Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho “chuẩn không cần chỉnh” cho doanh nghiệp
Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là một viễn cảnh khó khăn đối với các doanh nghiệp bán lẻ, bán sỉ hoặc kinh doanh thương mại điện tử. Tuy nhiên, “áp lực tạo nên kim cương”, khó khăn và thử thách được tạo ra để ta vượt qua chúng. Tino Group sẽ giúp bạn tìm ra quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho chuẩn nhất qua bài viết dưới đây!
Tìm hiểu về hàng tồn kho
Thế nào là hàng tồn kho?
Hàng tồn kho là một loại gia tài thời gian ngắn của những doanh nghiệp. Chúng hoàn toàn có thể là những nguyên / vật tư thô được mua vào nhằm mục đích tạo ra những loại sản phẩm trọn vẹn mới hoặc là một lượng lớn loại sản phẩm tồn dư được tàng trữ trong kho. Thậm chí, hàng tồn kho còn là những loại sản phẩm vô hình như ứng dụng ví dụ điển hình .
Hàng tồn kho có những loại nào?
- Hàng thành phẩm/chuẩn bị bán: Đây là những sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị bán cho khách hàng của mình
- Nguyên/vật liệu: Được doanh nghiệp sử dụng để tạo ra những sản phẩm mới
- Hàng hóa dở dang: Những sản phẩm mới nhưng vẫn chưa thành phẩm
- Hàng MRO: Các sản phẩm dùng để bảo trì, sửa chữa, vận hành trong quá trình sản xuất
- Hàng dự trữ: Đây là lượng hàng bổ sung được doanh nghiệp giữ lại trong kho để đối phó nếu gặp tình trạng thiếu hụt hoặc nhà cung cấp tăng giá đột biến
Giới thiệu về quản lý và kiểm soát hàng tồn kho
Kiểm soát hàng tồn kho là gì?
Kiểm soát hàng tồn kho là quy trình quản trị mức độ tồn kho của một doanh nghiệp. Quá trình này lê dài từ khi doanh nghiệp còn sở hữu sản phẩm trong kho cho đến khi giao đến người mua hoặc tự giải quyết và xử lý ( mẫu sản phẩm không bán được ) .
Kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình lưu trữ sản phẩm. Đồng thời, hoạt động này còn hỗ trợ bạn theo dõi đơn đặt hàng và duy trì chuỗi cung ứng ổn định hơn.
Thế nào là quản lý hàng tồn kho?
Có thể nói, quản trị hàng tồn kho là một tập hợp lớn hơn của kiểm soát hàng tồn kho, gồm có những tiến trình kinh doanh thương mại bổ trợ và dự báo loại sản phẩm. Mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là bảo vệ loại sản phẩm được tàng trữ đúng nơi, đúng thời gian và đúng số lượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ hoàn toàn có thể quản trị hàng tốt kho hiệu suất cao khi cải tổ việc kiểm soát hàng tồn kho của mình .
Vậy quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là gì?
Quy trình quản trị và kiểm soát hàng tồn kho là một hoạt động giải trí không hề thiếu so với mọi doanh nghiệp. Quy trình này giúp duy trì hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, sản xuất lâu bền hơn và không thay đổi. Đồng thời, đây còn là “ thước đo ” nhìn nhận hiệu suất cao, hiệu suất đáp ứng loại sản phẩm của doanh nghiệp .
Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp
Các bước quản lý hàng tồn kho
Quy trình nhập kho
Bước 1: Xây dựng kế hoạch nhập kho
Trước tiên, doanh nghiệp cần phác thảo một bản kế hoạch nhập kho với rất đầy đủ số liệu, thông tin, mạng lưới hệ thống biểu mẫu, …, thật chi tiết cụ thể. Sau đó, bạn hoàn toàn có thể cùng nhân viên cấp dưới thống nhất lại bản kế hoạch lần nữa và triển khai chuyển giao việc làm .
Doanh nghiệp cần quan tâm, bên cạnh việc phân công trách nhiệm cho từng cá thể, bạn cần đưa ra những giải pháp chế tài, xử phạt những hành vi sai phạm trong quy trình nhập / xuất kho .
Bước 2: Kiểm kê số liệu, thông tin và các hoạt động liên quan
Nhập kho không đơn thuần là việc thu mua mẫu sản phẩm và đưa chúng vào kho. Đây là một quy trình cực kỳ quan trọng trong việc quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần thận trọng khi triển khai những hoạt động giải trí tương quan đến kho hàng như : nhập nguyên / vật tư, mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa bảo dưỡng, … Tất cả mọi thứ khi nhập vào kho phải bảo vệ vừa đủ chứng từ, giấy xác nhận, kiểm kê kèm theo .
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ghi lại những mã đã được cấp khi nhập hàng vào mạng lưới hệ thống quản trị kho hoặc sổ sách kế toán. Điều này giúp quy trình nhập kho diễn ra thông suốt và tách bạch hơn .Bước 3: Sắp xếp hàng hóa
Công đoạn ở đầu cuối trong quy trình nhập kho đó chính là sắp xếp nguyên / vật tư, sản phẩm & hàng hóa vào những khu vực tương thích. Tốt nhất, trước khi nhập hàng, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng khoảng trống tàng trữ theo từng hạng mục để quy trình này được triển khai nhanh gọn hơn. Bước sau cuối giúp hàng tồn kho được sắp xếp một cách khoa học, hiệu suất cao, thuận tiện hơn khi xuất kho .
Quy trình xuất kho
Bước 1: Kiểm kê thông tin, số liệu hàng hóa
Tương tự quy trình nhập kho, khi xuất kho, doanh nghiệp cũng cần bảo vệ rất đầy đủ chứng từ, giấy xác nhận, số liệu, thông tin, … Đồng thời, những mẫu sản phẩm khi xuất kho phải được ghi lại hàng loạt vào mạng lưới hệ thống quản trị hoặc sổ sách của truy thuế kiểm toán .
Bước 2: Kiểm soát hàng tồn kho
Khi cung ứng sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp lưu ý cần kiểm soát số lượng và hạn sử dụng của hàng hóa còn lại trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo đủ số lượng mặt hàng cần thiết cũng như giá trị sử dụng của chúng.
Đồng thời, quy trình này tương hỗ doanh nghiệp thuận tiện so sánh số liệu và phát hiện những sai sót nhanh gọn hơn. Kiểm soát hàng tồn kho cần được triển khai liên tục, thế cho nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể sắp xếp nguồn nhân lực để đảm nhiệm việc làm này .
Bước 3: Lưu trữ chứng từ, sổ sách
Những số liệu, thông tin về lượng hàng xuất kho đóng vai trò rất quan trọng so với việc quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thế nên, bạn cần phân loại và sắp xếp những chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tiếp tục báo cáo giải trình cụ thể về hàng tồn kho để lên kế hoạch thu mua hoặc thanh lý bớt vật dụng không thiết yếu .
4 bước kiểm soát hàng tồn kho
Bước 1: Chuẩn bị
Giai đoạn tiên phong trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho đó chính là chuẩn bị sẵn sàng một bản kế hoạch thật chi tiết cụ thể và khá đầy đủ. Bản kế hoạch gồm có số lượng và thời hạn nhập / xuất mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa. Khâu chuẩn bị sẵn sàng giúp doanh nghiệp update đúng mực thực trạng kho hàng và quy trình sản xuất, kinh doanh thương mại để nhanh gọn bổ trợ thêm nhân sự hoặc dụng cụ tương hỗ ( nếu cần ) .
Bước 2: Kiểm tra tình trạng sản phẩm
Đây là bước không hề thiếu trong quy trình tiến độ kiểm soát hàng tồn kho. Bước này giúp doanh nghiệp kiểm tra được thực trạng sản phẩm & hàng hóa, vật tư thiết yếu cho hoạt động giải trí kinh doanh thương mại .
Người quản kho sẽ triển khai việc làm này định kỳ và liên tục so sánh với sổ sách kế toán, nếu số liệu không trùng khớp phải xử lý nhanh gọn. Đặc biệt, hàng loạt số liệu đã kiểm kê cần báo cáo giải trình lại với cấp trên, cũng như việc làm này phải được triển khai bởi hai hoặc nhiều hơn hai người để bảo vệ tính minh bạch, rõ ràng .
Bước 3: Quản lý hàng tồn kho
Nếu trước đây, quản trị hàng tồn kho luôn là nỗi ám ảnh lớn so với những doanh nghiệp, thì lúc bấy giờ việc làm này đã trở nên “ dễ thở ” hơn rất nhiều. Thay vì phải quản trị kho bằng giải pháp bằng tay thủ công, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng để kiểm tra số lượng sản phẩm & hàng hóa thực tiễn với số lượng sản phẩm & hàng hóa đã ghi trong sổ sách. Bước này giúp người quản kho chớp lấy được tình hình về mẫu sản phẩm của doanh nghiệp .
Bước 4: Tổng kết và báo cáo
Ở bước sau cuối, trách nhiệm của bạn là tổng kết lại sổ sách, xác lập lần nữa số lượng hàng tồn kho, tổng lượng mẫu sản phẩm nhập / xuất trong tháng / năm và kết chuyển số dư cuối kỳ này sang kỳ tiếp theo. Trong khi đó, kế toán cần tàng trữ 1 số ít thông tin quan trọng như : chứng từ, giấy nhập / xuất sản phẩm & hàng hóa và viết báo cáo giải trình tổng kết cuối kỳ để nộp cho cấp trên .
Qua bài viết trên, chắc rằng bạn đã sẵn sàng chuẩn bị “ bật công tắc nguồn ” khởi động tiến trình quản trị và kiểm soát hàng tồn cho doanh nghiệp của mình rồi phải không nào ? Tino Group kỳ vọng bạn sẽ gặp nhiều suôn sẻ và chinh phục thật nhiều đỉnh cao thành công xuất sắc trong tương lai nhé !
FAQs về quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho
Có nên kiểm kê kho hàng thường xuyên không?
Có chứ ! Để bảo vệ tính đúng mực của số liệu hàng tồn kho và duy trì sự cân đối giữa số liệu trong thực tiễn với số liệu trong sổ sách, doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho định kỳ 6 tháng 1 lần .
Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa gì với khách hàng?
– Sản phẩm được cung cấp đến khách hàng nhanh chóng hơn
– Chất lượng sản phẩm luôn được kiểm duyệt trước khi “đến tay” khách hàng
– Nâng cao trải nghiệm tiêu dùng của khách hàngPhần mềm quản lý và kiểm soát hàng tồn kho nào tốt?
Một số phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả:
– KiotViet
– Sapo POS
– Square
– Sales Binder
– Stockpile
– Zhenhub
– Sortly ProNên quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo chuẩn ISO không?
Có! Khi quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo tiêu chuẩn ISO, quá trình lưu trữ, cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp sẽ diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. Đặc biệt, một quy trình theo chuẩn ISO lúc nào cũng nhận được sự tin cậy và ủng hộ của khách hàng.
Mọi vướng mắc và góp ý tương quan, xin vui vẻ liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết cụ thể hoặc Fanpage để update những thông tin mới nhất nhé !
Tinh gọn quá trình – chạm đỉnh lệch giá – Tino Group tự tin sát cánh cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình dài quy đổi số !
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tổng đài miễn phí: 1800 6734
- Email: [email protected]
- Website: www.tino.org
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Mua Bán
