Hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa hàng ngày là một trong những cách quản trị kho, trấn áp sản phẩm & hàng hóa hiệu suất cao lúc bấy giờ. Cùng khám phá hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa trải qua bài viết của POS365 nhé !

I. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa là gì?

Lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa với mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn đầu kỳ và cuối kỳ của vật tư, công cụ, dụng cụ và hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp quản lý và kế toán nắm được tình hình số lượng hàng hóa tồn và nhập mới ngay trong ngày. 

Bạn đang đọc: Hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa là gì ?

II. Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa

Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa :

• Kiểm kê đầu kỳ : Lập bảng thống kê số lượng sản phẩm & hàng hóa hôm trước nếu kiểm kê hàng ngày hoặc theo tháng .
• Số lượng sản phẩm & hàng hóa nhập kho trong ngày .
• Số lượng sản phẩm & hàng hóa xuất kho trong ngày .
• Tồn kho cuối ngày : Số lượng sản phẩm & hàng hóa tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn thời điểm đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng sản phẩm & hàng hóa đã xuất kho .

Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa

III. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng Excel

Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa hàng ngày bằng Excel để bạn tìm hiểu thêm :

1. Những số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp nhỏ có số lượng sản phẩm & hàng hóa chưa lớn đều lựa chọn cách quản trị xuất nhập sản phẩm & hàng hóa tồn kho bằng Excel. Những số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa hàng ngày trên Excel :

• Sổ kho : Bao gồm số thứ tự, mẫu sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày .
• Báo cáo xuất nhập tồn : Bao gồm tên sản phẩm & hàng hóa, mã sản phẩm & hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị chức năng tính .
• Sổ kho để in : Bao gồm ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền .
• Sổ chi tiết cụ thể sản phẩm & hàng hóa : Bao gồm thông tin tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải .

Những số liệu cần có trong bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa hàng ngày trên Excel

2. Các bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn đơn giản

Để thiết kế xây dựng bảng xuất nhập tồn sản phẩm & hàng hóa hàng ngày bằng Excel, bạn hoàn toàn có thể làm theo các bước sau đây :

2.1. Bước 1: Tạo sheet thông tin doanh nghiệp

Tạo sheet thông tin doanh nghiệp phải gồm có các nội dung sau đây :

• Đặt công thức name box từ ngày với tên : Ngay1
• Đặt chiêu thức name box đến ngày với tên : Ngay2
• Các công thức còn lại được đặt ở mục ghi chú ( insert comment )

2.2. Bước 2: Tạo sheet nhập xuất lập công thức

Tạo sheet nhập xuất lập công thức gồm có :

• Nếu phát sinh nhập – xuất sản phẩm & hàng hóa, kế toán doanh nghiệp sẽ update các thông tin vào sheet này .
• Sử dụng hàm và “ và ” để nối tên nội dung công ty, địa chỉ, mã số thuế : Làm công thức tại A1, sau đó kéo copy chiêu thức xuống là bạn ra hiệu quả .
• Tại cột số phiếu đặt công thức tại namebox là SOPHIEU
• Thu thập không số lượng giới hạn ô chọn ctrl + shift + mũi tên đi xuống
• Tại cột số lượng nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox : SLN
• Tại cột số lượng xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox : SLX
• Tại cột thành tiền nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là : TTN
• Tại cột thành tiền Xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là : TTX

2.3. Bước 3: Tạo sheet danh mục người sử dụng

Tạo sheet hạng mục người sử dụng hoàn toàn có thể thực thi các bước sau đây :

• Tại cột Mã khách hàng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MKH. Sang sheet Nhập Xuất : tạo danh sách chọn mã khách hàng

  Xem thêm: Mua Bán Nhà Đất Quảng Ngãi Giá Rẻ Tháng 06/2022

• Tại cột Mã công ty ctrl + shift + Mũi tên đi xuống / date / data validation :

Allow : list
Source : = MKH vừa đặt bên hạng mục người mua vừa tạo mảng
Để Giao hàng việc tìm mã người mua, kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong list

• Sử dụng các hàm vlookup để lập chiêu thức để tự động hóa hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, MST tìm kiếm trên cơ sở mã người tiêu dùng

Các bước thực thi file Excel nhập xuất tồn đơn thuần

2.4. Bước 4: Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Cách tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn :

• Tổng hợp vật tư nhập xuất trong ngày và của tháng, kỳ kế toán
• Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet hạng mục mã vật tư như vậy rút gọn thêm được một bước làm giảm rườm rà
• Ở sheets này Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu thì là trống ko cần lập công thức
• Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là : MVT

Chuyển sang sheet nhập xuất : Tạo list hạng mục vật tư chọn khi xuất dùng

• Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống
• Sử dụng các hàm vlookup để lập chiêu thức để tự động hóa hiển thị tên : Vật tư, đơn vị chức năng tính
• Sau này chỉ cần chọn mã vật tư khác sẽ tự động hóa tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm hạng mục vật tư .

2.5. Bước 5: Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ

Cách lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ :

• Tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì không hề có công thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập bằng tay thủ công tay .
• Cột Đơn giá = Thành tiền / Số lượng nhập
• Cột số lượng xuất thì không hề có chiêu thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công bằng tay tay
• Thành tiền xuất = Số lượng xuất x Đơn giá xuất
• Cột đơn giá xuất kho dùng hàm Vlookup để dò tìm ở bảng bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
• Để tránh thực trạng kho bị âm không còn hàng, khi xuất sử dụng thì kế toán nên làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho .

2.6. Bước 6: Tổng hợp nhập xuất tồn kho

Tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng cách :

• Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất
• Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là : MNX
• Tạo tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng hàm Sumif của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu, thành phẩm để báo cáo giải trình định kỳ .

3. Lưu ý quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel hiệu quả

Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp quản trị số lượng hàng thuận tiện hơn. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải quan tâm những điểm sau đây :

• Thiết kế file Excel quản trị kho tương thích với doanh nghiệp, shop của mình .
• Nhập liệu thông tin đúng mực .
• Trang bị kỹ năng và kiến thức để giải quyết và xử lý những lỗi cơ bản trên Excel .
• Trang bị thêm các tính năng bảo mật thông tin nhằm mục đích tránh virus xâm nhập .

Xem thêm: Công thức tính tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn trong Excel

Lưu ý quản trị xuất nhập tồn kho bằng Excel hiệu suất cao

Trên đây là hướng dẫn cách làm mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel để bạn tham khảo. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn quản lý doanh nghiệp, cửa hàng của mình hiệu quả hơn!

Tham khảo thêm: Review 12 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay