CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHƯƠNG 6 NỘI DUNG Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát Tiến trình kiểm soát Các loại kiểm soát Công cụ kiểm soát ( kiểm tra - inspection- xem xét thực tế để đánh giá Kiểm soát - control - xem xét phát hiện, ngăn chặn những gì trái quy định. Là 2 từ riêng, khác nghĩa, nhưng có nhiều điểm giống nhau) 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 1.1 Khái niệm: Là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó. 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 1.1 Khái niệm Trọng điểm của chức năng kiểm soát : Kiểm soát là một quá trình. Kiểm soát các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra. Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch. Kiểm soát để thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu. 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KS: Phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm soát. Phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị. Phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu. Phải khách quan. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp Phải tiết kiệm và hiệu quả Phải đưa đến hành động 2. Tiến trình kiểm soát Theo các bước sau XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG THÀNH QUẢ ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH 2. Tiến trình kiểm soát 2.1 Xác định tiêu chuẩn: Cần lưu ý các yêu cầu sau: 4 5 1 2 1 1 3 Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng, không quan trọng Mang tính chất hiện thực Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn Giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn Dễ dàng cho việc đo lường 2. Tiến trình kiểm soát 2.2 Đo lường thành quả Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu. Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường. Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn định tính. 2. Tiến trình kiểm soát 2.3 Điều chỉnh các sai lệch Sau khi đo lường xong, nếu kết quả sai lệch: Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch Tìm biện pháp khắc phục Vòng phản hồi của kiểm soát Đưa ra chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch So sánh với các tiêu chuẩn Đo lường Phát hiện sai lệch Kết quả thực tế Thực hiện sự điều chỉnh Kết quả mong muốn 3. Các loại hình kiểm soát Bao gồm các loại hình sau Thực hiện kế hoạch Kiểm soát lường trước Kiểm soát sau khi thực hiện Kiểm soát trong khi thực hiện Lập kế hoạch Kết quả đạt được 3. Các loại hình kiểm soát 3.1 Kiểm soát lường trước Thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước. Mục đích: tránh sai lầm ngay từ đầu Cơ sở: những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp để đối chiếu kế hoạch Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trường Đây là loại hình kiểm tra tốn ít chi phí nhưng hiệu quả cao Càng lên cấp bậc cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng 3. Các loại hình kiểm soát 3.2 Kiểm soát trong khi thực hiện Theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. Mục đích: kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo mục tiêu, tiến độ kế hoạch. 3. Các loại hình kiểm soát 3.3 Kiểm soát sau khi thực hiện Đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. Mục đích nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm. Nhược điểm lớn nhất: độ trễ về thời gian. So sánh chức năng các cấp bậc QT Cấp Cao: Hình thức KS: Gián tiếp, thông qua văn bản kết hợp trực tiếp Loai hình: coi trọng KS lường trước Trọng điểm: Tài chính, môi trường Cấp cơ sở: Trực tiếp Chú trọng KS hiện hành Chú trọng tác nghiệp và nhân sự (thuộc quyền) 4. Các công cụ kiểm soát 4.1 Ngân quỹ: thấy được những khoản chi phí và nguồn thu do ai sử dụng và quản lý. Ngân quỹ về tiền mặt Ngân quỹ dưới dạng vật lý Ngân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩm Ngân quỹ thu và chi Các dạng ngân quỹ 4. Các công cụ kiểm soát 4.1 Ngân quỹ Các kỹ thuật lập ngân quỹ Ngân quỹ biến đổi Ngân quỹ cơ sở - Zêrô Ngân quỹ lựa chọn 4. Các công cụ kiểm soát 4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê Dựa vào dữ liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích. Giúp nhà quản trị đưa ra những nhận xét: Xu thế phát triển của doanh nghiệp Mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch, 4. Các công cụ kiểm soát 4.3 Báo cáo và phân tích chuyên môn: sử dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch 4.4 Quan sát cá nhân: Sử dụng các giác quan để quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và điều chỉnh ngay những sai phạm.
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Thương Hiệu