh đã phát hành Chỉ thị số 02 ngày 20/5/2011 về việc lập hồ sơ việc làm và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan, tàng trữ lịch sử dân tộc tỉnh. Như vậy, công tác làm việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ cơ quan đã được pháp luật đơn cử, là cơ sở pháp lý quan trọng bắt buộc những cơ quan, tổ chức triển khai cũng như cán bộ, công chức, viên chức trong khoanh vùng phạm vi tỉnh phải triển khai trong quy trình theo dõi và xử lý việc làm, đồng thời là cơ sở để những cơ quan có thẩm quyền tổ chức triển khai kiểm tra, hướng dẫn về nội dung việc lập hồ sơ và nhu yếu so với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo những lao lý hiện hành .
Kết quả hoạt động giải trí quản trị nhà nước về công tác làm việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan, tàng trữ lịch sử dân tộc tỉnh ; những Sở, ban ngành, những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố đã nhận thức rõ hơn, vừa đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác làm việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào tàng trữ những cấp ; do vậy, đã chăm sóc nhiều đến công tác làm việc này từ việc phát hành hạng mục hồ sơ những cơ quan, tổ chức triển khai chăm sóc, có 42/76 cơ quan, tổ chức triển khai đã phát hành Danh mục hồ sơ ( Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân, Sở Lao động, Thương binh – Xã hội, … ) ; sắp xếp cán bộ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ vào tàng trữ cơ quan đã nhận thức rõ hơn nghĩa vụ và trách nhiệm của mình so với công tác làm việc lập hồ sơ việc làm và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ; từng bước nghiên cứu và điều tra giải pháp và nội dung công tác làm việc lập hồ sơ để thực thi đạt hiệu suất cao .
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư góp vốn đầu tư cho công tác làm việc văn thư, tàng trữ được tăng cường nhiều hơn so với thời hạn trước đây, những cơ quan, tổ chức triển khai đã chăm sóc shopping những thiết bị Giao hàng công tác làm việc lập hồ sơ như : Bìa hồ sơ, cặp ba dây, những văn phòng phẩm khác có tương quan đến công tác làm việc lập hồ sơ từng bước được tăng cường và bổ trợ đáng kể .
Tuy nhiên, qua kiểm tra và khảo sát thực tiễn tại 76/76 cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và 11/11 huyện, thị xã, thành phốvẫn còn nhiều hạn chế, chưa phân phối được nhu yếu trách nhiệm đặt ra. Phần lớn những cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ về việc làm được phân công, theo dõi xử lý, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào tàng trữ cơ quan. Trong những báo cáo giải trình của những cơ quan, tổ chức triển khai và thực tiễn kiểm tra việc lập Danh mục hồ sơ và tổ chức triển khai hướng dẫn việc lập hồ sơ việc làm tại những cơ quan, tổ chức triển khai còn rất hạn chế, chưa đi vào nề nếp và đúng lao lý của pháp lý .
Nhiều Danh mục hồ sơ được phát hành chưa bao quát hết đề mục những nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ theo Thông tư số 09/2011 / TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ lao lý về thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai và Thông tư số 13/2011 / TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của Ủy Ban Nhân Dân những tỉnh, thành phố thường trực Trung ương .
Trong trong thực tiễn, ở những cơ quan đã phát hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thường do cán bộ văn thư, tàng trữ đến tận những phòng, ban để trực tiếp đôn đốc, nhắc nhở và hướng dẫn, nhân viên không hề độc lập thực thi lập hồ sơ. Đối với những cơ quan chưa phát hành được Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ theo cảm tính, không theo đúng nội dung và giải pháp lập hồ sơ đã lao lý. Hiện nay, có nhiều cơ quan coi việc lưu hồ sơ trình ký là đã lập hồ sơ việc làm và quản trị được hồ sơ. Đây chính là văn bản, tài liệu tồn dư, tích đống để lại gánh nặng cho tàng trữ phải giải quyết và xử lý. Quan niệm chung của những cơ quan, tổ chức triển khai vẫn cho rằng việc thiết kế xây dựng Danh mục hồ sơ là việc làm rất là khó khăn vất vả, không hề tưởng tượng trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm. Vấn đề quan trọng là cần phải có chỉ huy cơ quan chăm sóc, chỉ huy kinh khủng công tác làm việc lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị chức năng mình ; so với cán bộ văn thư, tàng trữ phải có kiến thức và kỹ năng trong việc tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan kiến thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, hướng dẫn và tổ chức triển khai triển khai việc lập hồ sơ theo Danh mục .
Tình trạng không lập hồ sơ việc làm hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa phân phối được nhu yếu vẫn còn diễn ra khá thông dụng. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo hạng mục còn gặp nhiều khó khăn vất vả vì đôi khi không nhận được sự hợp tác tích cực từ cán bộ, công chức, viên chức .
Đa số cơ quan, tổ chức triển khai đã thực thi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo lao lý, tuy nhiên vẫn còn 1 số ít cơ quan chưa thực thi chưa trang nghiêm, không đúng theo lao lý của nhà nước. Các tập lưu ở văn thư ( kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký ) được nộp lưu sớm hơn lao lý ( thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp vào tàng trữ cơ quan ) ; trong khi những hồ sơ, tài liệu ở của những phòng, đơn vị chức năng sau 2 đến 3 năm mới nộp, dưới dạng tích đống .Xuất phát từ thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và để tiếp tục thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh và các quy định tại Điều 9, 10, 11 và 12 của Luật Lưu trữ, cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ đề xuất một số giải pháp khắc phục trong thời gian tới như sau:
Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ việc làm và giao nộp hồ sơ vào tàng trữ cơ quan cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền bằng những hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc mở những lớp tập huấn về nhiệm vụ văn thư, tàng trữ. Trước mắt cần tập trung chuyên sâu, thông dụng Luật Lưu trữ, Nghị định số 110, Nghị định số 09 của nhà nước, Thông tư 01 của Bộ Nội vụ về công tác làm việc văn thư, lập hồ sơ việc làm, giao nộp hồ sơ vào tàng trữ cơ quan, quản trị văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn ứng dụng chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính theo Thông tư 01 của Bộ nội vụ .
Nhóm giải pháp triển khai Quyết định số 34/2012 / QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh phát hành Quy định công tác làm việc văn thư, tàng trữ của Ủy Ban Nhân Dân những cấp và những ngành thuộc tỉnh để triển khai lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ hiện hành, tàng trữ lịch sử vẻ vang ; quy trình tiến độ soạn thảo và phát hành văn bản ; quản trị văn bản đi, văn bản đến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác làm việc văn thư, tàng trữ .
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai những chính sách, lao lý về công tác làm việc lập hồ sơ và công tác làm việc văn thư, tàng trữ .
Tổng kết 03 năm triển khai Chỉ thị 02 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về lập hồ sơ việc làm và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan, tàng trữ lịch sử dân tộc theo Quyết định số 307 / QĐ-CTUBND ngày 23/02/2012 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Tỉnh Bình Định để nhìn nhận những hiệu quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm mục đích liên tục tăng cường công tác làm việc lập hồ sơ việc làm, giao nộp hồ sơ vào tàng trữ những cấp và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá thể có thành tích trong việc thực thi Chỉ thị 02 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh .
Nhóm giải pháp kiện toàn tổ chức triển khai và biên chế làm công tác làm việc văn thư, tàng trữ ở những cơ quan, tổ chức triển khai
Nội dung công tác làm việc văn thư được tổ chức triển khai thực thi ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhiệm những việc làm như : Tiếp nhận, ĐK, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và ship hàng việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản ; dữ gìn và bảo vệ và sử dụng con dấu. Các việc làm khác như soạn thảo, phát hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức triển khai công văn lưu và giao nộp hồ sơ vào tàng trữ những cấp. Bộ phận tàng trữ triển khai tích lũy tài liệu, chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu, thống kê, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ trong cơ quan. Như vậy, việc kiện toàn tổ chức triển khai cỗ máy văn thư, tàng trữ chuyên trách cần phải được chăm sóc sao cho tương thích với những nội dung việc làm như trên .
Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lượng cho đội ngũ cán bộ làm công tác làm việc văn thư, tàng trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai
Tiến hành thanh tra rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác làm việc văn thư, tàng trữ chuyên trách cần được thực thi trên cơ sở tiêu chuẩn chức vụ văn thư, tàng trữ đã được pháp luật những văn bản của Bộ Nội vụ .
Lập kế hoạch và tổ chức triển khai giảng dạy, tu dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm cộng tác văn thư, tàng trữ chuyên trách .
Số lượng cán bộ cần đào tạo và giảng dạy mới, đào tạo và giảng dạy lại hoặc cần được tu dưỡng để nâng cao trình độ theo nhu yếu của tiêu chuẩn chức vụ đảm nhiệm .
Nội dung đào tạo và giảng dạy tu dưỡng kỹ năng và kiến thức chuyên ngành văn thư, tàng trữ theo đúng lao lý của pháp lý để cán bộ văn thư, tàng trữ làm tốt tính năng văn thư, tàng trữ mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp, có ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm và lòng yêu nghề .
Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, tàng trữ
Để phân phối nhu yếu trách nhiệm của công tác làm việc văn thư, tàng trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc góp vốn đầu tư để tăng cấp cơ sở vật chất công tác làm việc văn thư, tàng trữ cần phải liên tục tăng cường hơn thế nữa như : Bố trí phòng thao tác riêng không liên quan gì đến nhau, trang bị đủ bàn, ghế thao tác ; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại thông minh ; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp dữ gìn và bảo vệ, căp 3 dây, bìa hồ sơ ; máy điều hòa nhiệt độ ; đồng hò treo tường ; những vật phẩm văn phòng thiết yếu ; kho tàng trữ dữ gìn và bảo vệ tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động hóa, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế … toàn bộ những thiết bị và vật phẩm văn phòng phải được sắp xếp hài hòa và hợp lý và cố định và thắt chặt để dễ sử dụng khi thiết yếu .
Nhóm giải pháp điều tra và nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học trong công tác làm việc văn thư, tàng trữ
Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác làm việc văn thư, tàng trữ ; lúc bấy giờ, hầu hết những cơ quan, tổ chức triển khai mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn bản và 1 số ít cơ quan, tổ chức triển khai trong bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở tài liệu quản trị văn bản đi, quản trị văn bản đến. Trong khi đó, năng lực ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc giải quyết và xử lý văn bản, quản trị văn bản, lập hồ sơ trong công tác làm việc văn thư, quản trị và tra tìm tài liệu tàng trữ chưa được khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện kèm theo quản trị được thông tin ship hàng cho quản trị vừa tiết kiệm chi phí được thời hạn, sức lực lao động và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng ngày càng tăng để nâng cao hiệu suất chất lượng, hiệu suất cao việc làm .Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Xem thêm: Cách sale phone hiệu quả trong bán hàng
Để cán bộ văn thư, tàng trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chủ trương đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, tàng trữ đơn cử như : Chế độ tiền lương, phụ cấp nghĩa vụ và trách nhiệm, chính sách ô nhiễm, nguy hại của ngành Lưu trữ, chính sách tu dưỡng bằng hiện vật so với người thao tác trong điều kiện kèm theo có yếu tố nguy hại, ô nhiễm và chính sách trang bị bảo lãnh lao động là rất là thiết yếu .
Ngoài ra, do đặc thù việc làm yên cầu đội ngũ cán bộ văn thư, tàng trữ phải được sắp xếp không thay đổi và việc phân công trách nhiệm cho cán bộ văn thư, tàng trữ phải rất là đơn cử, rõ ràng tương thích với trình độ để cán bộ văn thư, tàng trữ phát huy hết năng lượng của mình Giao hàng cho việc làm, góp thêm phần đưa công tác làm việc lập hồ sơ việc làm và nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ hiện hành và tàng trữ lịch sử dân tộc tỉnh từng bước ngày càng khoa học, thống nhất, nâng lên một tầm cao mới về công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo đúng pháp luật của Luật Lưu trữ Nước Ta. / .
Minh Lý-Chi cục VTLT (Cập nhật ngày 23-11-2012)
( Cập nhật ngày 23-11-2012 )
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Đào Tạo
