7 Tips quản lý kho hàng bằng excel nhanh gọn và chính xác
Quản lý kho hàng được xem xương sống ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các đơn vị có số lượng hàng hóa vừa và nhỏ thường quản lý kho hàng bằng excel để tối ưu chi phí. Tuy nhiên việc sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho trực tuyến đòi hỏi các kỹ năng chính xác và nhanh nhạy. Tại bài viết sau đây chúng tôi sẽ cung cấp các tips hữu ích trong việc xây dựng và sử dụng bảng tính Excel để quản lý hàng.
Quản lý kho hàng bằng excel – Giải pháp tiết kiệm chi phí
Sử dụng công cụ quản lý kho hàng bằng excel được xem là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí ngân sách và mang đến hiệu suất cao cho các công ty, doanh nghiệp. Bảng tính excel là lựa chọn sửa chữa thay thế cho các ứng dụng quản lý hàng tồn kho, tương thích với các doanh nghiệp có khối lượng hàng trong kho thấp. Với bộ công cụ cùng tính năng đơn thuần, excel giúp các đơn vị chức năng quản lý số lượng hàng tồn kho với mức ngân sách phải chăng và thao tác đơn thuần .
Quản lý kho hàng tồn bằng excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa thấp
Quản lý hàng tồn kho bằng excel, là một trong những phương pháp khá quen thuộc với các công ty, doanh nghiệp. Công cụ này mang đến các tính năng và công thức được tích hợp trong bảng tính, giúp việc lưu trữ và quản lý hàng tồn kho được thực hiện tối ưu. Excel mang đến khả năng xử lý quản lý hàng tồn kho cơ bản cho các doanh nghiệp, công ty nhỏ. Tuy không mang đến hiệu quả như các phần mềm quản lý khi hàng chuyên dụng, không khả dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn, nhưng excel lại mang đến các ưu điểm như tiết kiệm chi phí. Các doanh nghiệp nhỏ có thế sử dụng bảng tính excel trong OneDrive nhằm tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Excel không phải là giải pháp quản lý hàng tồn kho hoàn hảo, tuy nhiên không thể phủ nhận các tính năng cơ bản mang tính miễn phí và giá rẻ của công cụ này. Quy trình làm việc và quản lý kho bằng Excel thường gặp các lỗi, tuy nhiên công cụ này hoàn toàn có thể xử lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc các cửa hàng, công ty có quy mô và số lượng hàng tồn kho thấp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ đây vẫn là giải pháp hàng đầu giúp tiết kiệm chi phí. Về cơ bản mẫu quản lý kho hàng trên excel sẽ bao gồm: Số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, giá sản phẩm, giá trị mặt hàng, số lượng đã bán,…
Quản lý kho hàng bằng excel được thực thi bởi các công thức tính được tích hợp sẵn trên bảng tính. Nhờ vậy các số liệu sẽ được đo lường và thống kê tự động hóa, phân phối các thông tin về tổng doanh thu, tổng doanh thu. Nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu bảng tính cơ bản được Microsoft cung ứng không lấy phí hoặc tạo ra mẫu bảng tính riêng theo nhu yếu của mình. Các công thức tính giúp giảm bớt việc làm và áp lực đè nén giám sát cho nhà quản lý. Thông thường tại bảng tính excel có các công thức tính như : Tính tổng bằng hàm SUM, công dụng sắp xếp – SORT, Xếp hạng – RANK.
7 tips quản lý kho hàng bằng Excel
Cách tính hàng tồn kho bằng công cụ Excel được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn nhờ mang đến hiệu quả và giúp tiết kiệm tối đa chi phí. Khi sử dụng công cụ Excel nhà quản lý cần lưu ý tuân thủ các nguyên tắc tính hàng tồn kho sau đây:
Excel là công cụ quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp lựa chọn1. Chú ý tránh các lỗi do kiểm kê Excel
Một trong những nguyên do khiến các doanh nghiệp lớn không sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho chính là vì công cụ này thường hay mắc lỗi. Trên thực tiễn rất khó để hoàn toàn có thể tìm ra nguyên do gây ra lỗi trên bảng tính số và tài liệu cứng, trừ khi bạn biết đúng chuẩn lỗi xuất phát từ đâu và tìm kiếm chúng. Cách duy nhất để tránh thực trạng lỗi trên bảng tính excel chính là tự nhìn nhận và kiểm tra hàng ngày để giảm thiểu các sai sót .Nếu bạn là doanh nghiệp với quy mô vừa hoặc lớn, hãy thay thế sửa chữa excel bằng nền tảng F astwork Sales – Phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến
2. Cập nhật ngay lập tức: Tránh “nhớ nhớ quên quên”
Để tránh các sự cố đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra, nhà quản lý cần bảo vệ bất kể ai triển khai giải quyết và xử lý đơn hàng đều phải ngay lập tức update thông tin và tài liệu trên excel. Excel không phải là giải pháp quản lý hàng tồn kho theo thời hạn thực, chính thế cho nên các số liệu và giá trị hàng tồn kho trong thực tiễn thường không sát với số liệu trên bảng tính. Nhà quản lý cần tiếp tục update các tài liệu về hàng tồn kho thực tiễn nhằm mục đích bảo vệ có đủ số lượng sản phẩm & hàng hóa cung ứng ra thị trường khi người mua cần .
3. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây: Nhiều người có thể truy cập trang dữ liệu
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây: Nhiều người có thể truy cập trang dữ liệu Các tài liệu Excel ngoại tuyến truyền thống cuội nguồn sống sót rất nhiều hạn chế và thường chỉ được cho phép 1 người sử dụng trang tính tại 1 thời gian. Để cải tổ thực trạng này các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng quản lý kho hàng bằng excel trên Cloud ( OneDrive ). Hoặc hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ, tính năng sửa chữa thay thế được Google cung ứng nhằm mục đích bảo vệ cùng một thời gian, nhiều người hoàn toàn có thể truy vấn và giải quyết và xử lý tài liệu trong bảng tính. Nhà quản lý hoàn toàn có thể mời nhiều người vào trang tính trải qua việc cấp quyền truy vấn, và để bảng tính ở chính sách người chỉnh sửa. Từ đây các mọi người hoàn toàn có thể truy vấn vào trang tính mọi lúc, mọi nơi chỉ bằng thiết bị liên kết internet .
4. Dành thời gian để tích hợp dữ liệu
Hàng tháng nhà quản lý nên dành thời hạn nhằm mục đích tích hợp và update lại tài liệu, nhằm mục đích tạo biểu đồ phác thảo khối lượng sản phẩm & hàng hóa bán ra theo từng thời kỳ. Công đoạn này nên được thực thi hàng tháng, hàng quý, đặc biệt quan trọng vào các thời gian như lễ tết hoặc có chương trình khuyễn mãi thêm cho người mua. Một trong những hạn chế của Excel chính là không hề đưa ra được báo cáo giải trình, nghiên cứu và phân tích theo thời hạn. Tuy nhiên nếu người dùng dành thời hạn tích hợp tài liệu cả tháng vào bảng tổng hợp thì yếu tố sẽ được xử lý. Công đoạn này tuy tốn thời hạn nhưng lại mang đến hiệu suất cao khả quan, giúp nhà quản lý hoàn toàn có thể theo dõi và giám sát doanh thu bán hàng theo từng thời gian .
Tham khảo: Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng trực tuyến
5. Đánh giá dữ liệu
Quản lý kho hàng bằng excel mang đến công cụ có ích để doanh nghiệp theo dõi khoảng trống kho hàng. Tuy nhiên để công cụ mang đến hiệu suất cao, nhà quản lý cần bảo vệ theo dõi kho hàng và thống kê giám sát hài hòa và hợp lý. Việc xem xét các số liệu mà bạn đang sử dụng trong giám sát sẽ bảo vệ mang đến các số liệu đúng mực, hạn chế các sai lầm đáng tiếc và giúp tiết kiệm chi phí thời hạn. Liên tục vấn đáp các câu hỏi :
- Bạn đã tính toán thời gian di chuyển từ nhà cung cấp đến xưởng của bạn trước khi tính thời gian đặt hàng chưa?
- Bạn tính lợi nhuận trên doanh số tổng thể hay trên từng mặt hàng thực tế?
- Bạn có tính toán được thuế bán hàng từ thống kê hàng tồn kho
- Tổng giá trị hàng tồn kho dựa trên yếu tố nào?
6. Kiểm kê và đánh giá tổng quan
Kiểm kê và đánh giá tổng quan hàng trong khoQuản lý kho hàng bằng Excel cần con người nhập tài liệu, hoặc doanh nghiệp liên kết máy quét mã vạch với mạng lưới hệ thống trang tính. Có thể nói không phải tổng thể các hoạt động giải trí trên Excel đều được thực thi theo tiến trình tự động hóa. Chính thế cho nên sử dụng Excel thường dẫn đến các sai sót do trong quy trình nhập tài liệu mắc lỗi hoặc do người dùng sắp xếp lại quá nhiều lần, hay do mức doanh thu bị nhìn nhận quá thấp hoặc quá cao. Khi điều này xảy ra hoàn toàn có thể khiến quy trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp bị gián đoạn hoặc xảy ra sự cố. Chính vì thế nhà quản lý cần theo dõi mọi thứ và kiểm tra lại số liệu trong bảng tính vào mỗi ngày .
Xem thêm bài viết: Top 9 Mẫu KPI Excel mới nhất cho mọi phòng ban doanh nghiệp
7. Biết khi nào cần từ bỏ excel và nâng cấp lên phần mềm
Excel trọn vẹn không hề giải quyết và xử lý được nhu yếu quản lý kho hàng của các doanh nghiệp vừa và lớn. Bởi số lượng sản phẩm & hàng hóa quá lớn, hàng trăm cột vô cùng phức tạp, tốn thời hạn và khó hoàn toàn có thể update, theo dõi hàng ngày. Chính vì thế dù mang lại hiệu suất cao, tuy nhiên đến thời gian nhất định doanh nghiệp cần tăng cấp và sử dụng các ứng dụng quản lý kho hàng chuyên sử dụng .
Giao diện quản lý tồn kho trên FastWork Sales
Có thể nói quản lý kho hàng bằng excel là giải pháp tối ưu dành cho các đơn vị, cửa hàng, công ty và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi phát triển quy mô kinh doanh, các doanh nghiệp cần đến phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng, giúp tự động hóa quá trình nhập và xử lý dữ liệu. Doanh nghiệp có thể tham khảo FastWork Sales – Quản lý kho hàng kết hợp với quản lý bán hàng, công nợ, báo cáo…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến FastWork Sales vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất, Demo Free hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
Xem thêm: Mua Bán Nhà Đất Thừa Thiên Huế Hợp Pháp, Mới Nhất Hiện Nay T6/2022 – https://dichvusuachua24h.com
Đăng ký tư vấn
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Mua Bán
