Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và doanh nghiệp

Nhận thấy tầm quan trọng của việc khai thác thông tin từ hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quy trình hoạt động giải trí. Nên những năm trở lại đây Công tác tàng trữ hồ sơ tài liệu đang được nâng cao về mọi mặt. Từ việc phong cách thiết kế, xây dụng kho tàng trữ cho đến việc góp vốn đầu tư shopping những trang thiết bị tàng trữ phục vụ việc dữ gìn và bảo vệ hồ sơ được tốt hơn. Đó là những việc cần làm và nên làm sớm để việc khai thác thông tin trên tài liệu được phát huy hiệu quả tốt nhất .

I. Yêu cầu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong công tác lưu trữ

1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm công chức, viên chức tàng trữ cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm tổ chức triển khai tích lũy hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho tàng trữ cơ quan, đơn cử như sau :

• Lập kế hoạch tích lũy hồ sơ, tài liệu .

•  Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

  Bạn đang đọc: Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và doanh nghiệp

• Hướng dẫn những đơn vị chức năng, cán bộ, công chức, viên chức sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” .
• Chuẩn bị kho và những phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ để đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu .
• Tổ chức tiếp đón hồ sơ, tài liệu, kiểm tra so sánh giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tiễn tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu .

1.2. Chỉnh lý tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai phải được chỉnh lý hoàn hảo và dữ gìn và bảo vệ trong kho tàng trữ .

1.2.1. Các nguyên tắc khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ

• Không phân tán phông tàng trữ
• Khi phân loại, lập hồ sơ ( chỉnh sửa triển khai xong, phục sinh hoặc lập mới hồ sơ ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, xử lý việc làm ( không phá vỡ hồ sơ đã lập ) ;
• Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai .

1.2.2. Những yêu cầu cần đạt được sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

• Phân loại và lập hồ sơ hoàn hảo ;
• Xác định thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho hồ sơ, tài liệu ;
• Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu ;

• Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

  Xem thêm: Võ Lâm Truyền Kỳ: Trùng sinh 7 tái lập ngũ hành tương khắc?

• Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Tìm hiểu thêm : 5 yếu tố cơ bản quan trọng cần phân phối trong việc chỉnh lý tài liệu tàng trữ

1.3. Xác định giá trị tài liệu

Phòng / Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thiết kế xây dựng Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức triển khai phát hành sau khi có quan điểm đánh giá và thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. Việc xác lập giá trị tài liệu phải đạt được những nhu yếu sau :

• Xác định tài liệu cần dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và tài liệu dữ gìn và bảo vệ có thời hạn bằng số năm đơn cử .
• Trong quy trình xác lập, cần phải thống kê những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn tàng trữ nhằm mục đích mục tiêu triển khai công tác làm việc hủy tài liệu hết giá trị sau này .

Xem thêm :
II. Bảo quản, tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ trong cơ quan

2.1. Bảo quản tài liệu lưu trữ

2.1.1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức triển khai do những cán bộ, công chức, viên chức tự dữ gìn và bảo vệ và phải bảo vệ bảo đảm an toàn cho những hồ sơ, tài liệu .
2.1.2. Hồ sơ, tài liệu tàng trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức triển khai và tập trung chuyên sâu dữ gìn và bảo vệ trong kho tàng trữ cơ quan, tổ chức triển khai. Kho tàng trữ phải được trang bị rất đầy đủ những thiết bị, phương tiện đi lại thiết yếu theo pháp luật bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu .
2.1.3. Chánh Văn phòng có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy triển khai những lao lý về dữ gìn và bảo vệ tài liệu tàng trữ : sắp xếp kho tàng trữ theo đúng tiêu chuẩn pháp luật ; thực thi những giải pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật thông tin so với kho tàng trữ và tài liệu tàng trữ ; trang bị rất đầy đủ những thiết bị kỹ thuật, phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ tài liệu tàng trữ ; duy trì những chính sách dữ gìn và bảo vệ tương thích với từng loại tài liệu tàng trữ .
Công chức, viên chức văn thư, tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm : sắp xếp, sắp xếp khoa học tài liệu tàng trữ ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp ( cặp ), dán nhãn ghi rất đầy đủ thông tin theo lao lý để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu ; liên tục kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu .

2.2. Những đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2.2.1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức triển khai và mọi cá thể đều được khai thác, sử dụng tài liệu tàng trữ vì mục tiêu công vụ và những nhu yếu riêng chính đáng .
2.2.2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức triển khai nghiên cứu và điều tra tài liệu vì mục tiêu công vụ phải có giấy trình làng ghi rõ mục tiêu điều tra và nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức triển khai hoặc Chánh Văn phòng đồng ý chấp thuận .

2.2.3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong nghành nghề dịch vụ Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về quy đổi số trong Công tác Lưu trữ tại những cơ quan và doanh nghiệp .