Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

2022-11-24

Việc quản trị kho hàng không hề đơn thuần so với những chủ shop bởi số lượng hàng nhiều, nhiều lúc rất khó trấn áp cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng, … Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ tương hỗ thì việc làm quản trị kho của bạn sẽ đơn thuần hơn nhiều đấy .

Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý kho hàng mà cửa hàng nào cũng nên biết. Không chỉ đơn giản, tiện lợi, phần mềm ứng dụng này còn không đòi hỏi bạn phải trả bất kì khoản chi phí nào. Cùng tham khảo cách quản lý kho bằng Excel qua bài viết dưới đây nhé.

Bạn đang đọc: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel

Kho hàng là module được cho phép doanh nghiệp thực thi nhiệm vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản trị tồn kho, kiểm kho, lưu lại hàng loạt lịch sử dân tộc xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là việc làm khó khăn vất vả nhất so với bất kể chủ kinh doanh thương mại nào .Quản lý kho bằng excel là cách thực thi những thao tác quản trị so với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo, … mỗi thao tác quản trị đều đem lại hiệu suất cao và quyền lợi khác nhau. Chủ shop sẽ biết đúng mực lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng sản phẩm & hàng hóa mà shop đang thiếu nếu làm tốt công tác làm việc quản trị tồn kho trên excel .Tương tự như vậy, file excel quản trị bán hàng sẽ giúp bạn quản trị và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh gọn. Các chủ tiệm hoàn toàn có thể kiểm tra bất kể khi nào để biết được vận tốc kinh doanh của shop bằng file excel quản trị bán hàng .

2. Quản lý kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kể ngân sách nào khi bạn hoàn toàn có thể tự lập được 1 file quản trị kho, bán hàng đơn thuần trên excel .Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là hoàn toàn có thể khởi đầu tạo file quản trị kho luôn rồi .Bạn hoàn toàn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu Giao hàng mục tiêu quản trị của bạn khi dùng Excel. Không giống như những ứng dụng dựng sẵn, bạn bị gò bó bởi những tính năng mà công ty ứng dụng / chuyên viên thiết kế xây dựng sẵn .Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại những thanh toán giao dịch nhập xuất, thông tin sản phẩm & hàng hóa, người mua … Hoặc hoàn toàn có thể tạo thêm báo cáo theo nhu yếu trong thực tiễn tại từng thời gian .Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ vận dụng với những file excel bán hàng đơn thuần được lập trọn vẹn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này .

2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

Không có tính bảo mật thông tin, độ bảo đảm an toàn cho tài liệu kém do đây là ứng dụng offline, mọi tài liệu đều được tàng trữ trên một máy tính. Như vậy, trong những trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus … những tài liệu có rủi ro tiềm ẩn bị mất trắng trọn vẹn .Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về những hàm này mới hoàn toàn có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên cấp dưới giỏi đặc biệt quan trọng là những doanh nghiệp nhỏ .Nếu doanh nghiệp cần một công cụ tương hỗ linh động trong thống kê xem xét tài liệu ngay cả khi lượng sản phẩm & hàng hóa quá lớn và phong phú về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này .Nếu doanh nghiệp có những thiết bị ngoại vi tương hỗ công tác làm việc quản trị kho vật tư thì excel sẽ không tương hỗ liên kết với chúng .

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

Hướng dẫn tạo file quản lý kho xuất nhập trên excel chi tiết hiệu quả

3.1.Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu

Bước 1 : Mở một file mớiBước 2 : Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau : HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO .Bước 3 : Nhập dữ liệu cho từng sheetVới sheet NHAPBạn sẽ nhập những thông tin sau : Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà phân phốiCó thể sẽ cần thêm : Số chứng từ, mã nhà phân phối, SĐT, Địa chỉ nhà phân phối, ghi chú .

Nhập tên sản phẩm & hàng hóa và tài liệuVới sheet XUATBạn sẽ nhập những thông tin sau : Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, người mua .Có thể sẽ cần thêm : Số chứng từ, mã người mua, SĐT, Địa chỉ người mua, ghi chú .

Nhập tài liệu xuất hàng

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.Pos

Quản lý ngặt nghèo tồn kho, tính năng tiêu biểu vượt trội, hạn chế tối đa thất thoát sản phẩm & hàng hóa

Với sheet DANH MUCĐây là phần quan trọng trong bất kể ứng dụng hay ứng dụng .Các thông tin chung về sản phẩm & hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt … sẽ được tàng trữ tại đây .

Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Xem thêm: Top 9 máy cày cũ bình dương 2022

Ví dụ : Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mẫu sản phẩm này sẽ được lấy từ hạng mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ .

Danh mục sản phẩm & hàng hóa được tàng trữVới sheet BAO CAOThông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn .Với báo cáo bán hàng, bạn cần : Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thuBáo cáo Nhập xuất tồn : Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

Báo cáo nhập xuất khoỞ trong những Phần mềm quản trị bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ :

Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)

Lãi lỗ từng mặt hàng

Tồn kho tới hiện tại

Tồn kho tối thiểu

Cảnh báo hết hàng khi xuất kho

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý thông dụng nhất

3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản trị kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ những hàm khó … .Tuy nhiên lại không phải thế .Trên trong thực tiễn với những hàm excel thông dụng ta hoàn toàn có thể làm hầu hết những nhu yếu của việc làm .Và với 1 file excel quản trị kho, bán hàng đơn thuần, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau :

Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.

Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ .Các thông tin về tên hàng và đơn vị chức năng tính, giá … Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ hạng mục sản phẩm & hàng hóa sang .Điều này bảo vệ thông tin đúng chuẩn, đồng điệu và tiết kiệm chi phí thời hạn .

Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.

Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện kèm theo : Từng mã hàngTừ đó xác lập được số tồn cuối kỳ .

Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng. Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về # N / ATa dùng hàm Iferror để bẫy lỗi # N / A để làm cho file excel quản trị nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn .Đối với những mẫu sản phẩm phải tốn ngân sách dữ gìn và bảo vệ như thực phẩm thì nên đưa thêm cột ngân sách dữ gìn và bảo vệ. Còn với những loại hàng thường thì, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn thuần mà thôi .

VD : Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bánGiá trị hàng tồn = Số lượng tồn * Giá bán

Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ với số lượng hang ít. Nếu cửa hàng của bạn có quy mô lớn hơn thì tốt nhất là bạn nên dùng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Dễ cài đặt, dễ sử dụng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xác theo số lượng, size, màu sắc.

Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.

Sử dụng tốt với cả cửa hàng đơn lẻ và chuỗi cửa hàng với số lượng mặt hàng lớn.

Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian tính toán thủ công.

Báo cáo về các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng, xả hàng tồn một cách hiệu quả.

Phân quyền cho nhân viên thực hiện các thao tác về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.

Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt hàng còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm được giá trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là bao nhiêu.

Bảo mật thông tin, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính, không lo mất dữ liệu.

Kết nối tương thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, máy đọc mã vạch….

Có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.

Dễ sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp và qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.

4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Nhược điểm duy nhất của quản trị kho bằng ứng dụng quản trị bán hàng là sẽ mất phí .

5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn

Phần mềm quản trị kho hàng, bán hàng Nhanh. vn đang được hơn 80.000 doanh nghiệp, shop lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản trị kho hàng của Nhanh. vn sinh ra nhằm mục đích giúp những doanh nghiệp xử lý những khó khăn vất vả trong việc quản trị sản phẩm & hàng hóa, quản trị bán hàng. Đối với những chủ shop khi mới kinh doanh thương mại thì việc sắp xếp và quản trị sản phẩm & hàng hóa là cực kỳ khó khăn vất vả, nhưng đến với Nhanh. vn mọi việc trở nên thuận tiện hơn .

Phần mềm quản trị bán hàng Nhanh. vnTính năng của ứng dụng quản trị kho hàng :

Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp

Điều chuyển hàng giữa các kho hàng / cửa hàng

Đính kèm ảnh chứng từ lên các phiếu xuất nhập kho

Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch

Kiểm kho theo sản phẩm / danh mục / toàn bộ, tự động bù trừ cân bằng sau khi kiểm kho

Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng

Kiểm soát hàng lỗi, hỏng, mất mát

Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm

Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho

Phiếu yêu cầu xuất nhập kho

Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa

Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng

Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho

Báo cáo diện tích lưu kho còn trống

Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Xem thêm: Mua Bán Nhà Đất Quảng Ngãi Giá Rẻ Tháng 06/2022

Xem ngay: Top 5 chức năng của phần mềm quản lý kho hàng bạn không nên bỏ lỡ

QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ – GIA TĂNG DOANH SỐ ĐÁNG KỂ