QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Câu 1: Cơng việc hành văn phòng: nhân viên thực hiện, họ làm công việc HCVP đơn điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn Họ thường sử dụng đồ nghề trang thiết bị hành văn phòng để hồn thành cơng việc Cơng việc hành có mặt khắp nơi doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phòng kế tốn, kinh doanh… Từ nhân viên hành nghiệp đến tất cấp quản trị, người mức độ khác nhau, làm công việc hành Cơng việc quản trị: nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức kiểm tra Họ làm việc với người với ý tưởng Mối tương quan công việc HCVP công việc quản trị tùy thuộc cấp quản trị khác Cấp quản trị cao, hầu hết công việc thuộc lãnh đạo quản trị Cấp quản trị thấp, hầu hết công việc hoạt động chuyên môn thực tiễn Bài 1: hoạt động quản trị hành văn phòng Hành văn phòng nơi diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh Là nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu Cơng việc hành văn phòng bao gồm: soạn thảo hồ sơ cơng văn giấy tờ, tường trình Duy trì, ghi nhớ hồ sơ kể việc xếp phân loại thiêu hủy hồ sơ Tính tốn hóa đơn, sổ sách, giá Thơng đạt hình thức thư từ, điện thoại, tường trình, hội nghị, hội thảo, hẹn, tiếp tân Những hoạt động hoạt động quản trị hành văn phòng Vì hoạt động chủ yếu xử lý thông tin Công việc: “Lập kế hoạch bán hàng cho q 1/2012” “xây dựng quy trình mua hàng” Đây cơng việc phòng kinh doanh, qua nhà quản trị lập kế hoạch để cho bán hàng quí đạt hiệu tốt Công việc: “Đánh giá hiệu công việc nhân viên kinh doanh; Tổ chức hội nghị khách hàng năm 2012; Xử lý đơn hàng ngày” Đây công việc thường ngày mà tổ chức có Các cơng việc giúp lưu trữ thông tin giải vấn đề phát sinh doanh nghiệp Đưa ý kiến cá nhân trường hợp Lấy công ty thực hành nghề nghiệp làm ví dụ Liên hệ với thực tế Bài cấu phận hành chính, tập trung theo chức Bài 3: quy trình xử lý văn đến văn Văn đến Văn Bài Khi nhận văn thư Tôi làm sau: Bước 1: Tiếp nhận văn thư đến Bước 2: Phân loại văn thư, để xem văn thư văn thư đến gửi cho cá nhân, phòng ban văn thư gửi cho công ty, cho giám đốc Đối với “2 hồ sơ xin việc vào vị trí nhân viên kinh doanh” ta tiếp tục thực Bước 3: Chuyển văn thư đến cho phòng nhân Phòng nhân tiếp nhận xử lý Bước 4: Lưu trữ hồ sơ lại Đối với “Thư gửi giám đốc thông báo nghỉ lễ” ta tiếp tục thực Bước 3: Scan lại xem xét nội dung xem có cần thiết hay khơng Bước 4: Chuyển văn thư lên giám đốc, để giám đốc xem xét duyệt, xin ý kiến đạo Bước 5: Giám đốc duyệt cho ý kiến đạo, xong gửi nơi tiếp nhận văn thư Bước 6: Nơi tiếp nhận ý kiến giám đốc, chuyển cho phòng ban để thực Bước 7: Lưu trữ lại ý kiến đạo Bài 7: chỉnh sửa lỗi sai Một công văn phòng hành cty CP Gia Bảo sọan thảo nhằm hướng dẫn thi hành định số 32/QĐ-HĐQT cho sau: CÔNG TY CP GIA BẢO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HÀNH CHÍNH Độc lập -Tự -Hạnh phúc Số: 02/CV-CPGB-VP Đà Nẵng, ngày 06 tháng năm 2008 CÔNG VĂN (V/v hướng dẫn thi hành định số 32/ QĐ_HĐQT) Văn chưa đảm bảo quy định soạn thảo văn vì: Mục số phần quốc hiệu nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khơng có in đậm, sau dòng chữ độc lập tự hạnh phúc khơng có gạch chân in đậm Dòng chữ đầu khơng lớn dòng chữ thứ nên sai Mục số tên quan tổ chức ban hành khơng có in đậm khơng có dấu gạch chân nơi ban hành Mục số chữ viết phải nhỏ mục số 2, cỡ chữ 13 khơng có cỡ chữ mục số Mục số tên địa danh thời gian ngày, tháng, năm khơng viết nghiêng Tháng khơng thêm số trước chữ số, số nhỏ 10 Mục số sai mục 5b, chữ viết phải ghi bình thường, kiểu chữ đứng khơng có in nghiêng phải nhỏ mục 5a khơng có lớn Bài 4: phân loại hồ sơ Phân loại theo chủ đề – Báo cáo: Tờ khai thuế q 1/20xx – Kế tốn: Hóa đơn giá trị gia tăng năm 20xx, Bảng kê nhập kho hàng hóa năm 20xx – Hợp đồng: Hợp đồng mua bán với đối tác A,B,C…trong năm 20xx – Nhân sự: Hồ sơ ứng viên – vị trí nhân viên kinh doanh, Thông báo nghỉ lễ giỗ tổ Hùng Vương 20xx, Nội quy lao động – Kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh, Bảng báo giá sản phẩm X,Y,Z tháng 1/20xx Bài 8: Giả sử bạn thư ký phòng kinh doanh cty TNHH A, chuyên họat động kinh doanh lĩnh vực khách sạn-nhà hàng, bạn phải quản lý hồ sơ sau: – Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến – Các văn bản: thông báo, công văn… từ năm 2012 đến – Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến – Hợp đồng mua bán mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến – Bảng báo giá mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến Bạn cho biết cách thức lưu trữ hồ sơ Cách thức lưu trữ hồ sơ (ko chắc) Công tác lưu trữ giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng – Lịch cơng tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến Các văn bản: thông báo, công văn… từ năm 2012 đến Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến Hợp đồng mua bán mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến – Bảng báo giá mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến Cách thức lưu trữ hồ sơ Bước 1: phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ theo chủ để Bước 2: Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ Bước : Bên tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm Bước 4: Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ Bước 5: Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Bước 6: Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM Nếu máy vi tính văn phòng có ổ CD-Read and Write tốt Bước 7: xếp hồ sơ vào tủ để bảo quản dễ dàng kiểm tra Bài 9: Đặt vào vị trí trưởng phòng hành công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng (Sinh viên đưa thêm giả định phù hợp) Lưu đồ quản lý trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng Thu thập thơng tin nhà cung ứng Lập danh sách nhà cung ứng Lập tiêu chí đánh giá: theo chất lượng; giá toán; khả sẵn sàng cung cấp giao hàng; uy tín Lựa chọn phương pháp đánh giá Chuẩn bị đánh giá Tiến hành đánh giá nhà cung ứng Trao đổi ý kiến với người đánh giá Quyết định đánh gía hoàn thành Lập danh sách nhà cung ứng chọn 10 Quản lý danh mục nhà cung ứng Bài 10: Đặt vào vị trí trưởng phòng hành công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý q trình mua sắm trang thiết bị văn phòng có giá trị cao (Sinh viên đưa thêm giả định phù hợp) Quy trình thực mua sắm trang thiết bị có giá trị cao • • Lập phiếu đề nghị mua Lựa chọn thầu dựa Trên sở báo giá Chọn đơn vị cung cấp (lập biên xét chọn) • Trình tổng giám đốc phê duyệt định định thầu • Thương thảo kí kết hợp đồng mua • Sau hàng hóa cung cấp, tổ chức nghiệm thu hàng hóa Lập biên nghiệm thu biên lí hợp đồng • Thanh tốn hợp đồng • Lưu hồ sơ mua sắm theo dõi bảo hành Bài 11: Quy trình quản lý q trình sửa chữa trang thiết bị văn phòng • • • • • • • Báo hỏng Kiểm tra sửa chữa TTPM lập biên xác định tình trạng trang thiết bị Để nghị sửa chữa Giám đốc phê duyệt Sửa chữa, thay thiết bị Nghiệm thu, bàn giao • • Thanh tốn tốn Lưu hồ sơ thiết bị Bài 12: Đặt vào vị trí trưởng phòng hành cơng ty A, xây dựng lưu đồ quản lý trình cấp phát văn phòng phẩm (Sinh viên đưa thêm giả định phù hợp) Quy trình thực cấp phát văn phòng phẩm Chức cho phép quản lý trình cấp phát văn phòng phẩm doanh nghiệp trực tuyến để giảm thiểu thời gian chi phí quản lý Quy trình thực cấp phát văn phòng phẩm sau: • • • Các cá nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt Lãnh đạo duyệt chuyển cho đơn vị trực tiếp quản lý văn phòng phẩm • Mua văn phòng phẩm, nhập kho phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm Chức • Quản lý phòng ban sử dụng văn phòng phẩm • Quản lý danh mục nhóm văn phòng phẩm • Phân quyền sử dụng: quyền quản trị Module, quyền lãnh đạo duyệt phiếu mua Văn phòng phẩm • Lập phiếu cung cấp văn phòng phẩm theo phòng ban • Lập phiếu trình lãnh đạo duyệt mua văn phòng phẩm • Lập phiếu nhập, xuất kho • Báo cáo thống kế sử dụng văn phòng phẩm theo phòng ban Bài 13:Giả sử Anh/Chị nhân viên hành thuộc phòng hành nhân cơng ty A Tp HCM, ngày 15/7/20xx anh chị nhận yêu cầu sau: Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo máy tính để bàn bị hư hỏng, đề nghị kiểm tra, sửa chữa ngày; Nhân viên phòng kế tốn gọi điện u cầu cấp thêm 10 ram giấy in khổ A4 nhu cầu tăng đột xuất, ngồi kế hoạch văn phòng phẩm dự kiến tháng phòng Anh/Chị xử lý công việc nào? – Đối với trường hợp ta nên giải sau: Ta nên liên hệ với phòng thiết bị cho người xuống kiểm tra thiết bị để sửa chữa Nếu tình trạng thiết bị khơng có nghiêm trọng ta để nhân viên phòng kĩ thuật sửa chữa ln Nếu tình trạng thiết bị vượt khả cho phép, ta nên lập biên xác định tình trạng thiết bị bị hư hỏng Sau ghi đơn đề nghị sửa chữa gửi lên cho giám đốc duyệt Sau giám đốc duyệt ta tiến hành kêu người sửa chữa thiết bị Khi thiết bị hoàn thành ta tiến hành bàn giao cho phòng kinh doanh Thanh tốn hóa đơn cho người sửa chữa, tốn vào sổ Sau lưu hồ sơ thiết bị vào trình sửa chữa Đối với trường hợp 2: Nhân viên phải lập phiếu trình yêu cầu cấp thêm giấy in khổ A4 gửi cho trưởng phòng kế tốn Trưởng phòng sau phải gửi lên cho lãnh đạo duyệt Lãnh đạo duyệt chuyển cho phòng hành để cấp phát cho phòng kế tốn Sau lưu vào hồ sơ Bài 14: Giả sử bạn thư ký phòng kinh doanh công ty A, vào thứ tuần tại, bạn nhận thông tin công tác tuần sau gồm: – Sáng thứ hai: họp giao ban tồn thể nhân viên phòng kinh doanh, sau trưởng phòng kinh doanh có họp quan trọng với ban giám đốc vào lúc 9h30 Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B họp triển khai kế hoạch bán hàng tháng x/20xx – Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng trưởng giám sát bán hàng họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 20xx – Sáng thứ 5: trưởng phòng gặp đối tác quan trọng – Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng Bạn lập kế hoạch cơng tác tuần cho phòng kinh doanh? (Sinh viên đưa thêm giả định phù hợp) – Kế hoạch cơng tác phòng kinh doanh cơng ty TNHH dịch vụ nhà đất Hưng Long tuần sau Mục đích chuyến cơng tác Bàn giao kế hoạch tuần cho nhân viên phòng kinh doanh Triển khai kế hoạch bán hàng Họp để triển khai kế hoạch chi ân khách hàng Mở rộng quan hệ với đối tác quan trọng Thành phần: Trưởng phòng kinh doanh; Nhân viên phòng kinh doanh; Nhân viên sale Địa điểm thời gian Địa điểm: Phòng kinh doanh cơng ty phòng họp Thời gian: Sáng thứ hai: Từ 8h đến 9h15 họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh Sau từ 9h15 trưởng phòng kinh doanh chuẩn bị dự họp quan trọng với ban giám đốc Sáng thứ 3: từ 8h đến 8h30 chuẩn bị giấy tờ cho kế hoạch bán hàng tháng 5/2015 Từ 8h30 tới 10h30 tiến hành họp triển khai kế hoạch Từ 10h30 đến 11h tổng kết triển khai kế hoạch Sáng thứ 4: từ 8h đến 11h Trưởng phòng, phó phòng trưởng giám sát bán hàng tiến hành họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 2015 Sáng thứ 5: 9h trưởng phòng gặp đối tác quan trọng cơng ty phòng họp để bàn việc phân phối sản phẩm Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nhà hàng Ming Dynasty quận giới thiệu tiện ích sản phẩm Chuẩn bị Giấy tờ báo cáo hoạt động kinh doanh cho họp sáng thứ Chuẩn bị kế hoạch bán hàng cho họp sáng thứ Chuẩn bị tai liệu cho họp sáng thứ Chuẩn bị hợp đồng cho họp sáng thứ Chuẩn bị giấy mời chi ân khách hàng, tài liệu liên quan kinh phí cho gặp mặt chi ân khách hàng Bài 15: Cơng ty TNHH An Phước có trụ sở Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu dùng loại Giám đốc công ty cần công tác Hà Nội từ ngày 13/06/20xx đến 17/06/20xx để gặp đối tác quan trọng ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa Chuyến gồm có Giám đốc, trưởng phòng kinh doanh trợ lý Giám đốc Với tư cách trợ lý Giám đốc, Anh/Chị viết kế hoạch chuẩn bị cho chuyến công tác này? (Anh/Chị đưa giả định phù hợp) Kế hoạch “ chuyến công tác Hà Nội” Sự kiện Giám đốc gặp đối tác quan trọng để ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa Mục đích chuyến Gặp đối tác quan trọng để kí hợp đống mua bán hàng hóa Thánh phần Giám đốc cơng ty TNHH An Phước Trưởng phòng kinh doanh; Trợ lý giám đốc Địa điểm thời gian công tác Địa điểm: Thành phố Hà Nội Thời gian: Ngày 13/06/2015 Ngày 17/06/2015 Trong đó: Chiều 17h, ngày 13/06 bay từ Tp.HCM vào Hà Nội Tổng thời gian tiếng, đến 19h nghỉ khách sạn Hà Nội Sáng 9h ngày 14/06 tới văn phòng khách hàng để trình bày sản phẩm giải thách mắc đối tác Chiều 15h, Ngày 15/06 tới văn phòng cơng ty đối tác để điều chỉnh lại hợp đồng Sáng 9h, ngày 16/06 gặp đối tác để kí hợp đồng Rạng sáng lúc7h ngày 17/06 bay từ Hà Nội vào lại Tp.HCM Chuẩn bị Thủ tục hành chính: ban thư kí có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: giấy định cử công tác; giấy tờ tùy thân thành viên tự chuẩn bị Phương tiện lại nơi ăn, nghỉ, làm việc: Di chuyển từ Tp.HCM vào Hà Nội máy bay VietNam Airlines Di chuyển từ sân bay khách sạn từ khách sạn tới công ty đối tác taxi Chuẩn bị tài liệu: tài liệu trình bày sản phẩm, hợp đồng kinh doanh, laptop cá nhân Kinh phí Tiến vé máy bay: 10.000.000 đồng Tiến ăn nghỉ khách sạn: 8.000.000 đồng Lệ phí giải thủ tục hành chính: 2.000.000 đồng Chi phí dự phòng: 1.000.000 đồng Tổng cộng: 21.000.000 đồng Bài 17: kế hoạch tổ chức buổi hội nghị công nhân viên chức Mục đích hội nghị Tổng kết q trình hoạt động cơng ty TNHH An Phước Đưa mục tiêu phương hướng hoạt động công ty cho năm 2016 Thành phần Lãnh đạo cơng ty TNHH An Phước: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, nhân viên cơng ty Địa điểm thời gian Địa điểm: Hội trường công ty Thời gian: ngày 31/12/2015 Trong đó: 7h30 đến 8h: đón tiếp khách, ban lãnh đạo nhân viên cơng ty 8h đến 9h: tổng kết trình hoạt động kinh doanh công ty năm 2015 9h đến 9h15: thời gian giải lao 9h15 đến 10h30: đưa mục tiêu phương pháp hoạt động công ty năm 2016 10h30 đến 11h: tổng kết lại hoạt động hội nghị Chuẩn bị Chuẩn bị thư mời tham dự hội nghị cho thành viên Lấy định công ty việc tổ chức họp Chuẩn bị phương tiện để tiến hành họp như: máy chiếu, hệ thống loa, bàn ghế… Chuẩn bị nước cho lãnh đạo Chuận bị tài liệu cho họp như: kết hoạt động, phương hướng công ty năm 2015 Và dự kiến kinh phí thực Bài 16 kế hoạch tập huấn nghiệp vụ văn phòng Sự kiện tập huấn nghiệp vụ văn phòng cơng ty TNHH An Phước Mục đích Nhằm nâng cao nghiệp vụ cán nhân viên nghiệp vụ văn phòng cơng ty Học tập trao đổi kinh nghiệm phòng ban Thành phần Lãnh đạo công ty bao gồm: giám đốc, phó giám đốc Phòng kinh doanh, phòng kế tốn, phòng hành nhân sự, phòng kho hàng Địa điểm thời gian Địa điểm: Hội trường lầu 6, cs2 Phổ Quang trường Đại Học Tài Chính – Marketing Thời gian: đợt Đợt từ ngày 13/06/2015 đến 17/06/2015, đợt từ ngày 20/6/2015 đến 24/06/2015 Trong đó: Đợt diễn từ ngày 13/06/2015 đến 17/06/2015 Bao gồm: ban lãnh đạo phòng kinh doanh Đợt từ ngày 20/6/2015 đến 24/06/2015 Bao gồm: Phòng kế tốn, Phòng hành nhân sự, Phòng kho hàng Chuẩn bị Thủ tục hành chính: định mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng, chuẩn bị giấy mời tham dự lớp học chuẩn bị giấy tớ tùy thân cá nhân Mỗi học viên chuẩn bị hình 3×4, CMND nộp bổ sung phòng tổ chức hành trước ngày 18/08/2015 để làm giấy cấp chứng xác nhận hoàn thành lớp bồi dưỡng Chuẩn bị tài liệu: chuẩn bị tài liệu cho buổi họp Chuẩn bị phương tiện: mang theo laptop, kiểm tr máy chiếu, hệ thống loa, đèn trước diễn lớp học Chuẩn bị kinh phí nước cho học viên … Bài cấu phận hành chính, tập trung theo chức Bài 3: quy trình xử lý văn đến văn Văn đến Văn Bài Khi nhận văn thư Tôi làm sau: Bước 1: Tiếp nhận văn thư đến Bước 2: Phân loại văn thư, để xem văn. .. thực Bài 16 kế hoạch tập huấn nghiệp vụ văn phòng Sự kiện tập huấn nghiệp vụ văn phòng cơng ty TNHH An Phước Mục đích Nhằm nâng cao nghiệp vụ cán nhân viên nghiệp vụ văn phòng cơng ty Học tập. .. trực tiếp quản lý văn phòng phẩm • Mua văn phòng phẩm, nhập kho phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm Chức • Quản lý phòng ban sử dụng văn phòng phẩm • Quản lý danh mục nhóm văn phòng phẩm •
Xem thêm: Thương hiệu – Wikipedia tiếng Việt
– Xem thêm –
Xem thêm: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH văn PHÒNG bài tập tình huống,
Source: https://dichvusuachua24h.com
Category : Thương Hiệu