Nhằm tránh những sai sót và lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử Trung Kiên xin tổng hợp những lưu ý quan trọng trong 1 bài viết để quý khách hàng dễ dàng nắm bắt và triển khai trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Hy vọng quý khách chịu khó đọc hết bài viết để dễ dàng hơn trong việc tạo lặp và quản lý hóa đơn điện tử.

I / LƯU Ý 1 : TRÁNH THAY ĐỔI MẬT KHẨU HOẶC TẮT TÍNH NĂNG XÁC MINH QUA TIN NHẮN ĐIỆN THOẠI KHI ĐĂNG NHẬP GMAIL CỦA GMAIL ĐƯỢC DÙNG ĐỂ GỞI HÓA ĐƠN ĐI

1/ Diễn giải: Như quý khách đã biết, khi chúng ta ký hóa đơn điện tử thì hệ thống sẽ tự động gởi hóa đơn đã ký đến email của khách hàng, đây chính là tính năng rất hữu ích và tiện lợi của hóa đơn điện tử.
Khi sử dụng Hóa đơn điện tử Trung Kiên, quý khách sẽ được chúng tôi cấu hình email gởi hóa đơn đi bằng chính email của quý khách chứ không dùng 1 email chung cho tất cả công ty, và khi cấu hình, bắt buộc phải thực hiện việc bật xác minh 2 bước gmail (1 bước xác nhận mật khẩu và 1 bước xác minh qua tin nhắn điện thoại để xác minh chủ sở hữu) để đảm bảo email được gởi đi tự động sẽ đi thẳng đến hộp thư đến của gmail khách hàng.
Việc bật xác minh sẽ giúp sinh ra 1 mật khẩu phức tạp hợp như bên dưới, được gọi là mật khẩu ứng dụng

Mật khẩu ứng dụng của gmail

2/ Tình huống phát sinh: Mật khẩu ứng dụng này sẽ bị thay đổi khi quý khách thực hiện việc thay đổi mật khẩu gmail của quý khách hoặc tắt tính năng xác minh thông qua số điện thoại như bên dưới. Lúc này, Quý khách sẽ không gởi được hóa đơn đã ký đến email của khách hàng 

Hệ thống sẽ không gởi hóa đơn được nếu hành khách tắt tính năng xác định 2 bước

 3/ Lưu Ý: Quý khách hạn chế thực hiện việc thay đổi mật khẩu gmail hoặc tắt tính năng xác minh qua số điện thoại như đã đề cập ở trên, nếu có phát sinh, quý khách xem hướng dẫn tại bài viết này hoặc gọi Hotline 1900068838 của HĐĐT TRUNG KIÊN để được hỗ trợ. 

II/ LƯU Ý 2: TRA CỨU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG KHI XUẤT HÓA ĐƠN CHO CÔNG TY ĐÓ LẦN ĐẦU

1/ Diễn giải: Việc xuất hóa đơn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thông tin khách hàng, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Trong lần xuất hóa đơn đầu tiên, quý khách cần phải tra cứu thông tin từ các nguồn chính thống để đảm bảo về thông tin khách hàng.
Hóa đơn Trung Kiên đề xuất quý khách trang website tra cứu thông tin công ty có địa chỉ
 https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn/ dễ dàng tra cứu và copy thông tin, độ chính xác là tuyệt đối. 

Trang tra cứu thông tin công ty người mua

Khi quý khách xuất lại hóa đơn cho công ty đó từ lần thứ 2, quý khách chỉ cần nhập MST vào ô MST trong phần mềm hóa đơn điện tử sau đó bấm “Kiểm tra”, hệ thống sẽ tự show ra thông tin như lần đầu quý khách đã xuất

Chức năng kiểm tra chỉ vận dụng khi xuất hóa đơn cho công ty đó lần thứ 2

 2/ Tình huống phát sinh:Trường hợp quý khách nhập MST và bấm “Kiểm tra” ngay lần đầu tiên xuất cho 1 công ty thì sẽ có 2 khả năng xảy ra:
– 1 là hệ thống hiển thị thông báo “Không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu” như hình minh họa bên dưới
– 2 là hệ thống hiển thị ra thông tin khách hàng, nhưng thông tin đó có thể sai vì khách hàng có phát sinh thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ

Lỗi phát sinh khi quý khách bấm “Kiểm Tra” ngay lần xuất đầu tiên cho 1 công ty

3/ Lưu Ý: Quý khách cần thực hiện tra cứu thông tin khách hàng ở trang
https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn/ xong copy thông tin tìm được bao gồm tên công ty, địa chỉ, mst vào ô tương ứng trong phần mềm hóa đơn điện tử, như minh họa bên dưới

Nhập thông tin người mua vào ứng dụng theo vị trí tương ứng

Hoặc quý khách có thể import file Excel khách hàng của mình vào phần mềm để dễ dàng truy xuất bằng nút Kiểm tra bất kỳ lúc nào, theo hướng dẫn upload danh sách khách hàng vào phần mềm này

III / LƯU Ý 3 : KIỂM TRA THẬT KỸ THÔNG TIN HOẶC GỞI HÓA ĐƠN BẢN NHÁP CHO KHÁCH HÀNG XEM TRƯỚC KHI DUYỆT VÀ KÝ HÓA ĐƠN

1/ Diễn giải: Lợi thế của hóa đơn điện tử là chúng ta có thể kiểm tra lại thông tin trước khi duyệt và ký, có thể lưu file PDF bản nháp của hóa đơn để gởi cho khách hàng duyệt trước nội dung hóa đơn. Vì vậy, Hóa đơn điện tử Trung Kiên khuyến khích quý khách hàng tận dung điều này để hạn chế mức thấp nhất sự sai sót khi tạo lập hóa đơn điện tử.
Thậm chí, hóa đơn điện tử đã ký nhưng chưa nhập email để gởi cho khách hàng cũng được xem là hóa đơn đang sử dụng, chỉ khác nhau ở chỗ gởi email trước hay sau cho KH thôi. Quý khách cần lưu ý điểm này.
2/ Tình huống phát sinh: Trong nhiều trường hợp, quý khách không rà soát lại hóa đơn trước mà bấm ký hóa đơn luôn, do đó, hóa đơn mà khách hàng nhận được qua email tự động là hóa đơn đã ký rồi, do đó sẽ không chỉnh sửa được nếu khách hàng phát hiện hóa đơn đó bị sai thông tin hoặc muốn bổ sung thông tin. Khi đó cách giải quyết chỉ còn là xóa bỏ số hóa đơn sai hoặc tạo 1 hóa đơn khác thay thế số hóa đơn sai và cả 2 trường hợp đều phải làm biên bản giữa 2 bên.
3/ Lưu Ý: Trước khi ký hóa đơn, quý khách cần kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn. Hoặc lưu hóa đơn nháp đó thành file PDF gởi email hoặc zalo cho khách hàng duyệt trước nội dung
Cách lưu file PDF như sau: Tại giao diện xem tờ hóa đơn, quý khách bấm chuột phải chọn “In” (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P) -> Tại mục máy in chọn lưu dưới dạng PDF (Quý khách nhớ set thông số lúc đầu là khổ giấy A4, Bố cục là khổ dọc … như hình ảnh minh họa bên dưới)

Lưu hóa đơn nháp dưới dạng file pdf như minh họa

IV / LƯU Ý 4 : PHƯƠNG ÁN TẠO HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH CHỈ ÁP DỤNG TRONG TRƯỜNG HỢP 2 BÊN ĐÃ KÊ KHAI, VÀ HIỂU RÕ QUY TÁC ĐIỀU CHỈNH TĂNG GIẢM, VÌ VIỆC ĐIỀU CHỈNH SẼ PHẢI ĐƯA VÀO DOANH THU CẢ SỐ CŨ VÀ MỚI .

1/ Diễn giải: Phương án tạo hóa đơn điều chỉnh sẽ tạo ra thêm 1 số hóa đơn mới, và đồng thời cả số hóa đơn cũ và số hóa đơn mới được tạo ra đều được đưa vào doanh thu. Khác với phương án tạo hóa đơn thay thế, số hóa đơn bị sai sẽ bị xóa bỏ và quý khách chỉ cần kê khai doanh thu số mới tạo ra.
Do đó, quý khách cần cân nhắc thỏa thuận làm biên bản điều chỉnh giữa 2 bên trong trường hợp hóa đơn đó đã kê khai không thể xóa bỏ (Trong trường hợp thông tin sai sót không ảnh hưởng đến tổng tiền hóa đơn) hoặc tạo hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm theo đúng quy định. 
2/ Tình huống phát sinh:Trong trường hợp quý khách vô tình tạo hóa đơn điều chỉnh và bấm lưu thì sẽ không thể hủy số hóa đơn vừa tạo ra, vì đã có sự ràng buộc giữa 2 số hóa đơn cũ và mới, do đó không thể sử dụng số hóa đơn mới tạo ra để xuất cho công ty khác như 1 hóa đơn được tạo đơn thuần bằngchức năng “Tạo hóa đơn mới”
3/ Lưu Ý: Khi xuất hóa đơn bị sai nhưng đã ký, thì tùy vào việc quý khách có xuất lại hóa đơn khác cho khách hàng hay không mà có 2 phương án sau đây:

3.1/ Trường hợp 1: Hóa đơn sai nhưng KHÔNG XUẤT LẠI lại tờ khác (trường hợp khách không nhận hàng hoặc hủy hợp đồng nên không cần xuất lại)
=> Chọn chức năng “Tạo hóa đơn xóa bỏ” (Làm theo hướng dẫn tạo hóa đơn xóa bỏ đồng thời làm biên bản thu hồi hóa đơn cũ, đóng mộc hoặc ký số lưu 2 bên.)

3.2/ Trường hợp 2: Hóa đơn sai và CẦN XUẤT LẠI tờ khác cho khách hàng
=> Chọn chức năng “Tạo hóa đơn thay thế” (Làm theo hướng dẫn tạo hóa đơn thay thế đồng thời làm biên bản thu hồi hóa đơn cũ, đóng mộc hoặc ký số lưu 2 bên.)

Chúng tôi khuyến khích dùng phương án thay thế sẽ ràng buộc hơn vì sẽ ngay lập tức tạo cho mình 1 số hóa đơn mới giống hóa đơn cũ nhưng có thêm dòng “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số … ngày …”. Lúc này quý khách chỉ cần tìm đến số hóa đơn mới được tạo ra để chỉnh sửa lại nội dung bị sai và ký số.
Cả 2 trường hợp nêu trên số hóa đơn sai đều bị XÓA (Số bị xóa sẽ được đưa vào cột 14, 15 trong BC26) và bắt buộc phải làm biên bản thu hồi hóa đơn, ký đóng mộc hoặc ký số lưu cả 2 bên.

Dòng xóa bỏ sẽ hiển thị khi hành khách xem lại tờ hóa đơn đã bị xóa bỏ

V / LƯU Ý 5 : KIỂM TRA CHỮ KÝ SỐ TRƯỚC KHI THỰC HIỆN DUYỆT KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ .

 1/ Diễn giải: Như chúng tôi đã thông tin đến quý khách hàng. Khi chúng ta ký hóa đơn thì máy tính cần phải cắm chữ ký số vào máy, và để kiểm tra xem máy đã nhận chữ ký số hay chưa, quý khách xổ khay hệ thống dưới thanh Taskbar để xem như minh họa bên dưới:

Trong minh họa trên, trong khay hệ thống gồm 2 logo (luôn phải có 2 logo đó trong khay khi quý khách ký hóa đơn:
– LOGO TK có chức năng gọi chữ ký số trong máy ra khi ký hóa đơn. Cách cài đặt phần mềm hỗ trợ ký
– LOGO CHỮ KÝ SỐ (tùy nhà mạng khác nhau sẽ có hình ảnh khác nhau) có chức năng ký hóa đơn điện tử. Cách cài chữ ký số vào máy tính

2/ Trường hợp phát sinh: Khi quý khách bấm duyệt và ký hóa đơn mà không có logo chữ ký số trong khay như minh họa bên trên, thì hệ thống sẽ gọi chữ ký số lên không được, khi đó bảng hiển thị mà quý khách nhận được sẽ như sau:

Thông báo không có chữ ký số trong máy, nên hành khách liên tục bấm ký là không khả thi

3/ Lưu Ý: Trước khi ký hóa đơn, quý khách cần kiểm tra máy đã được Trung Kiên cài phần mềm hỗ trợ ký chưa, và máy có đang nhận chữ ký số không theo như hướng dẫn bên trên, lúc đã đầy đủ, hệ thống sẽ trả về kết quả khi ký như sau:

Hiển thi đúng khi ký hóa đơn điện tử ( đã cắm chữ ký số )

Source: https://dichvusuachua24h.com
Category: Điện Tử