Cẩm nang quản trị kho hàng – Tài liệu text
Cẩm nang quản trị kho hàng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (37.99 MB, 393 trang )
Bạn đang đọc: Cẩm nang quản trị kho hàng – Tài liệu text
PHAN THANH LÂM
CẤM NANG
KHO HAN G
NHÀ XUẤT BẢN PHỤ NỮ
T s .
PHAN THANH LÂM
CAM NANG
QUANJRI
KHO HANG
NHÀ XUẤT BẢN PHỤ NỮ
Cuốn Cẩm nang quản trị kho hàng được chuyển giao bán quyền
theo hợp đồng giữa tác giả Phan Thanh Lâm và Nhà xuâ’t bản
Phụ Nữ. Được báo hộ tất cả các quyền trong thòi gian hợp đổng
có hiệu lực.
Lời nói đầu
Bạn tù ng quản lý kho hàng, những vấn để thường làm bạn
trăn trở là làm thế nào tô’ chức sắp xếp kho hàng một cách
khoa học, dễ thây – dễ lấy, hàng xêp không bị ảnh hướng
lẫn nhau làm kém phẩm chất, hạn sử dụng của từng loại;
những qui định về quản lý xuâ’t nhập kho; những phương
pháp kiểm soát – kiểm kê, cùng những biện pháp quản trị
rủi ro thếnào để hạn chê’những tổn thất thâp nhất
Quyến sách “Cẩm nang Quản trị kho hàng” được trình
bày bởi Tiên sĩ Phan Thanh Lâm, trên cơ sở thực tiễn qua
quá trình trực tiếp công tác, nghiên cứu, tư vấn đào tạo cho
các trường Đại học, các doanh nghiệp hội viên VCCI, Viện
Logistics Việt Nam và các tổ chức khác, phần nào đúc kê’t
một số vân đề mà hầu như nhà quản trị kho hàng nào
cũng gặp phải, như:
• Chức năng — nhiệm vụ của công việc quản lý kho
• Tô’ chức hệ thòng kho hàng• Thể thức nhập xuât kho
• Hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quán hàng hóa
• Phương thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút
• Những quy tắc trong vận hành quản trị kho hàng
• Quản lý hành chính kho hàng
• Hiệu qủa kinh tế trong quản lý kho
• Quản trị rủi ro trong quản lý kho (Bãi, Kho kệ,
Container).
Hy vọng quyến sách này sẽ là tài liệu tham khảo có ích cho
các bạn sinh viên, những nhà nghiên cứu giảng dạy và đặc
biệt cho nhũng đổng nghiệp đang trực tiếp thực hiện công
tác quản trị kho hàng.
Dùtácgiảcónhiểucơhộitraođổikinhnghiệmvóilãnhđạocác
doanh nghiệp trong quá trình tư vân góp phần mang lại
tính thực tiễn cao cho quyển sách, song vẫn không tránh
khỏi những kiên thức chủ quan. Do đó, tôi tin rằng tác giả
sẽ rất hân hạnh đón nhận các ý kiên đóng góp quí báu từ
phía độc giả, các đổng nghiệp và chuyên gia trong lĩnh vực
quản lý kho hàng hầu cho việc tái bản được hoàn thiện
hon. Đó cũng là hạnh phúc nghề nghiệp cứa người cầm
bút!
Trân trọng.
Tiến sĩ Bùi Quốc Nghĩa
Viện trưởng Viện Logistics Vietnam
Lời tri ân
Tôi xin tri ân các doanh nghiệp, các Viện, các trường Đại
học mà tôi cộng tác và tư vân đã nhiệt tình tạo điều kiện
cho tôi hoàn thành chuyên đề này.
Tôi xin tri ân các tác giả mà tôi có trích đoạn tham khảo
trong tài liệu này, vì không có điều kiện thư riêng đểxin phép và cám ơn, xin nhận được sự cảm thông vì sự
nghiệp giáo dục chung.
Tôi xin chân thành cám ơn ông Quach Christ – TGĐ
Công ty 3A (Abbott) và Cty AAA (Johnson & Johnson),
ông Đặng Lê Nguyên Vũ – TGĐ Cà phê Trung Nguyên,
Chủ tịch HĐQT & TGĐ Cty MBC, ông Võ Văn Đức (TGĐ
Công ty Bao bì giây carton, cô Nguvễn Thị Thanh (Viện
Logistics Việt Nam), ông Hà Anh Duy (GĐ CN Vimedim
tại Đà nẵng), ông Lê Đình Hải Sơn (GĐ Đào tạo Trung
Nguyên), bà Trần Thị Lệ, bà Phan Bạch Tuyết, bà Phan
Kim Loan, cô Trịnh Thị Quí Anh, Joy Phan, Felix Phan
đã động viên tinh thần tác giả hoàn thành tác phẩm này.
Xin chân thành cám ơn tâ’t cả và chúc độc giả thành công
như kỳ vọng.
Tác giả: Phan Thanh Lâm
Email,
Kính dâng lên hương hổn cha mẹ
Người đã nuôi con khôn lớn và giáo dục con nên người.
Chương
CHỨC NÃNG-NHIÊM VỤ
CỦA VIÊC QUẢN LÝ KHO
• Chức năng – nhiệm vụ
• Các yếu tố lựa chọn địa điểm thuê kho
hay xây dựng kho
• Cấu trúc nhà kho và chi phí
• Dạng hàng chứa trong bãi
• Dạng hàng chứa trong kho
• Công việc hằng ngày
• Tổ chức nhân sự
CHỨC NĂNG-NHIỆM vụChức năng chính của nhà kho là:
• Tiếp nhận hàng hóa
• Tổn trữ và bảo quản hàng hóa
• Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay
đến nơi sử dụng
Mục Đích Của Quản Lý Kho
1. Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuôhg câp, mau hỏng.
2. Tổn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiêu hụt các
chi tiê’t hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục.
3. Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuâ’t
kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng
hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng, tập kêt hàng hóa cho đủ
để tập trung xuất khẩu.
4. Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh
doanh với ít tốn kém chi phí.
5. Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuâ’t giúp cho việc
kiểm soát khi cần thiết.
6. Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối.
Bằng một hệ thống quản lý kho hàng và hàng dự trữ hiệu quả, một
số thuận lợi sau đây có thể đạt được:
1. Ngăn ngừa sự thiêu hụt và quá tải cúa kho hàng.
2. Ngăn chặn sự tổn kho hàng hóa quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời.
8 ĩ TS. PHAN THANH LÂM
3. Tiết kiệm chô trông đê tăng sức chứa trong kho hàng, tiết kiệm
sức lực của nhân viên bôc xếp.
4. Giảm chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử
dụng thiết bị nhân sự trong việc bôc dỡ hàng.
5. Giảm sử dụng sô’tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cần
thiết tại một thời điếm nào đó.
6. Sự cải thiện trong phục vụ làm hài lòng khách hàng đêh liên hệgiao nhận hàng.
7. Mở rộng bộ phận kiểm soát từ nhân sự đến tài sản.
8. Cập nhật thông tin kịp thời phục vụ công việc kinh doanh.
Quản lý kho hiệu quả sẽ cung cấp kịp thời các công việc sau:
1. Xuâ’t nhập hàng hóa, ký nhận nhập xuất hàng vào hóa đơn hay
Phiêu xuất nhập hàng cho người giao nhận – kê’hoạch làm việc
trong ngày và dự đoán các nhu cầu sắp tới.
2. Thực hiện bản báo cáo hằng ngày bao gổm số tổn kho và giá trị
hàng tổn
3. SỔ sách ghi chép kiếm kê với các ghi chú về tình trạng kiểm kê
thừa thiêu, rách vỡ, chậm trễ trong vận chuyển.
4. Tình trạng bốc xếp của đội công nhân, xe nâng bốc dỡ hàng.
5. Vân đề hiệu quả kho là khai thác sức chứa hàng hóa so với chi
phí thuê kho.
CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 9
Điều kiện đê kho hàng hoạt động hiệu quả
Một nhà kho phải có:
1. Hệ thống điện
Hệ thống điện phải tùy thuộc vào bản chất công việc nhà kho mà
bố trí đèn sao cho thích hợp. Trang bị hệ thống đèn chiếu sáng quá
ít có thể không tốt vì ít nhâ’t sẽ gây ra sự mất mát về năng suâ’t lao
động như là mất thời gian tìm kiêm hàng hóa. Nên đáp ứng ánh
sáng đầy đủ cho buổi làm việc xê’chiều hoặc sáng sớm hay nhũng
buổi trời mưa tối trời và toàn bộ nhũng vùng xung quanh phía
ngoài cửa cần được chiêu sáng tô’t vào ban đem, hầu phát hiện kẻ
cắp và kẻ phá hoại. Việc cháy kho trong thời gian qua cũng phẩn
nào do dây dẫn điện quá cũ hay không đúng với sức điện tải.
2. Hệ thông ánh sáng
Ánh sáng tự nhiên cần phải được tận dụng tối đa. Trong hầu hết
các nhà kho, các quầy kệ và giá được đặt dọc theo tường và vì thê’các cửa sổ bên hông phải ở một độ cao sao cho ánh sáng từ đó
không bị che chắn bởi những đổ vật này. Ánh sáng từ trần nhà hầu
như là rất cần thie’t trong nhũng nhà kho lớn, và cách sử dụng tốt
nhất có thể làm được từ mái nhà là lắp đặt kính dày hay mica dày
(lắp kính cũng râ’t phù hợp với cửa số bèn hông). Trong chừng mực
áp dụng được, việc bố trí khu vực nhà kho cần được sắp xếp để các
lôi đi có thể tận dụng được ánh sáng tự nhiên. Phải có đủ cửa mở
đế đảm bảo đủ thông gió, và tất cả những chô mở phải có thể gài
lại được một cách an toàn.
Về ánh sáng nhân tạo, việc lắp đặt cần phải được thiết kế theo sự bô’
trí của các vật chứa và có chụp đèn để có được lượng ánh sáng tối
10 i T5. PHAN THANH LÂM
đa chiếu vào các khu vực và ngăn quầy kệ trong nhà kho.
3. Hệ thông thoát hiểm
Mối nguy hiểm về lửa là một trong những rủi ro chính của nhà
kho, nên việc bắt buộc cung câp một hệ thống thoát hiểm là hết sức
cần thiết, đặc biệt là khi nó có nguyên liệu dễ bắt lửa được lưu trữ
trong nhà kho.
4. Hệ thống sưởi ấm
Trong phần lớn các nhà kho, cần có các thiết bị sưởi âm. Có nhiều
loại thiết bị sưởi ấm, những loại sử dụng hơi nước hay nước nóng
áp suất cao có lẽ là phù hợp nhâ’t, những máy sưởi bằng quạt treo
trên mái nhà thường được lắp đặt vì ít ánh hưởng nhât đến sự bô’
trí của nhà kho.
Loại hệ thông sưởi âm được lắp đặt phần lớn tùy thuộc vào nơi
mà nhà kho tọa lạc và tùy thuộc vào vật liệu được lưu trữ. Các nhà
kho ở phía Bắc, dĩ nhiên cần hệ thông sưởi ấm hoàn toàn, trong khi
nhũng nhà kho ớ phía Nam không cần nhiều. Một vài loại vật liệu
không nên lưu trữ ở nhiệt độ thâp. Để lưu trữ những vật liệu này
phù hợp, có lẽ cần hệ thống làm nóng hoàn toàn. Một lưu ý khácnữa là khả năng sản phẩm bị hủy hoại do sự thay đôi nhiệt độ (có
thể làm sản phẩm “đô mổ hôi”), làm cho nước ngâm vào và làm hư
hại những sản phẩm được lưu trữ. Sự thông gió và ngay cả điều
hòa nhiệt độ là những bộ phận an toàn đối với những vân đề này.
5. Hệ thông thông gió
Cũng giống như hệ thống sưởi, những yêu cầu của hệ thống thông
gió phụ thuộc vào vùng miền mà nhà kho đặt tại đó. Ở những
vùng có khí hậu nóng thì hệ thống thông gió phải chăm sóc cẩn
CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 11
thận hơn những nơi có khí hậu lạnh. Sẽ loại bỏ được những khí thải
từ năng lượng khí gas nếu bên trong nhà máy có trổng cây xanh.
Hơi khói cũng là môi nguy hiểm (hơn sự không thông thoáng về
không khí), nhưng cả hai sẽ được giải quyết nếu lắp đặt hệ thông
thông gió. Trong một sô’ trường hợp đặc biệt, ví dụ như khi hàng
trong kho là chất dễ nổ; hóa châ’t hay có những sản phẩm tự nhiên
hoặc những vật liệu khác đặc biệt dê bị hư hỏng, cần phải có một
hệ thống máy điều hòa không khí với bộ điều khiển nhiệt độ và độ
ẩm. Hệ thống thông gió lúc nào cũng mát phù hợp vói nhiệt độ của
hàng hóa chứa trong kho.
6. Điểu hòa không khí
Ngày nay gần như tất cả những văn phòng đều được trang bị máy
lạnh. Những người lao động cần có nó và thiêu nó thì có thê là
nguyên nhân làm cho năng suất làm việc không cao. Nếu hệ thống
máy lạnh được cung câp nó sẽ được thiết kế tủy theo nhu cầu của
văn phòng. Những trang thiết bị không phù hợp sẽ là nguyên nhân
gây nên sự không hài lòng ở công nhân. Nêu dự trữ hàng điện tử,
hàng thực phẩm, hàng rau quả, hàng thủy hải sản thì hệ thông
lạnh hoặc mát trong kho là tối cần thiết.
7. Hệ thống thông tin liên lạc
Điện thoại và loa phát thanh là hệ thống liên lạc râ’t cần thiết, kếtnôi văn phòng với nhà kho là yêu tô’ quan trọng tạo nên hiệu qua
của quản lý kho hàng.
8. An ninh
Nhà kho là mục tiêu đầu tiên của kẻ trộm. Những cái khóa, đèn,
hàng rào tô’t và một sô’ ít cửa sổ (đặt ờ nơi cao của nhà kho hoặc
12 I TS. PHAN THANH LÂM
ớ nóc nhà kho) được thiê’t lập là có thể ngăn chặn được bọn trộm.
Thuê dịch vụ đội bảo vệ tuần tra hoặc những hệ thông chuông báo
trộm có thể là tốn nhiều tiền. Một nhân viên bảo vệ làm việc 24/24
là bảo đảm nhâ’t. Thiết kế hệ thông báo trộm sẽ ngăn chặn được
bọn trộm vào bên trong kho, nói chung chi phí sẽ ít hơn chi phí cho
đội tuần tra tư nhân hoặc bảo vệ.
9. Phòng nghỉ
Một vài thiết kê’được lắp đặt cho phòng nghỉ của công nhân có thể
như sau:
• Có chỗ để đổ đạc cho công nhân.
• Phải cung câp nhà nghỉ cho nam và cho nữ ờ hai khu riêng biệt
dù kho có nhỏ.
• Phải có buồng thay quần áo trong phòng vệ sinh nữ.
• Phòng nghỉ của người thủ kho phải có khóa.
• Phải cung câ’p phòng nghỉ cho lãnh đạo khác với khu phòng
nghỉ của công nhân.
• Có sự thông gió tốt cho phòng nghỉ.
10. Máy nước lạnh
Nguồn nước uống phải được lắp đặt xuyên suốt nhà kho. Nếu
nhiều người phải mâ’t một đoạn dài đi bộ mới tới được chỗ lây
nước thì thời gian sẽ bị lãng phí và sẽ ảnh hưởng đến năng suất
công việc. Năng lượng điện để cung câp cho máy nước lạnh phải
thường xuyên để có thể cung câp nước lạnh từ một vòi và một vòi
khác cung câ’p nước nóng. Theo cách đó thì sẽ thưận tiện để phacà phê hay trà một cách nhanh chóng, cần có một vài tủ lạnh nhỏ
CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG ỉ 13
đế giữ sữa, kem và chai nước uống. Một cái máy làm lạnh kết hợp
như thê’sẽ phục vụ tôt cho nhà kho hoặc cho một đơn vị bộ phận
của nhà kho lớn.
11. Phòng ăn trưa
Nên cung câp phòng ăn trưa cho nhân viên văn phòng và công
nhân nhà kho. Nên tạo điều kiện cho công nhân đi từ nơi làm việc
đến nơi giải lao và đến chỗ ăn trưa của họ. Phòng có thể nhỏ nhung
nên sạch sẽ, thoải mái, ánh đèn điện sáng và thông thoáng và ấm
nêu trời vào đông. Máy làm lạnh kết hợp vừa nói ở trên thì thích
hợp với phòng ăn, nêu nhà kho có một lượng nhân viên lớn.
12. Máy vi tính xử lý sô liệu xuất nhập kho
13. Văn phòng kho
Cần có văn phòng và hàng rào cần thiết, sát ngay với bãi nhận và
giao hàng để nhân viên giữ kho chịu trách nhiệm xử lý, kiểm tra và
ghi chép hàng hóa ra vào. Hình thức xây dựng tốt nhất cho nhũng
văn phòng nội bộ của nhà kho là ngăn phòng bằng ván ép hay tôn
tráng kẽm có thể di chuyển được để trong trường hợp cần phải
thay đổi vị trí trong tương lai để đáp ứng những phát triển chưa
thể thây được.
14 I TS. PHAN THANH LÂM
Ví dụ một văn phòng kho:
Kho hàng
Nơi
khách
hàng
giao
chứng từ
LTHS: lun trữ hổ sơCẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1 15
CAC YEU TO Ll/A CHON DjA DIEM THUE KHO
HAY XAY Dl/NG KHO
Moi he thong kho hang phai dugc thiet ke phu hop de phuc vu
nhung nhu cau ma no dugc sir dung va nhung diem sau phai dugc
xem xet truoc khi quyet dinh.
• Chgn vi tri kho hgp ly de tiet kiem dugc chi phi trong van de
san xuat va luu thong phan phoi. Vi tri nha kho nen gan trung
tarn thuan lgi cho viec phan phoi neu la kho kinh doanh. La noi
phai co mot khong gian thich hop cho muc dich du dinh, voi
khoang khong phu hgp voi phuong tien hoc do hang va mot
vai du phong phu cho su mo rong trong tuong lai.
• Cac dieu kien dia ly: Neu giao thong dudng bo la phuong tien
chinh thi noi do co gan duong quoc 16 hay duong Ion khong?
Co duong bo ra vao tot de xe tai va nhung phuong tien khac lay
hang dua di va dua hang den ma khong co ket xe qua muc anh
huong vong quay xe cho hang hay khong? Kho phai gan dudng
lien tinh de co the lien lac voi nhieu noi hoac nude khac va
khong nen d trong mot khu vuc ma giao thong bi ket cung. Phai
gan khu cong nghiep neu la hang san xuat, gan khu thuong mai
neu hang phuc vu kinh doanh. Neu thuong xuyen xuat nhap
qua he thong xe lira, tau dien thi kho nen dat gan cac tram do.
Neu xuat nhap khau qua cang bien, nha kho nen phai dugc
bo’ tri cho d gan hai cang. Dieu quan trgng la tinh toan cu ly di
chuyen sao cho hop ly it ton kem, han che gan khu vuc dan cu
de phong hoa hoan.
• He thong dien nude, he thong cong ranh thoat nude tot trong
khu vuc va va khong qua xa nhung dich vu cot yeu nhu dien
16 I TS. PHAN THANH LAM
nước và thông tin liên lạc hoàn chinh.• Lựa chọn nhà kho thích hợp với nhu cầu và không nên là một
nơi quá đắt. Để bắt đầu, cẩn phải xóa bó những ý nghĩ sai lệch
như: nhà kho là một phòng rộng và trông rỗng. Điều này chỉ
dẫn đến thất bại. Cần phải cân nhắc kỹ càng và các kỹ sư cần
phải chỉ đạo thiết kê’nhà kho giống như thiết kế “sản phẩm”.
Những yêu tố như việc chọn lựa vị trí, công trình xây dựng
và những chi phí điều hành cần phải được gắn kê’t lân nhau.
Những nơi đặt phương tiện sản xuâ’t sẽ được thiết kê’để nhấn
mạnh hiệu quả của tiên trình sản xuâ’t, nhà kho cũng sẽ được
thiết kê’để nhân mạnh hiệu quả câ’t giữ hàng hóa, quá trình tiến
hành công việc mua bán và gia công hàng hóa theo yêu cầu.
Mục tiêu là khác nhau nhưng cách thức và những yêu tố cần
thiê’t để xem xét là giống nhau.
• Xác định nhu cầu của kho có thể thay đổi theo vụ mùa, thời vụ,
thường phụ thuộc vào:
Loại hàng hóa chứa trong kho.
Ghi nhận con sô’ khả năng kho có sức chứa là bao nhiêu tấn
hay khả năng chứa bao nhiêu thể tích.
Mặt hàng thuộc loại nào, kích cỡ ra sao để định khu vực và
đóng các khung kệ cho phù họp.
Các nhiệm vụ kho phái thực hiện như kho dịch vụ, kho sản
xuâ’t, kho kinh doanh, kho đông lạnh
Thời gian tổn kho trung bình của hàng hóa trong kho.
Chiểu cao của kho cũng tùy thuộc vào mặt hàng, nếu mặt
hàng là nông sản mà trần kho thâ’p và nếu hệ thống thông
gió kém sẽ làm ảnh hưởng đê’n châ’t lượng nông sản.
CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1 17
Các dụng cụ và thiê’t bị bốc xêp hàng hóa (công nhân bốc xếp
thủ công – xe nâng – cần cẩu – băng tải chuyền hàng tù’ xe
tải vào trong kho hay nguợc lại), làm tăng luợng hàng vậnchuyển so vói thời gian, pa-lét đế kê hàng
Cân nhắc các phu ong tiện bốc xếp cho phù hợp với đối
tượng hàng hóa như dùng bốc xếp, xe nâng, cần cẩu đê
trang bị hay tuyển dụng nhân sự bôc xếp cho thích hợp.
Huân luyện nghiệp vụ nhân viên từ thủ kho, kê’ toán kho,
bốc xếp
Việc xử lý số liệu xuất nhập kho làm bằng tay hay là sử dụng
máy vi tính là hiệu quả.
THUÊ NHÀ KHO HIỆN CÓ
Nêu trường hợp đi thuê kho thì thường kho được đặt trong những
căn nhà cũ. Thậm chí nêu ban đầu nó được thiết kê’làm nhà kho
thì chắc chắn nó đã trở nên lạc hậu và không thích hạp cho các
phương tiện hiện đại. Nhung trong nhiều trường hợp, các tòa nhà
đang sử dụng ban đầu được dự tính làm cho mục đích khác và lại
được sử dụng đế làm nhà kho với sự thích ứng tối thiểu. Điều này
thì không thỏa mãn nhưng có thể không tránh được, và vì thế cần
phải cân nhắc có thê làm được gì để cải thiện các tiện nghi khi mà
một nhà kho mói không thể có được. Do đó cần phải lưu tâm đến
các vân đề sau:
Lối vào. Cửa được đặt ở vị trí và có đủ chiều cao cho xe đi vào nhà
kho để có thể dỡ và bốc hàng gẩn nơi chứa hàng và có thể tận dụng
tất cả các thiết bị xử lý sẵn có.
Cấu trúc. Những tòa nhà cũ thường có một hay những khuyết
điểm sau:
18 I TS. PHAN THANH LÂM
• Mái nhà quá cao và không có cách nhiệt hoặc mái nhà quá thấp
làm kho rât nóng khi vào mùa hè.
• Khi có những tầng kệ trên, lối đi chật hẹp, thường chỉ có một
cái thang để khi cần leo lên bốc hoặc dở hàng không an toàn.
• Kho bãi rất tồi. Đây là một lỗi thường xuyên xảy ra; nhiều nểnnhà cũ đã bị mòn và lồi lõm và qua nhiều năm đã làm cho bề
mặt trở nên hoàn toàn không phù hợp cho phương tiện vận
chuyến có bánh xe. Các sàn nhà bằng bê tông cũ thường không
đủ cứng và không được bảo dưỡng và có thể gặp phải sàn đất.
Có lẽ đặc điểm không đáp ứng được nhất của nền nhà của
những khu nhà cũ là thường có nhũng nền nhà cao thấp khác
nhau, có những bậc giữa chỗ này và chỗ kia (ổ gà lồi lõm); điều
này râ’t bất tiện cho xe đẩy bằng tay hay xe nâng.
• Ánh sáng tự nhiên không đủ, đây là lỗi rất phổ biên. ít khi có
đủ cửa sổ; những cửa sổ đã có thì hường quá nhỏ và quá xa, và
thường được chia thành nhiều ô vuông chẳng những làm hạn
chế ánh sáng mà còn khó làm vệ sinh. Thường thì không có ánh
sáng tự nhiên từ mái nhà.
• Có những kiên trúc bên trong không cần thiết như nền móng
cũ, những căn phòng nhỏ hay những hàng rào. Điều này đặc
biệt rõ ràng khi khu nhà nguyên thủy được thiết kê” cho mục
đích khác, ví dụ như là xưởng đúc hay xưởng làm việc. Một
nhược điểm thông thường là các thùng và kệ chứa đã được xây
bằng gạch.
Với mái nhà cao, nó có thể được tận dụng không gian bên trên
bằng cách làm thêm một tầng kệ nữa và cách nhiệt bằng cách lót
bên dưói mái nhà bằng tâm cách nhiệt hay tâm lót phù hợp khác.
CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG I 19
Ớ tầng trệt, những nền nhà xâu gây ra sự di chuyển chậm trễ, tai
nạn, chât hàng khó khăn và hạn chế việc sử dụng thiết bị xử lý hiện
đại. Điều này có thể khắc phục bằng cách làm lại nền nhà mới bằng
bê tông. Ánh sáng tự nhiên không đủ có thể cải thiện bằng cách đặt
kính trên mái nhà nêu cấu trúc nhà cho phép, mở rộng và nâng các
của sổ hai bên. Những bức tường hay những vách ngăn không cần
thie’t rõ ràng là sự trở ngại thường được bỏ đi không mây khó khănmiễn là nó không ảnh hưởng đến cấu trúc chính của căn nhà.
CẤU TRÚC NHÀ KHO VÀ CHI PHÍ
Dù nhà kho được thưê hay tự xây dựng hoặc mua lại thì một số vấn
đề liên quan đến chi phí sẽ được tính đến.
• Nêu được thuê; giá thuê sẽ rẻ nếu thuê dài hạn, chỉ cần lưu ý là
kho được đặt ở vị trí thuận lợi cho việc sắp xếp hàng vào kho và
có khả năng phát triển tốt trong thời gian dài hay không.
• Nếu nhà kho tự xây dựng thì cân nhắc trên vôh ban đầu xây
dựng và lưu ý đến những điểm sau:
a. Giá đất
Tâ’t cả những giá đâ’t bao gổm chi phí cho những việc hiến nhiên
như: phí đo đất đai, phí san bằng đâ’t và phí chi trả cho công
nhân, phí giải tỏa mặt bằng (di dời những tòa nhà), phí xây
dựng đường cho xe chạy, nơi đậu xe và đường để đi bộ
b. Luật xây dựng
Khu nhà kho có thể được thiết kê’phù hợp đế chia thành từng
khu vực, giới hạn của công trình là gì? Chiều cao của nó có vượt
quá yêu cầu hàng chứa hay không? Có phù hợp với luật kiểm
20 I T5. PHAN THANH LÂM
soat an toan, ve sinh va phong chua chay no? Nhung yeu cau
dac thu cua dia phuang va nhung dieu can tranh la gi? Cung
can lun y them ve qui hoach cua dia phuang.
c. Chi phi thiet ke va xay dung
Dieu kho khan cua viec thiet ke nha kho la phai xac dinh dugc
kich thuac cua toa nha. Toa nha se dugc thiet ke de sir dung
dugc tir 30 den 60 nam. De co gia canh tranh tot nhat, phai co it
nhat 5 nha thau du thau de lam can cu vung chac de so sanh va
xac dinh gia ca.
Luu y khi thiet ke toa nha sao cho linh dong thich ting voi moi
hoat dong. Nha kho dugc thiet ke giong nhu mot loai san phamco the se tro nen loi thdi neu thi truong thay doi. Mot thiet ke
toan dien thi chi phi se khong ton nhieu va no se cung cap su an
toan de chua lai su loi thai. Mot dieu quan trgng hon la nhung
yeu cau ve ton tru nen dugc can nhac de de phong su loi thai
trong nhung nhu cau hien tai va tuang lai nhu la yeu cau ve van
chuyen hang bang xe lira. Neu san pham trong nha kho dugc
giao nhan bang phuong tien van chuyen bang xe lira thi nha
kho nen co dudng sat (rail).
Cau true thiet ke cua khung nha kho tuy thuoc vao viec no chi
chiu trgng lugng cua toa nha thoi hay la du kien chiu ca can
true, xe nang, bang tai hay dudng sat. Doi vdi can true chieu cao
toi thieu cua mai hien de ra la khoang 8 met de dam bao du cho
de sap xep vat tu d dubi moc can true, va cau true cua nen kho
phai du cung de chiu dugc ca can true va tai trgng toi da cua no.
Doi vdi nhung nha kho khong sir dung thiet bi nang, do cao cua
can nha phai du de sir dung lam vat chua hai lap, co nghia la toi
CAM NANG QUAN TR| KHO HANG S 21
thiểu 4-5 mét kể từ mái hiên de ra. Vân đê’ chiều cao cần được
cân nhắc kỹ lưỡng bởi vì chiều cao của căn nhà có thế tăng lên
vài mét trong khi chi phí không tăng lên theo tỷ lệ tương ứng.
• Chiều cao kho tùy thuộc hàng chứa bên trong có thế lên tới
20 m, với mức trung bình 5 – 6 tầng kệ.
• Diện tích mái che giữa lOOOm2 và 4000m2, khu vực mái che
càng lớn thì chi phí xây dựng càng tốn kém.
• Sự khác nhau của khoảng không gian trống của mỗi tầng kệ
được thay đổi do thể tích của những hàng hóa tính bằng mét
khối.
• Sắp xêp các quầy kệ hàng phải có khoảng không gian trống
cho việc di chuyển của xe nâng hàng hay bốc xếp.
• Sự ngăn phòng trong kho : tùy vào yêu cầu chứa hàng có cầnngăn hay không.
• Sắp xếp các quầy kệ hàng phải có không gian trông cho việc
di chuyển của xe nâng hàng hay bôc xếp.
Cần phải dùng vật liệu phù hợp nhất. Tường gạch là tốt nhất
cho tầng trệt để tránh những tổn thất do xe cộ và thiết bị va quẹt
vào, hầu hê’t các vách bên hông kho nên che phủ bằng lớp tôn
tráng kẽm để tránh chuột leo vào.
Đế có thê đáp ứng những yêu cầu thay đổi khác nhau, bô’ trí
nhà kho phải linh hoạt và vì thê’cần tránh những vách ngăn cố
định ở bên trong. Nếu nhà xây dựng dùng để cho thuê hay mua
bán, thì những chi phí cần phải được xác định lại.
d. Việc đào đâ’t, nển móng, mặt bằng:
Tính toán tải trọng dự kiên của sàn nhà và thiết kê’nền móng,
22 i TS. PHAN THANH LÂM
san nha tuong ung dam bao khong lun nut theo thoi gian. San
nha can phai co mot be mat khong tron trugt va co the dugc xu
ly bang mot hop chat chong bui de giam thieu van de ve viec
giu hang hoa sach va khong co bui va mat da.
e. Cvra.
Chi dvr tinh cho nhvrng cvra that su can thiet. No can phai du
rong va du cao de co the su dung tat ca cac phuang tien hay
thiet bi xu ly va co the dvrgc gai va khoa mot each an toan. Mot
dac diem chung cua cac nha kho Ion la dung cvra cuon hay cvra
co kich thvroc Ion a 161 vao va 161 ra hay a hai dau cua can nha.
Dieu nay thi tot cho thong gio trong mua he nhvrng trong mua
dong, neu nhung cvra nay de mo trong thoi gian dai, no se bi
gio lira va lam mat nhiet cua can nha. No can dugc thiet ke de
co the mo ra va dong lai mot each nhanh chong va de dang, tot
hon la co the dieu khien bang may moc, va can co them cac cvra
nho de co the de dang ra vao khi khong can thiet phai mo congchinh. Mot van de khac cua cvra Ion la mua co the chay 6 dvroi
vao nhvrng luc thoi tiet xau.
Cua kho ra vao phu hgp cho boc xep khieng hang, xe Ion chay
vao ra, xe nang chay ra vao nang hang. Neu kho Ion thi nen co
du cvra de xuat mot lugt cho nhieu xe hang den cung luc lay
hang.
f. Bai giao va nhan hang.
Can phai co bai nhan hang va bai giao hang voi nhung phvrong
tien boc hang va do hang, tot nhat la co mai che.
g. Hang rao bao ve:
CAM NANG QUAN TRI KHO HANG I 23
Loại hàng rào bảo vệ nào sẽ phục vụ tốt cho nhu cẩu cửa nhà
kho? Sử dụng việc ngắt điện có phù hợp không?
h. Vùng lân cận
Vùng lân cận có tương thích với việc sắp xê’p hàng và(0 kho
không? Việc đặt nhà kho có ảnh hưởng chỗ ở hoặc gây khó chịu
cho người dân sống trong hoặc gần nhà kho hay không? (Như
là kho chứa thuốc diệt rầy không được xây dụng gần khu dân
cư). Nó có ở trong vùng nhiều trộm cướp hay không?
i. Hiểm nguy về hỏa hoạn.
Trong bất cứ trường hợp nào khi xây nhà cũng phải xem xét
khả năng hỏa hoạn.Vật tư trong kho có những hiểm ngu y đặc
biệt, thê’ nên tránh sử dụng gỗ đế xây dựng trong chừng mực
có thê được, và cần tránh lớp sơn phủ được xử lý bởi hợp chất
bitum hay những hợp chất dễ gây cháy. Ong nước chính cung
câp đủ nước cần được đặt ở chỗ thích hợp, và có đủ vòi nước;
có thể lắp đặt hệ thống phun chống cháy từ trên cao.
j. Các dịch vụ phụ
Khi một nhà kho chính được thiết kê’, ngoài các yếu tố nêiu trên
không nên bỏ sót việc chọn địa điểm, xây dựng và cách bô’ trí
của các dịch vụ phụ được liệt kê dưới đây và cần được đura vào
trong kê’hoạch tổng thể.
• Trạm điện phụ
• Nhà để xe cho nhân viên và nơi cung câp nhiên liệu chio vận
chuyển trong kho.
• Trạm cân xe (nêu hàng hóa xuẩt nhập kho cần qua cân).
• Trạm chấm công
24 I
TS. PHAN THANH LẢM
• Thể thức nhập xuât kho • Hệ thống trấn áp tồn dư và bảo quán hàng hóa • Phương thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút • Những quy tắc trong quản lý và vận hành quản trị kho hàng • Quản lý hành chính kho hàng • Hiệu quả kinh tế tài chính trong quản trị kho • Quản trị rủi ro đáng tiếc trong quản trị kho ( Bãi, Kho kệ, Container ). Hy vọng quyến sách này sẽ là tài liệu tìm hiểu thêm có ích chocác bạn sinh viên, những nhà nghiên cứu giảng dạy và đặcbiệt cho nhũng đổng nghiệp đang trực tiếp thực thi côngtác quản trị kho hàng. Dùtácgiảcónhiểucơhộitraođổikinhnghiệmvóilãnhđạocácdoanh nghiệp trong quy trình tư vân góp thêm phần mang lạitính thực tiễn cao cho quyển sách, tuy nhiên vẫn không tránhkhỏi những kiên thức chủ quan. Do đó, tôi tin rằng tác giảsẽ rất hân hạnh tiếp đón những ý kiên góp phần quí báu từphía fan hâm mộ, những đổng nghiệp và chuyên viên trong lĩnh vựcquản lý kho hàng hầu cho việc tái bản được hoàn thiệnhon. Đó cũng là niềm hạnh phúc nghề nghiệp cứa người cầmbút ! Trân trọng. Tiến sĩ Bùi Quốc NghĩaViện trưởng Viện Logistics VietnamLời tri ânTôi xin tri ân những doanh nghiệp, những Viện, những trường Đạihọc mà tôi cộng tác và tư vân đã nhiệt tình tạo điều kiệncho tôi triển khai xong chuyên đề này. Tôi xin tri ân những tác giả mà tôi có trích đoạn tham khảotrong tài liệu này, vì không có điều kiện kèm theo thư riêng đểxin phép và cám ơn, xin nhận được sự cảm thông vì sựnghiệp giáo dục chung. Tôi xin chân thành cám ơn ông Quach Christ – TGĐCông ty 3A ( Abbott ) và Cty AAA ( Johnson và Johnson ), ông Đặng Lê Nguyên Vũ – tổng giám đốc Cà phê Tập Đoàn Cafe Trung Nguyên, quản trị HĐQT và tổng giám đốc Cty MBC, ông Võ Văn Đức ( TGĐCông ty Bao bì giây carton, cô Nguvễn Thị Thanh ( ViệnLogistics Nước Ta ), ông Hà Anh Duy ( GĐ CN Vimedimtại Đà nẵng ), ông Lê Đình Hải Sơn ( GĐ Đào tạo TrungNguyên ), bà Trần Thị Lệ, bà Phan Bạch Tuyết, bà PhanKim Loan, cô Trịnh Thị Quí Anh, Joy Phan, Felix Phanđã động viên niềm tin tác giả triển khai xong tác phẩm này. Xin chân thành cám ơn tâ’t cả và chúc fan hâm mộ thành côngnhư kỳ vọng. Tác giả : Phan Thanh LâmEmail, Kính dâng lên hương hổn cha mẹNgười đã nuôi con khôn lớn và giáo dục con nên người. ChươngCHỨC NÃNG-NHIÊM VỤCỦA VIÊC QUẢN LÝ KHO • Chức năng – trách nhiệm • Các yếu tố lựa chọn khu vực thuê khohay thiết kế xây dựng kho • Cấu trúc nhà kho và ngân sách • Dạng hàng chứa trong bãi • Dạng hàng chứa trong kho • Công việc hằng ngày • Tổ chức nhân sựCHỨC NĂNG-NHIỆM vụChức năng chính của nhà kho là : • Tiếp nhận hàng hóa • Tổn trữ và dữ gìn và bảo vệ hàng hóa • Chuyển sản phẩm & hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu yếu hayđến nơi sử dụngMục Đích Của Quản Lý Kho1. Bảo quản sản phẩm & hàng hóa tránh hư hao, xuôhg câp, mau hỏng. 2. Tổn trữ kịp thời và phân phối đúng lúc, không bị thiêu hụt cácchi tiê’t sản phẩm & hàng hóa thiết yếu cho việc sản xuất liên tục. 3. Đảm bảo tồn trữ sản phẩm & hàng hóa khi có nhu yếu, nhanh gọn xuâ’tkho hàng cho người mua, thỏa mãn nhu cầu thực trạng khả dụng hànghóa, tránh thực trạng khan hiếm hàng, tập kêt sản phẩm & hàng hóa cho đủđể tập trung chuyên sâu xuất khẩu. 4. Luôn luôn có mức dự trữ bảo đảm an toàn ship hàng sản xuất hay kinhdoanh với ít tốn kém ngân sách. 5. Ghi sổ sách tình hình những hàng hóa nhập xuâ’t giúp cho việckiểm soát khi thiết yếu. 6. Thực hiện trách nhiệm như một TT đảm nhiệm và phân phối. Bằng một mạng lưới hệ thống quản trị kho hàng và hàng dự trữ hiệu suất cao, mộtsố thuận tiện sau đây hoàn toàn có thể đạt được : 1. Ngăn ngừa sự thiêu hụt và quá tải cúa kho hàng. 2. Ngăn chặn sự tổn kho sản phẩm & hàng hóa quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời. 8 ĩ TS. PHAN THANH LÂM3. Tiết kiệm chô trông đê tăng sức chứa trong kho hàng, tiết kiệmsức lực của nhân viên cấp dưới bôc xếp. 4. Giảm ngân sách điều hành quản lý, cân đối lượng hàng xuất nhập với sửdụng thiết bị nhân sự trong việc bôc dỡ hàng. 5. Giảm sử dụng sô’tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cầnthiết tại một thời điếm nào đó. 6. Sự cải tổ trong Giao hàng làm hài lòng người mua đêh liên hệgiao nhận hàng. 7. Mở rộng bộ phận trấn áp từ nhân sự đến gia tài. 8. Cập nhật thông tin kịp thời Giao hàng việc làm kinh doanh thương mại. Quản lý kho hiệu suất cao sẽ cung ứng kịp thời những việc làm sau : 1. Xuâ’t nhập sản phẩm & hàng hóa, ký nhận nhập xuất hàng vào hóa đơn hayPhiêu xuất nhập hàng cho người giao nhận – kê’hoạch làm việctrong ngày và Dự kiến những nhu yếu sắp tới. 2. Thực hiện bản báo cáo giải trình hằng ngày bao gổm số tổn kho và giá trịhàng tổn3. SỔ sách ghi chép kiếm kê với những ghi chú về thực trạng kiểm kêthừa thiêu, rách nát vỡ, chậm trễ trong luân chuyển. 4. Tình trạng bốc xếp của đội công nhân, xe nâng bốc dỡ hàng. 5. Vân đề hiệu suất cao kho là khai thác sức chứa sản phẩm & hàng hóa so với chiphí thuê kho. CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 9 Điều kiện đê kho hàng hoạt động giải trí hiệu quảMột nhà kho phải có : 1. Hệ thống điệnHệ thống điện phải tùy thuộc vào thực chất việc làm nhà kho màbố trí đèn sao cho thích hợp. Trang bị mạng lưới hệ thống đèn chiếu sáng quáít hoàn toàn có thể không tốt vì ít nhâ’t sẽ gây ra sự mất mát về năng suâ’t laođộng như là mất thời hạn tìm kiêm sản phẩm & hàng hóa. Nên phân phối ánhsáng vừa đủ cho buổi thao tác xê’chiều hoặc sáng sớm hay nhũngbuổi trời mưa tối trời và hàng loạt nhũng vùng xung quanh phíangoài cửa cần được chiêu sáng tô’t vào ban đem, hầu phát hiện kẻcắp và kẻ phá hoại. Việc cháy kho trong thời hạn qua cũng phẩnnào do dây dẫn điện quá cũ hay không đúng với sức điện tải. 2. Hệ thông ánh sángÁnh sáng tự nhiên cần phải được tận dụng tối đa. Trong hầu hếtcác nhà kho, những quầy kệ và giá được đặt dọc theo tường và vì thê’các hành lang cửa số bên hông phải ở một độ cao sao cho ánh sáng từ đókhông bị che chắn bởi những đổ vật này. Ánh sáng từ trần nhà hầunhư là rất cần thie’t trong nhũng nhà kho lớn, và cách sử dụng tốtnhất hoàn toàn có thể làm được từ mái nhà là lắp ráp kính dày hay mica dày ( lắp kính cũng râ’t tương thích với cửa số bèn hông ). Trong chừng mựcáp dụng được, việc sắp xếp khu vực nhà kho cần được sắp xếp để cáclôi đi hoàn toàn có thể tận dụng được ánh sáng tự nhiên. Phải có đủ cửa mởđế bảo vệ đủ thông gió, và tổng thể những chô mở phải hoàn toàn có thể gàilại được một cách bảo đảm an toàn. Về ánh sáng tự tạo, việc lắp ráp cần phải được phong cách thiết kế theo sự bô’trí của những vật chứa và có chụp đèn để có được lượng ánh sáng tối10 i T5. PHAN THANH LÂMđa chiếu vào những khu vực và ngăn quầy kệ trong nhà kho. 3. Hệ thông thoát hiểmMối nguy khốn về lửa là một trong những rủi ro đáng tiếc chính của nhàkho, nên việc bắt buộc cung câp một mạng lưới hệ thống thoát hiểm là hết sứccần thiết, đặc biệt quan trọng là khi nó có nguyên vật liệu dễ bắt lửa được lưu trữtrong nhà kho. 4. Hệ thống sưởi ấmTrong phần đông những nhà kho, cần có những thiết bị sưởi âm. Có nhiềuloại thiết bị sưởi ấm, những loại sử dụng hơi nước hay nước nóngáp suất cao có lẽ rằng là tương thích nhâ’t, những máy sưởi bằng quạt treotrên mái nhà thường được lắp ráp vì ít ánh hưởng nhât đến sự bô’trí của nhà kho. Loại hệ thông sưởi âm được lắp ráp hầu hết tùy thuộc vào nơimà nhà kho tọa lạc và tùy thuộc vào vật tư được tàng trữ. Các nhàkho ở phía Bắc, đương nhiên cần hệ thông sưởi ấm trọn vẹn, trong khinhũng nhà kho ớ phía Nam không cần nhiều. Một vài loại vật liệukhông nên tàng trữ ở nhiệt độ thâp. Để tàng trữ những vật tư nàyphù hợp, có lẽ rằng cần mạng lưới hệ thống làm nóng trọn vẹn. Một quan tâm khácnữa là năng lực mẫu sản phẩm bị hủy hoại do sự thay đôi nhiệt độ ( cóthể làm loại sản phẩm ” đô mổ hôi ” ), làm cho nước ngâm vào và làm hưhại những loại sản phẩm được tàng trữ. Sự thông gió và ngay cả điềuhòa nhiệt độ là những bộ phận bảo đảm an toàn so với những vân đề này. 5. Hệ thông thông gióCũng giống như mạng lưới hệ thống sưởi, những nhu yếu của mạng lưới hệ thống thônggió nhờ vào vào vùng miền mà nhà kho đặt tại đó. Ở nhữngvùng có khí hậu nóng thì mạng lưới hệ thống thông gió phải chăm nom cẩnCẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 11 thận hơn những nơi có khí hậu lạnh. Sẽ vô hiệu được những khí thảitừ nguồn năng lượng khí gas nếu bên trong nhà máy sản xuất có trổng cây xanh. Hơi khói cũng là môi nguy khốn ( hơn sự không thông thoáng vềkhông khí ), nhưng cả hai sẽ được xử lý nếu lắp ráp hệ thôngthông gió. Trong một sô ‘ trường hợp đặc biệt quan trọng, ví dụ như khi hàngtrong kho là chất dễ nổ ; hóa châ’t hay có những mẫu sản phẩm tự nhiênhoặc những vật tư khác đặc biệt quan trọng dê bị hư hỏng, cần phải có mộthệ thống máy điều hòa không khí với bộ tinh chỉnh và điều khiển nhiệt độ và độẩm. Hệ thống thông gió khi nào cũng mát tương thích vói nhiệt độ củahàng hóa chứa trong kho. 6. Điểu hòa không khíNgày nay gần như toàn bộ những văn phòng đều được trang bị máylạnh. Những người lao động cần có nó và thiêu nó thì có thê lànguyên nhân làm cho hiệu suất thao tác không cao. Nếu hệ thốngmáy lạnh được cung câp nó sẽ được phong cách thiết kế tủy theo nhu yếu củavăn phòng. Những trang thiết bị không tương thích sẽ là nguyên nhângây nên sự không hài lòng ở công nhân. Nêu dự trữ hàng điện tử, hàng thực phẩm, hàng rau quả, hàng thủy hải sản thì hệ thônglạnh hoặc mát trong kho là tối thiết yếu. 7. Hệ thống thông tin liên lạcĐiện thoại và loa phát thanh là mạng lưới hệ thống liên lạc râ’t thiết yếu, kếtnôi văn phòng với nhà kho là yêu tô ‘ quan trọng tạo nên hiệu quacủa quản trị kho hàng. 8. An ninhNhà kho là tiềm năng tiên phong của kẻ trộm. Những cái khóa, đèn, hàng rào tô’t và một sô ‘ ít hành lang cửa số ( đặt ờ nơi cao của nhà kho hoặc12 I TS. PHAN THANH LÂMớ nóc nhà kho ) được thiê’t lập là hoàn toàn có thể ngăn ngừa được bọn trộm. Thuê dịch vụ đội bảo vệ tuần tra hoặc những hệ thông chuông báotrộm hoàn toàn có thể là tốn nhiều tiền. Một nhân viên cấp dưới bảo vệ thao tác 24/24 là bảo vệ nhâ’t. Thiết kế hệ thông tin trộm sẽ ngăn ngừa đượcbọn trộm vào bên trong kho, nói chung ngân sách sẽ ít hơn ngân sách chođội tuần tra tư nhân hoặc bảo vệ. 9. Phòng nghỉMột vài thiết kê’được lắp ráp cho phòng nghỉ của công nhân có thểnhư sau : • Có chỗ để đổ đạc cho công nhân. • Phải cung câp nhà nghỉ cho nam và cho nữ ờ hai khu riêng biệtdù kho có nhỏ. • Phải có buồng thay quần áo trong phòng vệ sinh nữ. • Phòng nghỉ của người thủ kho phải có khóa. • Phải cung câ’p phòng nghỉ cho chỉ huy khác với khu phòngnghỉ của công nhân. • Có sự thông gió tốt cho phòng nghỉ. 10. Máy nước lạnhNguồn nước uống phải được lắp ráp xuyên suốt nhà kho. Nếunhiều người phải mâ’t một đoạn dài đi bộ mới tới được chỗ lâynước thì thời hạn sẽ bị tiêu tốn lãng phí và sẽ ảnh hưởng tác động đến năng suấtcông việc. Năng lượng điện để cung câp cho máy nước lạnh phảithường xuyên để hoàn toàn có thể cung câp nước lạnh từ một vòi và một vòikhác cung câ’p nước nóng. Theo cách đó thì sẽ thưận tiện để phacà phê hay trà một cách nhanh gọn, cần có một vài tủ lạnh nhỏCẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG ỉ 13 đế giữ sữa, kem và chai nước uống. Một cái máy làm lạnh kết hợpnhư thê’sẽ Giao hàng tôt cho nhà kho hoặc cho một đơn vị chức năng bộ phậncủa nhà kho lớn. 11. Phòng ăn trưaNên cung câp phòng ăn trưa cho nhân viên cấp dưới văn phòng và côngnhân nhà kho. Nên tạo điều kiện kèm theo cho công nhân đi từ nơi làm việcđến nơi giải lao và đến chỗ ăn trưa của họ. Phòng hoàn toàn có thể nhỏ nhungnên thật sạch, tự do, ánh đèn điện sáng và thông thoáng và ấmnêu trời vào đông. Máy làm lạnh tích hợp vừa nói ở trên thì thíchhợp với phòng ăn, nêu nhà kho có một lượng nhân viên cấp dưới lớn. 12. Máy vi tính giải quyết và xử lý sô liệu xuất nhập kho13. Văn phòng khoCần có văn phòng và hàng rào thiết yếu, sát ngay với bãi nhận vàgiao hàng để nhân viên cấp dưới giữ kho chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý, kiểm tra vàghi chép sản phẩm & hàng hóa ra vào. Hình thức kiến thiết xây dựng tốt nhất cho nhũngvăn phòng nội bộ của nhà kho là ngăn phòng bằng ván ép hay tôntráng kẽm hoàn toàn có thể chuyển dời được để trong trường hợp cần phảithay đổi vị trí trong tương lai để cung ứng những tăng trưởng chưathể thây được. 14 I TS. PHAN THANH LÂMVí dụ một văn phòng kho : Kho hàngNơikháchhànggiaochứng từLTHS : lun trữ hổ sơCẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1 15CAC YEU TO Ll / A CHON DjA DIEM THUE KHOHAY XAY Dl / NG KHOMoi he thong kho hang phai dugc thiet ke phu hop de phuc vunhung nhu cau ma no dugc sir dung va nhung diem sau phai dugcxem xet truoc khi quyet dinh. • Chgn vi tri kho hgp ly de tiet kiem dugc chi phi trong van desan xuat va luu thong phan phoi. Vi tri nha kho nen gan trungtarn thuan lgi cho viec phan phoi neu la kho kinh doanh thương mại. La noiphai co mot khong gian thich hop cho muc dich du dinh, voikhoang khong phu hgp voi phuong tien hoc do hang va motvai du phong phu cho su mo rong trong tuong lai. • Cac dieu kien dia ly : Neu giao thong dudng bo la phuong tienchinh thi noi do co gan duong quoc 16 hay duong Ion khong ? Co duong bo ra vao tot de xe tai va nhung phuong tien khac layhang dua di va dua hang den ma khong co ket xe qua muc anhhuong vong quay xe cho hang hay khong ? Kho phai gan dudnglien tinh de co the lien lac voi nhieu noi hoac nude khac vakhong nen d trong mot khu vuc ma giao thong bi ket cung. Phaigan khu cong nghiep neu la hang san xuat, gan khu thuong maineu hang phuc vu kinh doanh thương mại. Neu thuong xuyen xuat nhapqua he thong xe lira, tau dien thi kho nen dat gan cac tram do. Neu xuat nhap khau qua cang bien, nha kho nen phai dugcbo ‘ tri cho d gan hai cang. Dieu quan trgng la tinh toan cu ly dichuyen sao cho hop ly it ton kem, han che gan khu vuc dan cude phong hoa hoan. • He thong dien nude, he thong cong ranh thoat nude tot trongkhu vuc va va khong qua xa nhung dich vu cot yeu nhu dien16 I TS. PHAN THANH LAMnước và thông tin liên lạc hoàn chinh. • Lựa chọn nhà kho thích hợp với nhu yếu và không nên là mộtnơi quá đắt. Để khởi đầu, cẩn phải xóa bó những ý nghĩ sai lệchnhư : nhà kho là một phòng rộng và trông rỗng. Điều này chỉdẫn đến thất bại. Cần phải xem xét kỹ càng và những kỹ sư cầnphải chỉ huy thiết kê’nhà kho giống như phong cách thiết kế ” loại sản phẩm “. Những yêu tố như việc lựa chọn vị trí, khu công trình xây dựngvà những ngân sách quản lý và điều hành cần phải được gắn kê’t lân nhau. Những nơi đặt phương tiện đi lại sản xuâ’t sẽ được thiết kê’để nhấnmạnh hiệu suất cao của tiên trình sản xuâ’t, nhà kho cũng sẽ đượcthiết kê’để nhân mạnh hiệu suất cao câ’t giữ sản phẩm & hàng hóa, quy trình tiếnhành việc làm mua và bán và gia công sản phẩm & hàng hóa theo nhu yếu. Mục tiêu là khác nhau nhưng phương pháp và những yêu tố cầnthiê’t để xem xét là giống nhau. • Xác định nhu yếu của kho hoàn toàn có thể biến hóa theo vụ mùa, thời vụ, thường phụ thuộc vào vào : Loại sản phẩm & hàng hóa chứa trong kho. Ghi nhận con sô ‘ năng lực kho có sức chứa là bao nhiêu tấnhay năng lực chứa bao nhiêu thể tích. Mặt hàng thuộc loại nào, kích cỡ thế nào để định khu vực vàđóng những khung kệ cho phù họp. Các trách nhiệm kho phái thực thi như kho dịch vụ, kho sảnxuâ’t, kho kinh doanh thương mại, kho đông lạnhThời gian tổn kho trung bình của sản phẩm & hàng hóa trong kho. Chiểu cao của kho cũng tùy thuộc vào mẫu sản phẩm, nếu mặthàng là nông sản mà trần kho thâ’p và nếu mạng lưới hệ thống thônggió kém sẽ làm tác động ảnh hưởng đê’n châ’t lượng nông sản. CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1 17C ác dụng cụ và thiê’t bị bốc xêp sản phẩm & hàng hóa ( công nhân bốc xếpthủ công – xe nâng – cần cẩu – băng tải chuyền hàng tù ‘ xetải vào trong kho hay ngược lại ), làm tăng luợng hàng vậnchuyển so vói thời hạn, pa-lét đế kê hàngCân nhắc những phu ong tiện bốc xếp cho tương thích với đốitượng sản phẩm & hàng hóa như dùng bốc xếp, xe nâng, cần cẩu đêtrang bị hay tuyển dụng nhân sự bôc xếp cho thích hợp. Huân luyện nhiệm vụ nhân viên cấp dưới từ thủ kho, kê ‘ toán kho, bốc xếpViệc xử lý số liệu xuất nhập kho làm bằng tay hay là sử dụngmáy vi tính là hiệu suất cao. THUÊ NHÀ KHO HIỆN CÓNêu trường hợp đi thuê kho thì thường kho được đặt trong nhữngcăn nhà cũ. Thậm chí nêu bắt đầu nó được thiết kê’làm nhà khothì chắc như đinh nó đã trở nên lỗi thời và không thích hạp cho cácphương tiện tân tiến. Nhung trong nhiều trường hợp, những tòa nhàđang sử dụng bắt đầu được dự trù làm cho mục tiêu khác và lạiđược sử dụng đế làm nhà kho với sự thích ứng tối thiểu. Điều nàythì không thỏa mãn nhu cầu nhưng hoàn toàn có thể không tránh được, và cho nên vì thế cầnphải xem xét có thê làm được gì để cải tổ những tiện lợi khi màmột nhà kho mói không hề có được. Do đó cần phải lưu tâm đếncác vân đề sau : Lối vào. Cửa được đặt ở vị trí và có đủ chiều cao cho xe đi vào nhàkho để hoàn toàn có thể dỡ và bốc hàng gẩn nơi chứa hàng và hoàn toàn có thể tận dụngtất cả những thiết bị giải quyết và xử lý sẵn có. Cấu trúc. Những tòa nhà cũ thường có một hay những khuyếtđiểm sau : 18 I TS. PHAN THANH LÂM • Mái nhà quá cao và không có cách nhiệt hoặc mái nhà quá thấplàm kho rât nóng khi vào mùa hè. • Khi có những tầng kệ trên, lối đi chật hẹp, thường chỉ có mộtcái thang để khi cần leo lên bốc hoặc dở hàng không bảo đảm an toàn. • Kho bãi rất tồi. Đây là một lỗi liên tục xảy ra ; nhiều nểnnhà cũ đã bị mòn và lồi lõm và qua nhiều năm đã làm cho bềmặt trở nên trọn vẹn không tương thích cho phương tiện đi lại vậnchuyến có bánh xe. Các sàn nhà bằng bê tông cũ thường khôngđủ cứng và không được bảo trì và hoàn toàn có thể gặp phải sàn đất. Có lẽ đặc thù không cung ứng được nhất của nền nhà củanhững khu nhà cũ là thường có nhũng nền nhà cao thấp khácnhau, có những bậc giữa chỗ này và chỗ kia ( ổ gà lồi lõm ) ; điềunày râ’t phiền phức cho xe đẩy bằng tay hay xe nâng. • Ánh sáng tự nhiên không đủ, đây là lỗi rất phổ biên. ít khi cóđủ hành lang cửa số ; những hành lang cửa số đã có thì hường quá nhỏ và quá xa, vàthường được chia thành nhiều ô vuông chẳng những làm hạnchế ánh sáng mà còn khó làm vệ sinh. Thường thì không có ánhsáng tự nhiên từ mái nhà. • Có những kiên trúc bên trong không thiết yếu như nền móngcũ, những căn phòng nhỏ hay những hàng rào. Điều này đặcbiệt rõ ràng khi khu nhà nguyên thủy được thiết kê ” cho mụcđích khác, ví dụ như là xưởng đúc hay xưởng thao tác. Mộtnhược điểm thường thì là những thùng và kệ chứa đã được xâybằng gạch. Với mái nhà cao, nó hoàn toàn có thể được tận dụng khoảng trống bên trênbằng cách làm thêm một tầng kệ nữa và cách nhiệt bằng cách lótbên dưói mái nhà bằng tâm cách nhiệt hay tâm lót tương thích khác. CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG I 19 Ớ tầng trệt, những nền nhà xâu gây ra sự vận động và di chuyển chậm trễ, tainạn, chât hàng khó khăn vất vả và hạn chế việc sử dụng thiết bị giải quyết và xử lý hiệnđại. Điều này hoàn toàn có thể khắc phục bằng cách làm lại nền nhà mới bằngbê tông. Ánh sáng tự nhiên không đủ hoàn toàn có thể cải tổ bằng cách đặtkính trên mái nhà nêu cấu trúc nhà được cho phép, lan rộng ra và nâng cáccủa sổ hai bên. Những bức tường hay những vách ngăn không cầnthie’t rõ ràng là sự trở ngại thường được bỏ đi không mây khó khănmiễn là nó không ảnh hưởng tác động đến cấu trúc chính của căn nhà. CẤU TRÚC NHÀ KHO VÀ CHI PHÍDù nhà kho được thưê hay tự thiết kế xây dựng hoặc mua lại thì 1 số ít vấnđề tương quan đến ngân sách sẽ được tính đến. • Nêu được thuê ; giá thuê sẽ rẻ nếu thuê dài hạn, chỉ cần quan tâm làkho được đặt ở vị trí thuận tiện cho việc sắp xếp hàng vào kho vàcó năng lực tăng trưởng tốt trong thời hạn dài hay không. • Nếu nhà kho tự thiết kế xây dựng thì xem xét trên vôh khởi đầu xâydựng và quan tâm đến những điểm sau : a. Giá đấtTâ’t cả những giá đâ’t bao gổm ngân sách cho những việc hiến nhiênnhư : phí đo đất đai, phí san bằng đâ’t và phí chi trả cho côngnhân, phí giải tỏa mặt phẳng ( sơ tán những tòa nhà ), phí xâydựng đường cho xe chạy, nơi đậu xe và đường để đi bộb. Luật xây dựngKhu nhà kho hoàn toàn có thể được thiết kê’phù hợp đế chia thành từngkhu vực, số lượng giới hạn của khu công trình là gì ? Chiều cao của nó có vượtquá nhu yếu hàng chứa hay không ? Có tương thích với luật kiểm20 I T5. PHAN THANH LÂMsoat an toan, ve sinh va phong chua chay no ? Nhung yeu caudac thu cua dia phuang va nhung dieu can tranh la gi ? Cungcan lun y them ve quy hoach cua dia phuang. c. Chi phi thiet ke va xay dungDieu kho khan cua viec thiet ke nha kho la phai xac dinh dugckich thuac cua toa nha. Toa nha se dugc thiet ke de sir dungdugc tir 30 den 60 nam. De co gia canh tranh tot nhat, phai co itnhat 5 nha thau du thau de lam can cu vung chac de so sanh vaxac dinh gia ca. Luu y khi thiet ke toa nha sao cho linh dong thich ting voi moihoat dong. Nha kho dugc thiet ke giong nhu mot loai san phamco the se tro nen loi thdi neu thi truong thay doi. Mot thiet ketoan dien thi chi phi se khong ton nhieu va no se cung cap su antoan de chua lai su loi thai. Mot dieu quan trgng hon la nhungyeu cau ve ton tru nen dugc can nhac de de phong su loi thaitrong nhung nhu cau hien tai va tuang lai nhu la yeu cau ve vanchuyen hang bang xe lira. Neu san pham trong nha kho dugcgiao nhan bang phuong tien van chuyen bang xe lira thi nhakho nen co dudng sat ( rail ). Cau true thiet ke cua khung nha kho tuy thuoc vao viec no chichiu trgng lugng cua toa nha thoi hay la du kien chiu ca cantrue, xe nang, bang tai hay dudng sat. Doi vdi can true chieu caotoi thieu cua mai hien de ra la khoang 8 met de dam bao du chode sap xep vat tu d dubi moc can true, va cau true cua nen khophai du cung de chiu dugc ca can true va tai trgng toi da cua no. Doi vdi nhung nha kho khong sir dung thiet bi nang, do cao cuacan nha phai du de sir dung lam vat chua hai lap, co nghia la toiCAM NANG QUAN TR | KHO HANG S 21 thiểu 4-5 mét kể từ mái hiên de ra. Vân đê ‘ chiều cao cần đượccân nhắc kỹ lưỡng do tại chiều cao của căn nhà có thế tăng lênvài mét trong khi ngân sách không tăng lên theo tỷ suất tương ứng. • Chiều cao kho tùy thuộc hàng chứa bên trong có thế lên tới20 m, với mức trung bình 5 – 6 tầng kệ. • Diện tích mái che giữa lOOOm2 và 4000 mét vuông, khu vực mái checàng lớn thì ngân sách thiết kế xây dựng càng tốn kém. • Sự khác nhau của khoảng chừng khoảng trống trống của mỗi tầng kệđược đổi khác do thể tích của những sản phẩm & hàng hóa tính bằng métkhối. • Sắp xêp những quầy kệ hàng phải có khoảng chừng khoảng trống trốngcho việc chuyển dời của xe nâng hàng hay bốc xếp. • Sự ngăn phòng trong kho : tùy vào nhu yếu chứa hàng có cầnngăn hay không. • Sắp xếp những quầy kệ hàng phải có khoảng trống trông cho việcdi chuyển của xe nâng hàng hay bôc xếp. Cần phải dùng vật tư tương thích nhất. Tường gạch là tốt nhấtcho tầng trệt để tránh những tổn thất do xe cộ và thiết bị va quẹtvào, hầu hê’t những vách bên hông kho nên bao trùm bằng lớp tôntráng kẽm để tránh chuột leo vào. Đế có thê phân phối những nhu yếu biến hóa khác nhau, bô ‘ trínhà kho phải linh động và vì thê’cần tránh những vách ngăn cốđịnh ở bên trong. Nếu nhà kiến thiết xây dựng dùng để cho thuê hay muabán, thì những ngân sách cần phải được xác lập lại. d. Việc đào đâ’t, nển móng, mặt phẳng : Tính toán tải trọng dự kiên của sàn nhà và thiết kê’nền móng, 22 i TS. PHAN THANH LÂMsan nha tuong ung dam bao khong lun nut theo thoi gian. Sannha can phai co mot be mat khong tron trugt va co the dugc xuly bang mot hop chat chong bui de giam thieu van de ve viecgiu hang hoa sach va khong co bui va mat da. e. Cvra. Chi dvr tinh cho nhvrng cvra that su can thiet. No can phai durong va du cao de co the su dung tat ca cac phuang tien haythiet bi xu ly va co the dvrgc gai va khoa mot each an toan. Motdac diem chung cua cac nha kho Ion la dung cvra cuon hay cvraco kich thvroc Ion a 161 vao va 161 ra hay a hai dau cua can nha. Dieu nay thi tot cho thong gio trong mua he nhvrng trong muadong, neu nhung cvra nay de mo trong thoi gian dai, no se bigio lira va lam mat nhiet cua can nha. No can dugc thiet ke deco the mo ra va dong lai mot each nhanh chong va de dang, tothon la co the dieu khien bang may moc, va can co them cac cvranho de co the de dang ra vao khi khong can thiet phai mo congchinh. Mot van de khac cua cvra Ion la mua co the chay 6 dvroivao nhvrng luc thoi tiet xau. Cua kho ra vao phu hgp cho boc xep khieng hang, xe Ion chayvao ra, xe nang chay ra vao nang hang. Neu kho Ion thi nen codu cvra de xuat mot lugt cho nhieu xe hang den cung luc layhang. f. Bai giao va nhan hang. Can phai co bai nhan hang va bai giao hang voi nhung phvrongtien boc hang va do hang, tot nhat la co mai che. g. Hang rao bao ve : CAM NANG QUAN TRI KHO HANG I 23L oại hàng rào bảo vệ nào sẽ Giao hàng tốt cho nhu cẩu cửa nhàkho ? Sử dụng việc ngắt điện có tương thích không ? h. Vùng lân cậnVùng lân cận có thích hợp với việc sắp xê’p hàng và ( 0 khokhông ? Việc đặt nhà kho có ảnh hưởng tác động chỗ ở hoặc gây khó chịucho người dân sống trong hoặc gần nhà kho hay không ? ( Nhưlà kho chứa thuốc diệt rầy không được xây dụng gần khu dâncư ). Nó có ở trong vùng nhiều trộm cướp hay không ? i. Hiểm nguy về hỏa hoạn. Trong bất kể trường hợp nào khi xây nhà cũng phải xem xétkhả năng hỏa hoạn. Vật tư trong kho có những hiểm ngu y đặcbiệt, thê ‘ nên tránh sử dụng gỗ đế kiến thiết xây dựng trong chừng mựccó thê được, và cần tránh lớp sơn phủ được giải quyết và xử lý bởi hợp chấtbitum hay những hợp chất dễ gây cháy. Ong nước chính cungcâp đủ nước cần được đặt ở chỗ thích hợp, và có đủ vòi nước ; hoàn toàn có thể lắp ráp mạng lưới hệ thống phun chống cháy từ trên cao. j. Các dịch vụ phụKhi một nhà kho chính được thiết kê ‘, ngoài những yếu tố nêiu trênkhông nên bỏ sót việc chọn khu vực, thiết kế xây dựng và cách bô ‘ trícủa những dịch vụ phụ được liệt kê dưới đây và cần được đura vàotrong kê’hoạch tổng thể và toàn diện. • Trạm điện phụ • Nhà để xe cho nhân viên cấp dưới và nơi cung câp nguyên vật liệu chio vậnchuyển trong kho. • Trạm cân xe ( nêu sản phẩm & hàng hóa xuẩt nhập kho cần qua cân ). • Trạm chấm công24 ITS. PHAN THANH LẢM
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Thương Hiệu
