Thông qua quản trị thông tin, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể bảo vệ rằng giá trị của những thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để tương hỗ cho những hoạt động giải trí trong nội bộ tổ chức triển khai cũng như góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao của bộ phận phân phối thông tin .
Bạn đang đọc: Quản trị thông tin của một tổ chức – SME.MISA.VN
Tại sao quản trị thông tin lại quan trọng?
Thông tin lúc bấy giờ được coi là một trong những loại gia tài quan trọng nhất so với bất kể tổ chức triển khai nào. Đối với những tổ chức triển khai hoạt động giải trí trong nghành công cộng, phần đông ngân sách hoạt động giải trí được dùng vào việc giải quyết và xử lý thông tin. Tất cả những cấp trong chính phủ nước nhà đều cần đến thông tin để tương hỗ cho việc làm quản lý và giúp ích rất nhiều trong việc triển khai những tiềm năng hoạt động giải trí, và nó cũng là một dẫn chứng cho thấy phương pháp chính phủ nước nhà đang điều hành quản lý việc làm và trao đổi thông tin trong chính phủ nước nhà đang được thực thi .
Các nhân tố chính để thành công
• Tất cả những nhân viên cấp dưới đều chuẩn bị sẵn sàng truy vấn tổng thể những thông tin họ cần để triển khai việc làm tại toàn bộ những Lever trong tổ chức triển khai .
• Tài sản thông tin được khai thác tối đa trải qua quy trình san sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức triển khai và với những cơ quan hoạt động giải trí trong nghành nghề dịch vụ công cộng khác ; trải qua những thỏa thuận hợp tác với những tổ chức triển khai trong nghành tư nhân tại những điểm tương thích .
• Chất lượng thông tin của tổ chức triển khai phải được duy trì và những thông tin sử dụng trong kinh doanh thương mại phải đúng mực, đáng an toàn và đáng tin cậy, luôn được update, tổng lực và đồng nhất .
• Các nhu yếu về mặt pháp luật cũng như những nhu yếu khác như yếu tố bảo mật thông tin tính riêng tư, bí hiểm, tính xác nhận và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi .
• Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện trải qua nhiều kênh khác nhau .
• Các bản ghi và những phần thông tin thiết yếu khác phải được tàng trữ tốt .
• Tổ chức đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu suất cao trong những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý thông tin
Những người liên quan đến quản trị thông tin – Bao gồm:
• Người chiếm hữu thông tin, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về một mục tin đơn cử cũng như tính đúng chuẩn, sẵn sàng chuẩn bị để sử dụng và bảo mật thông tin của thông tin .
• Người chăm nom thông tin, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm bảo dưỡng thiết bị truyền thông tin và những yếu tố tương quan tới công nghệ thông tin .
• Người sử dụng ( trong và ngoài tổ chức triển khai ) truy vấn và sử dụng những thông tin do người chiếm hữu thông tin chỉ định và được người chăm nom thông tin được cho phép .
Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin được coi như một tài sản kinh doanh
Những nhu yếu này vận dụng cho tổng thể những loại gia tài thông tin của tổ chức triển khai. Lời hướng dẫn này tập trung chuyên sâu vào những thông tin được tàng trữ dưới dạng điện tử ( gồm có những hình ảnh, map, âm thanh video – và tổng thể những thông tin được số hóa ) nhưng hầu hết những quy tắc cũng hoàn toàn có thể vận dụng được với những thông tin tàng trữ trên giấy .
Các quy tắc
Vai trò của thông tin trong việc hiện đại hóa những hoạt động giải trí của chính phủ Hầu hết chương trình hiện đại hóa và những sáng tạo độc đáo sử dụng thông tin trong những hoạt động giải trí của nhà nước đều dựa vào việc triển khai những giải pháp tiếp cận mới mẻ và lạ mắt về quản trị và khai thác gia tài thông tin của những tổ chức triển khai trong nghành công cộng. Ví dụ :
• Việc thực thi những dịch vụ điện tử cho công chúng và những doanh nghiệp nhu yếu những tổ chức triển khai trong nghành công cộng phải tâm lý lại về phương pháp giải quyết và xử lý thông tin cũng như phương pháp phổ cập và tích lũy thông tin cần mới mẻ và lạ mắt hơn – trải qua kênh phân phối thứ ba, trải qua cổng thông tin của cơ quan chính phủ và trải qua những phương tiện đi lại truyền thông online mới như truyền hình kỹ thuật số hay điện thoại thông minh .
• Yêu cầu tham gia vào việc làm của cơ quan chính phủ, và sự tăng trưởng của những chương trình đang xen nhau cần phải có sự san sẻ thông tin nhiều hơn nữa giữa những tổ chức triển khai công cộng – ví dụ trải qua mạng nội bộ của cơ quan chính phủ ( Government Secure Intranet – GSI )
• Việc quy đổi quy trình hoạch định chủ trương dựa trên những địa thế căn cứ và tầm quan trọng của việc quản lý và điều hành hoạt động giải trí của những tổ chức triển khai và nâng cấp cải tiến phương pháp quản trị rủi ro đáng tiếc đã đặt ra nhu yếu mới so với năng lực khai thác những nguồn thông tin có tương quan và đáng đáng tin cậy cũng như so với những thiết bị tạo và giải quyết và xử lý tài liệu .
• Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có tương quan đến nghành quản trị, lập kế hoạch, giao tế và hoạch định chủ trương sử dụng những nguồn thông tin từ GSI và Internet ngày càng nhiều ; những người sử dụng thông tin trong nghành công cộng sẽ cần phải học cách khai thác những nguồn thông tin khổng lồ từ Internet .
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức triển khai cùng với nguồn nhân lực, kinh tế tài chính và những nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một yếu tố kinh doanh thương mại. Thông qua quản trị có hiệu suất cao nguồn thông tin và mạng lưới hệ thống thông tin của một tổ chức triển khai, những nhà quản trị trong tổ chức triển khai hoàn toàn có thể :
• Tăng thêm giá trị cho những dịch vụ phân phối tới người mua
• Giảm thiểu rủi ro đáng tiếc trong hoạt động giải trí
• Giảm ngân sách trong quy trình hoạt động giải trí và cung ứng dịch vụ
• Khuyến khích thay đổi quy trình hoạt động giải trí trong nội bộ và phân phối dịch vụ cho bên ngoài
Các loại thông tin
Thông tin do tổ chức triển khai chiếm hữu và những thông tin từ bên ngoài mà tổ chức triển khai truy vấn vào có rất nhiều dạng khác nhau và thường được định dạng số hóa để tàng trữ và truyền đi .
Dữ liệu đã được cấu trúc
Các tài liệu được lưu giữ trong cơ sở tài liệu thường được dùng để tương hỗ cho những hoạt động giải trí điều hành quản lý và những thanh toán giao dịch kinh doanh thương mại. Các cơ sở tài liệu gồm có những bản ghi đã được cấu trúc chứa những cụ thể về những chủ đề tương quan đến kinh doanh thương mại như những người mua, tình hình kinh tế tài chính, những công ty và những nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức triển khai .
Các dữ liệu chưa được cấu trúc
Những tài liệu loại này gồm có hình, ảnh, map, những bản thu âm và video. Trong nghành công cộng, rất nhiều loại tài liệu dưới dạng sách vở được tàng trữ trong những tệp Registry và sẽ được chuyển thành một phần của những bản ghi .
Thông tin tham khảo và thư viện
Các thư viện lúc bấy giờ đang cung ứng rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều gồm có những cuốn catogue, cơ sở tài liệu thương mại, dịch vụ phân phối thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet .
Phạm vi quản trị thông tin
Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:
• Quản trị nguồn thông tin.[/i] Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ.
Xem thêm: Thương hiệu – Wikipedia tiếng Việt
• Quản trị công nghệ thông tin. [ / i ] nhằm mục đích củng cố mạng lưới hệ thống thông tin trong tổ chức triển khai mà nổi bật là chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về công dụng cung ứng thông tin do tổ chức triển khai tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà sản xuất dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức triển khai phải được hoạt động giải trí như thể một “ Khách hàng am hiểu ” về những mẫu sản phẩm và dịch vụ tương quan đến IT mà tổ chức triển khai đó cần .
• Quản trị giải quyết và xử lý thông tin. [ / i ] Tất cả quy trình kinh doanh thương mại sẽ làm ngày càng tăng những hoạt động giải trí tương quan đến một hoặc 1 số ít nguồn thông tin của tổ chức triển khai. Quá trình tạo mới, tích lũy, truy nhập, sử đổi, tàng trữ, xóa bỏ và nén thông tin cần phải được trấn áp hài hòa và hợp lý nếu tổ chức triển khai muốn quản trị thành công xuất sắc nguồn thông tin của mình .
• Quản trị tiêu chuẩn thông tin và những chủ trương. [ / i ] Tổ chức sẽ cần phải xác lập những tiêu chuẩn và chủ trương trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chủ trương này sẽ thường được tăng trưởng như một tác nhân trong kế hoạch thông tin của tổ chức triển khai. Chính sách quản trị sẽ quản trị những quá trình và tráh nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức triển khai : chủ trương và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ vận dụng cho hạ tầng công nghệ thông tin nhằm mục đích tương hỗ cho mạng lưới hệ thống thông tin của tổ chức triển khai .
Quản trị tri thức
Quản trị tri thức là một góc nhìn then chốt trong quản trị thông tin. Về cơ bản, quản trị tri thức là việc làm cho những thông tin trở nên hữu dụng để 1 số ít hoạt động giải trí hoàn toàn có thể được triển khai dựa trên nền tảng của kiến thức và kỹ năng đó .
Quản trị kiến thức bao gồm:
• Nguồn vốn tri thức ( gia tài kỹ năng và kiến thức do tổ chức triển khai nắm giữ gồm có những kỹ năng và kiến thức trình độ của những cá thể )
• Công việc có tính phối hợp với sự tương hỗ của máy vi tính ( những phương pháp làm cho việc trao đổi kỹ năng và kiến thức giữa những nhóm thao tác được thuận tiện hơn )
• Trao quyền cho nhân viên cấp dưới ( những phương pháp được cho phép những cá thể tận dụng được quyền lợi từ những kỹ năng và kiến thức chung của tổ chức triển khai )
Trong chính phủ nước nhà, mạng Knowledge Network của văn phòng nội các sẽ được cung ứng nhanh gọn những thông tin update và không thiếu giữa :
– Nội bộ và giữa những bộ riêng rẽ trong nhà nước
– Các yếu tố trong nước và trong khu vực .Cuối cùng, mạng thông tin này luôn có sẵn 24/24 để những bộ hoàn toàn có thể sử dụng và công chúng hoàn toàn có thể truy vấn qua Internet .
Các quá trình thực hiện
Yêu cầu tiên phong của chương trình quản trị thông tin là tổ chức triển khai phải nhận thức không thiếu về nhu yếu cũng như những gia tài thông tin mà tổ chức triển khai đó có bằng việc triển khai việc kiểm tra thông tin. Mỗi bộ trong nhà nước TW đang tạo ra mạng lưới hệ thống ĐK gia tài thông tin ( Information Asset Register – IAR ). những bộ sẽ duy trì mạng lưới hệ thống đó trên website riêng. HMSO sẽ duy trì cổng Inforoute cho mạng lưới hệ thống IAR của nhà nước, và mạng lưới hệ thống này sẽ trở thành một mạng lưới hệ thống gồm có những mạng lưới hệ thống IAR do từng bộ tạo ra .
Tổ chức sẽ cần phải xem xét những nhu yếu thông tin trên hàng loạt những bộ phận và tính năng kinh doanh thương mại của mình. Người ta khuyến nghị rằng nên vận dụng chiêu thức tiếp cận theo “ vòng đời ” khi xem xét việc sử dụng thông tin trong kinh doanh thương mại. Tổ chức nên xem xét lại :
• Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và những thông tin đó hoàn toàn có thể được phân loại như thế nào ?
• Các loại thông tin nào cần tích lũy và tạo mới trong quy trình kinh doanh thương mại ?
• Các thông tin sẽ được tàng trữ và duy trì như thế nào ?
• Các thông tin sẽ được truy vấn như thế nào, do ai và theo cách nào ?
• Các thông tin sẽ được vô hiệu như thế nào và dưới sự được cho phép của ai ?
• Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào ( tính đúng mực, đồng điệu, thời hạn lưu hành v.v … )
• Làm thế nào để những thông tin hoàn toàn có thể thuận tiện truy vấn hơn so với mọi người trong và ngoài tổ chức triển khai ?
• Ai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý hàng loạt những quy trình tương quan đến quản trị thông tin ?
• Làm thế nào để toàn bộ những nhân viên cấp dưới nhận thức được nghĩa vụ và trách nhiệm của họ so với quản trị thông tin ?
Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:
• Phân tích hoạt động giải trí
• Xác định nhu yếu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác định những thông tin thừa và thiếu
• Duy trì hạng mục nội dung thông tin
• Xác định ngân sách và giá trị những thông tin của tổ chức triển khai
• Ghi chú và sắp xếp những kiến thức và kỹ năng trình độ
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức triển khaiBạn cần phải xác định được chính sách và các quá trình thực hiện cho:
– Quản trị tài liệu điện tử ( Electronic Document Management – EDM ) – thông tin được tạo ra, truy vấn và san sẻ giữa những nhóm thao tác như thế nào ?
– Quản trị những bản ghi điện tử ( Electronic Record Management – ERM ) – bảo vệ rằng tổ chức triển khai của bạn tuân theo những nhu yếu của văn phòng cung ứng bản tin điện tử cho công chúng .
Theo My. opera
Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Bài viết này hữu ích chứ?
Có
Không
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Thương Hiệu