2 cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho thực tế so với sổ sách
Như các bạn đã biết, việc số tồn kho trong sổ sách kế toán và số lượng thực tế trong kho có sự chênh lệch là điều thường xuyên xảy ra tại các doanh nghiệp. Gần đây, cụm từ “Xử lý chênh lệch hàng tồn kho” đang được tìm kiếm khá nhiều trên các trang web. Kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với các bạn về cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho với số trên sổ sách kế toán.
Để biết xử lý chênh lệch hàng tồn kho thì trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu về Hàng tồn kho là gì? Bao gồm những gì?
Nội dung bài viết
Khái niệm hàng tồn kho là gì ?
Hàng tồn kho là các mặt hàng dự trữ của doanh nghiệp để sản xuất, bán. Vì vậy có thể thấy, hàng tồn kho chính là một bộ phận của tài sản ngắn hạn. Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho có cách gọi khác là hàng lưu kho. Nếu quản lý hàng tồn kho được thực hiện đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
Hàng hóa tồn kho bao gồm:
Như đã đề cập ở trên thì hàng tồn kho là các nguyên vật liệu, sản phẩm & hàng hóa, loại sản phẩm của một doanh nghiệp. Vì vậy hàng tồn kho gồm có :
+ Hàng hóa mua về để bán .
+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán .
+ Sản phẩm dỡ dang .
+ Nguyên liệu, vật tư .
+ Công cụ, dụng cụ tồn kho .
Tên góc nhìn về đặc thù của sản phẩm & hàng hóa thì có 4 loại có bản như sau :
+ Nguồn vật tư : ví dụ như vật dụng văn phòng, dầu, nguyên vật liệu, bóng đèn … Là những loại sản phẩm cần trong quy trình sản xuất .
+ Nguyên liệu thô : là những nguyên vật liệu hoàn toàn có thể được bán đi hoặc hoàn toàn có thể giữ lại để sản xuất trong tương lai. Ngoài ra cũng được gửi đi để gia công chế biến và hàng đã mua đang đi trên đường về kho .
+ Bán thành phẩm : là những mẫu sản phẩm dùng cho sản xuất, tuy nhiên những sản phầm này vẫn chưa hoàn thành xong hoặc mẫu sản phẩm đã triển khai xong nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm .
+ Thành phẩm : là mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa hoàn hảo hoàn thành xong và làm thủ tục nhập kho sau quy trình sản xuất .
Cách giải quyết và xử lý chênh lệch hàng tồn kho thực tiễn
Việc kiểm kê, hạch toán và giải quyết và xử lý chênh lệch hàng tồn kho là việc làm quan trọng và có ý nghĩa so với các doanh nghiệp lúc bấy giờ. Để biết được có chênh lệch giữa kho và sổ sách kế toán hay không thì doanh nghiệp sẽ thực thi kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ định kì .
Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện các chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tiễn kịp thời. Từ đó làm địa thế căn cứ để quy nghĩa vụ và trách nhiệm, lên giải pháp dữ gìn và bảo vệ, giải quyết và xử lý nguyên vật liệu / công vụ dụng cụ thừa hay thiếu một cách hiệu suất cao và ghi sổ kế toán .
Sau khi kiểm kê hàng tồn kho thì có 3 trường hợp hoàn toàn có thể xảy ra như nhau :
Trường hợp 1
: Số lượng hàng tồn thực tế khớp với sổ sách kế toán thì trong trường hợp này không cần xử lý. Dựa vào đó phát huy cách bảo quản và kiểm kê hàng tồn kho. Tuy nhiên, để đảm bảo các bộ phận không thông đồng với nhau để trao đổi khớp số liệu. Doanh nghiệp cần có những buổi kiểm kê đột xuất và bất ngờ để phát hiện kịp thời các sai sót về số liệu cũng như gian lận trong nội bộ công ty.
Trường hợp 2
: Kiểm kê hàng tồn có số lượng ít hơn so với sổ sách kế (hàng tồn kho bị thiếu)
Trường hợp kiểm kê phát hiện số lượng tồn trong kho ít hơn so với sổ sách kế toán. Kế toán phải kiểm soát và điều chỉnh số liệu sản phẩm & hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tiễn khi kiểm kê .
+ Chưa xác lập được nguyên do chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho. Nếu mức chênh lệch này nằm trong khoản định mức được cho phép thì kế toán triển khai hạch toán như sau :
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên vật liệu
Trong trường hợp số lượng chênh lệch nằm ngoài định mức được cho phép thì cách giải quyết và xử lý chênh lệch hàng tồn kho :
Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ giải quyết và xử lý
Có TK 152, 153 : Nguyên liệu, vật tư hoặc Công cụ, dụng cụ
Có TK 155 : Thành phẩm
Có TK 156 : Hàng hóa
Lưu ý
: tuỳ vào mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp tự đưa ra định mức sai số cho phép đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên định mức này cũng phải phù hợp với từng mặt hàng và đặc trung của ngành hàng.
Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh về mảng may mặc, sau khi kiểm kê hàng tháng thì phát hiện: tại thời điểm tháng 5 có sự chệnh lệch như sau:
Trên sổ sách kế toán biểu lộ mã hàng CotonM2 ( Vải coton loại 2 ) còn tồn 5000 m có giá trị 150.000 đ / m. Tuy nhiên trên thực tiễn sau khi kiểm kho thì mã hàng này chỉ có 4855 m. Doanh nghiệp A xác lập đây là chênh lệch vượt mức được cho phép và vẫn chưa tìm được nguyên do. Tại thời gian kế toán ghi nhận như sau :
Nợ TK 1381 : 21.750.000 ( = ( 5000 – 4855 ) * 200.000 )
Có TK 152 : 21.750.000
+ Đã xác lập được nguyên do gây thiếu hàng tồn kho. Các nguyên do thường gặp phải :
⦁ Do tổ chức triển khai, cá thể làm mất mát. Kế toán thực thi hạch toán và cho ra biên bản kiểm kê, giải quyết và xử lý
Nợ TK 111, 334 : Phần tổ chức triển khai, cá thể phải bồi thường
Nợ TK 632 – Khoản hao hụt, mất mát còn lại
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ giải quyết và xử lý .
Ví dụ cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho: Doanh nghiệp A nêu trên phát hiện nguyên nhân là do tổ may làm hư hỏng 50m trong 150m vải bị thiếu. Kế toán thực hiện kê khai như sau:
Nợ TK 334 : 8.250.000 ( giá trị 55 m vài do làm hỏng )
Nợ TK 632 : 13.500.000 ( Giá trị còn lại )
Có TK 1381 : 21.750.000 ( Tổng tài sản bị thiếu )
⦁ Hàng thiếu do nhà phân phối giao thiếu hàng. Doanh nghiệp nhu yếu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu. Sau khi nhập hàng đủ, dựa vào chứng từ của nhà sản xuất giao hàng thêm, kế toán hạch toán như sau :
Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156: hàng hoá nhập thêm
Có TK 1381 : gia tài thiếu chờ giải quyết và xử lý
Ví dụ: Theo ví dụ trên, trong 150m vải của Doanh nghiệp A bị mất, trong đó có 55m là do nhân viên làm hư hỏng, 100m còn lại là do nhà cung cấp giao thiếu. Chị Lan (kế toán Doanh nghiệp A) yêu cầu bên nhà cung cấp giao thêm 100m vải còn thiếu. Ngày 15/6/2022, bên nhà cung cấp giao đủ 100m và có giấy xuất kho đầy đủ. Kế toán ghi nhận:
Nợ TK 152 : 13.500.000 ( nhà cung ứng giao thêm )
Nợ TK 334 : 8.250.000 ( phần gia tài nhân viên cấp dưới phải bồi thường )
Có TK 1381 : 21.750.000 ( Tổng giá trị hàng tồn bị thiếu ) .
Trường hợp KHÔNG tìm được nguyên nhân dẫn đến việc thiếu hàng trong kho. Kế toán kho dựa vào quyết định của Ban giám đốc để có cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho vào chi phí khác.
Nợ TK 811 : Chi tiêu khác
Có TK 1381 : Tài sản thiếu chờ giải quyết và xử lý
Ví dụ : Doanh nghiệp A nêu trên sau khi kiểm kê thiếu 150 m vải. Sau thời hạn khám phá và không tìm ra được nguyên do thiếu hàng. Ban giám đốc quyết định hành động cho phần thiếu vắng này vào ngân sách. Kế toán triển khai như sau :
Nợ TK 811 : 21.750.000
Có TK 1381 : 21.750.000
Trường hợp 3
: Kiểm kê hàng tồn có số lượng nhiều hơn so với sổ sách kế (hàng tồn kho bị thừa)
Trường hợp kiểm kê phát hiện chênh lệch tồn kho bị thừa, kế toán phải kiểm soát và điều chỉnh giảm số liệu sản phẩm & hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu trong thực tiễn khi kiểm kê .
+ Chưa xác lập được nguyên do chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho. Nếu mức chênh lệch này nằm trong khoản định mức được cho phép thì kế toán triển khai hạch toán như sau
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Trong trường hợp số lượng chệnh lệch nằm ngoài định mức được cho phép thì kế toán triển khai hạch toán :
⦁ Khi chưa xác lập được nguyên do chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho :
Nợ TK 152 : Nếu thừa nguyên vật liệu, vật tư
Nợ TK 155 : Nếu thừa thành phẩm
Nợ TK 156 : Nếu thừa sản phẩm & hàng hóa
Có TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết và xử lý chưa rõ nguyên do
Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh về mảng may mặc, sau khi kiểm kê hàng tháng thì phát hiện tại thời điểm tháng 5 có sự chệnh lệch như sau:
Trên sổ sách kế toán biểu lộ mã hàng CotonM3 ( Vải coton loại 3 ) còn tồn 5000 m có giá trị 150.000 đ / m. Tuy nhiên trên trong thực tiễn sau khi kiểm kho thì mã hàng này chỉ có 5050 m. Doanh nghiệp A xác lập đây là chênh lệch vượt mức được cho phép và vẫn chưa tìm được nguyên do. Tại thời gian kế toán ghi nhận như sau :
Nợ TK 152 : 7.500.000 ( = 50 * 150.000 )
Có TK 3381 : 7.500.000
⦁ Khi xác lập được nguyên do dẫn đến thừa hàng tồn kho, có các trường hợp sau :
+ Hàng thừa do nhà cung ứng giao thừa. Doanh nghiệp quyết định hành động trả hàng thừa cho nhà sản xuất, kế toán ghi :
Nợ TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết và xử lý
Có TK 152, TK 155, TK 156 : Hàng hóa trả lại cho nhà phân phối
Ví dụ: Doanh nghiệp A trên sau khi kiểm kê phát hiện thừa 50m vải và xác định được nguyên nhân là do nhà cung cấp giao thừa. Doanh nghiệp A quyết định trả lại số lượng thừa cho nhà cung cấp, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 3381 : 7.500.000
Có TK 152: 7.500.000
Nếu doanh nghiệp A quyết định hành động mua hết số lượng vải dư nêu trên, kế toán hạch toán :
Nợ TK 3381 : 7.500.000
Nợ TK 1331 : 750.000
Có TK 331 : 8.250.000
+ Trường hợp không xác lập được nguyên do hàng thừa và ban giám đốc quyết định hành động tăng thu nhập, kế toán hạch toán như sau :
Nợ TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết và xử lý
Có TK 711 : Thu nhập khác
Ví dụ : Doanh nghiệp A kiểm kê phát hiện dư 50 m vải. Sau 1 tháng không tìm ra được nguyên do thừa hàng, giám đốc quyết định hành động tăng thu nhập, kế toán hạch toán :
Nợ TK 3381 : 7.500.000
Có TK 711 : 7.500.000
Các nghiệp vụ kế toán kho rất quan trọng đối với kế toán nói riêng, doanh nghiệp nói chung. Do đó, Kế Toán Việt Hưng xin giới thiệu đến bạn khoá học kế toán kho để bạn tự tin xử lý mọi phát sinh trong quá trình làm việc. Vừa học vừa làm, học kết hợp cầm tay chỉ việc để giúp bạn vừa tiếp thu kiến thức vừa làm thành thạo mọi nghiệp vụ kế toán. Liên hệ
Hotline 0988680223 – 0912929959
để nhận tư vấn chuyên sâu.
Như vậy, khi có xảy ra chệnh lệch thừa hoặc thiếu hàng so với sổ sách, các bạn có thể dễ dàng xác định và có cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho theo hướng dẫn trên của kế toán Việt Hưng. Cảm ơn các bạn đã đọc và theo dõi. Truy cập
fanpage
để tìm hiểu thêm thông tin nghiệp vụ cũng như nhận tư vấn về khoá học kế toán phù hợp với nhu cầu của bạn nhé!
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Mua Bán
