Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần biết – CAT Event
Để một sự kiện được tổ chức hay một chương trình sự kiện được thực hiện. Điều mà chúng ta cần phải quan tâm đến đó là chi phí tổ chức sự kiện. Nhằm giúp khách hàng có thể dự trù kinh phí cho sự kiện một cách đầy đủ và chính xác nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định được những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Để tính toán chính xác các hạng mục cần thiết để phù hợp với chi phí. Cùng CAT Event tìm hiểu về 8 các hạng mục chi phí cơ bản có trong một quy trình tổ chức sự kiện nhé!
1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Đầu tiên nói về cái qua trọng nhất của tổ chức sự kiện đó là địa điểm. Bạn tổ chức sự kiện ở đâu ? Khu du lịch hay trong quy mô công ty ? Hay những địa điểm khác ? Địa điểm là yếu tố quan trọng để người tham gia biết họ làm gì và ở đâu .
Đia điểm được phân loại ra:
- Địa điểm do công ty chuẩn bị ( trong phạm vị công ty, hay công ty xin phép được tổ chức trên địa điểm nào đó).
- Địa điểm thuê: Đây là địa điểm phải trả phí thuê để thực hiện sự kiện ở đây. Thông thường là các khu du lịch hay những nơi chuyên setup cho tổ chưc sự kiện. Đối với những địa điểm này thường mang lại nhiều tiện ích hơn các địa điểm tự chuẩn bị.
Tổng quan lại chi phí địa điểm gồm có
- Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện
- Chi phí về bảo hiểm ( bảo hiểm về an toàn lao động, hay bảo hiểm khi tham gia sự kiện)
- Chi phí thuê cho bãi đỗ xe (nếu có)
Tiêu chí về chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần cũng rất quan trọng trong sự kiện. Địa điểm thuận tiện vận động và di chuyển thuận tiện về toàn bộ những khâu như sẵn sàng chuẩn bị, vận động và di chuyển của khách mời, … Các yếu tố tương quan đến địa điểm .
- Địa điểm thuận lợi khi khách di chuyển đến
- Có bãi đỗ ô tô hoặc phương tiện của khách mời
- Nằm gần các tuyến đường hay mặt tiền để việc vận chuyển công tác chuẩn bị được thuận lợi
- Lối đi vào sự kiện rộng rãi thoáng mát
- Cần có lối thoát hiểm trong trường hợp dự phòng
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
2. Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất
Về phần chi phí sản xuất nguyên vật liệu để sản xuất cũng vô cùng quan trọng. Cần lập kế hoạch chi tiết cụ thể về nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất những phụ kiện trang trí cũng như những dụng cụ Giao hàng cho sự kiện. Phần chi phí này chiếm 10 – 15 % chi phí của sự kiện .Chi phí thuê nhân công xây đắp lắp ráp những khuôn khổ, trang trí, làm thiết bị trang trí đạo cụ cũng là phần không hề thiếu. Việc xem xét kinh phí đầu tư tổng và quy mô của dự án Bất Động Sản để thwucj hiện thuê nhân công một cách hài hòa và hợp lý. Đảm bảo quá trình việc làm cũng như không thuê quá nhiều nhân công khi ít việc để tránh phát sinh thêm chi phí khuôn khổ này quá cao .
3. Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng
Điểm nhấn của sự kiện là gì ở đâu ? Đó là sân khấu của chương trình sự kiện. Nơi diễn ra những hoạt động giải trí về khai mạc ca hát hay san sẻ từ doanh nghiệp điều phải lên sân khấu. Nên góp vốn đầu tư một sân khấu chỉnh chu lôi cuốn là một điều thiết yếu .Phần không hề thiếu đi đôi và làm điển hình nổi bật sân khấu đó là mạng lưới hệ thống đèn và âm thanh. Hệ thống âm thanh ánh sáng góp thêm phần to lớn cho một sự kiện thành công xuất sắc hay không. Ánh sáng giúp bạn lôi cuốn ánh nhìn. Âm thanh tốt giúp bạn lôi cuốn người nghe tốt hơn. Với khuôn khổ này góp vốn đầu tư chi phí cho một mạng lưới hệ thống Led tốt và giàn âm thanh chuẩn sẽ mang lại hiệu suất cao hơn mong đợi .Sân khấu và âm thanh ánh sáng được xem là yếu tố quang trọng và thiết yếu trong một chương trình sự kiện. Chi phí này thường chiếm khoảng chừng 30-60 % tổng chi phí của sự kiện .
Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng4. Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện
Hạng mục tiếp theo trong list chi phí đó là tiệc cho sự kiện. Tùy vào nhu yếu người mua mà đơn vị chức năng tổ chức đưa ra những lựa chọn tốt nhất về mặt chi phí cũng như chất lượng. Có thể lựa chọn về thực đơn, đơn vị chức năng phân phối như nhà hàng quán ăn hay quán ăn …Lựa chọn theo quy mô tổ chức ví dụ như tiệc nhẹ trà chiều, hay Búp Phê hay là đãi tiệc theo món hoặc nhà hàng quán ăn sang chảnh .Nếu những chương trình có dùng tiệc thì đây cũng là phần chi phí không hề nhỏ trong chương trình, giao động từ 30-50 % tổng chi phí của sự kiện .Ngày nay với phong phú mô hình thực đơn cho từng sự kiện riêng không liên quan gì đến nhau. Các buổi tiệc nhẹ, trà hay buffer là lựa chọn số 1 cho phần tiệc trong sự kiện. Với khuynh hướng sống xanh – sống sạch thực đơn của những buổi tiệc nhẹ thường thì nên ưu tiên những loại thực phẩm tốt cho sức khỏe thể chất, những loại thực phẩm sạch. Hạn chế những loại thực phẩm không tốt cho khung hình nhất là thức ăn nhanh những loại thực phẩm chiên rán. Nên ưu tiên thực đơn có nhiều loại hoa quả sạch và tươi ngon .
5. Chi phí nhân sự trong chương trình
Để hoàn toàn có thể tiết kiệm ngân sách và chi phí chi phí như MC, PG, PB, … doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng ngay nhân viên cấp dưới của mình để tiếp đón những vị trí đó .
Trường hợp doanh nghiệp không thể sử dụng nhân viên của mình, doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ đó từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện của mình. Trên đây là một số chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà các doanh nghiệp nên biết. Để có một chương trình sự kiện ấn tượng, ý nghĩa, hãy liên hệ ngay với CAT Event nhé!
Chi phí nhân sự trong chương trình
6. Phí quản lý tổ chức sự kiện
Để sự kiện đúng quy trình tiến độ, hạn chế tối đa rủi ro đáng tiếc cần có 1 vị trí quản trị hoặc một đơn vị chức năng chuyên trách. Chi phí quản trị là một khuôn khổ thiết yếu và không hề bỏ lỡ trong tổ chức sự kiện .
Đây là chi phí để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Phí quản lý thường được tính theo đơn vị phần trăm, chiếm từ 3-10% trên một chương trình sự kiện
Xem thêm bài viết hay:
Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện?
7. Chi phí cho các tiết mục giải trí
Hầu hết những sự kiện lúc bấy giờ đều có những tiết mục vui chơi giúp kiểm soát và điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự tự do cho người tham gia. Với những tiết mục vui chơi, doanh nghiệp cần chú ý quan tâm đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người màn biểu diễn, diễn thuyết .Chí phí những hoạt động giải trí vui chơi doanh nghiệp cần trao đổi trước với nhà tổ chức sựu kiện về kinh phí đầu tư để chúng tôi tư vấn những giải pháp tốt nhất .
Chi phí cho các tiết mục giải trí
8. Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ
Mọi sự kiện dù có lên kế hoạch kỹ lưỡng thế nào đều có những phát sinh giật mình không lường trước được. Vì vậy khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng trước một khoản riêng cho những chi phí phát sinh giật mình .Đối với việc lập một khoản chi phí cho những sự cố và trường hợp khẩn cấp, lúc bấy giờ chưa có một số lượng đơn cử nào hoàn toàn có thể vận dụng đúng mực cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị chức năng tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho những sự cố giật mình nên chiếm tối thiểu 5 % – 10 % tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện .. chi phí dành cho rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể được kiểm soát và điều chỉnh cho tương thích trong từng trường hợp .
Trên đây CAT Event đã chia sẻ 8 chi phí cần thiết và cơ bản trong một kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm góp phần giúp doanh nghiệp nắm rõ về các hạng mục cũng như phí từ đó cân nhắc các chi phí tổ chức để có một sự kiện thành công tốt đẹp với mức phí phù hợp. Ngoài 8 hạng mục chi phí trong tổ chức sự kiện nêu trên nếu bạn còn biết thêm loại chi phí nào trong tổ chức sự kiện mà chúng tôi chưa nêu. Hãy liên hệ chúng tôi bổ sung để góp phần mang lại chất lượng về nội dung cũng như trải nghiệm tốt về kiến thức cho người đọc bạn nhé!
5/5 – ( 2 votes )
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Du Lịch
